COMO ENVIAR PROCESSO UTILIZANDO O PEN

Informações Obrigatórias para Envio Externo de Processo

O Envio Externo é utilizado quando houver a necessidade de tramitar processos do SEI-UFLA para outros órgãos externos que utilizem sistemas de processo eletrônico e estejam aderentes ao Barramento.

O Barramento-PEN atende a diferentes sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Para permitir a interoperabilidade entre estes tipos de sistemas, definiu-se um padrão de dados para intercâmbio. Este padrão define algumas condições:

1. Condicionantes

Para o Envio Externo do processo as seguintes condições devem ser observadas:

  • Funcionalidade disponível apenas a Unidades configuradas e Usuários com a permissão “Enviar Externo”;
  • Permite o envio apenas de processos públicos e restritos. Não é permitido o envio externo de processo sigiloso;
  • O processo não pode conter documentos sem assinatura;
  • O processo deve estar aberto somente na unidade que realizará o envio;
  • O campo Especificação do cadastro do processo deve estar preenchido;
  • O campo Interessado(s) do cadastro do processo deve estar preenchido;
  • O usuário deve desbloquear as pop-ups do SEI em seu navegador;

2. Como realizar o Envio Externo de Processo?

Para enviar um processo externamente o Usuário com permissão de Envio Externo de Processo deverá:

a. Clicar no número do processo que será enviado externamente;image-1721053010380.png

b. Verificar se o processo está aberto somente na sua unidade;

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c. Clicar no ícone Consultar/Alterar Processo (image-1721053549206.png) e verificar:

    • O campo Especificação do processo (deve estar preenchido)*;
    • O campo Interessado(s) do processo (deve estar preenchido)*;
    • O Nível de Acesso do processo (somente público ou restrito)*;

      * incluir ou alterar se necessário.

 

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d. Verificar se todos os documentos produzidos estão assinados;

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e. Clicar no ícone Envio Externo de Processo (image-1721054262101.png) na tela do processo.

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f. Na tela “Envio Externo de Processo”:

    • Clicar no campo Repositório de Estruturas Organizacionais e selecionar o Órgão ou Instituição DESTINO;
    • No campo “Unidade”, digitar parte da descrição ou sigla da unidade destino e clicar no botão consultar;
    • Clicar no botão Enviar;

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g. Acompanhar o progresso do envio no Pop-up “Envio externo do processo ...”;
h. Aguardar a conclusão do envio.

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3. Falha no envio?
Ao executar a ação de envio externo, o sistema fará algumas validações e, caso as condicionantes não tenham sido atendidas, mensagens de erro serão exibidas, descrevendo qual motivo da falha. Portanto, verifique todos os pré-requisitos antes de realizar o envio

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4. Recibos de Entrega

O sistema fornece dois recibos de entrega do envio, um do Barramento e outro do sistema de destino. O tempo de recebimento varia conforme a disponibilidade do Barramento e do sistema do órgão.

Será possível consultar os recibos de entrega do processo no ícone Consultar Recibos:

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Ao clicar no ícone, o sistema apresentará o status do envio do processo e permitirá emitir o recibo do envio externo:

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5. Bloqueio de processo em tramitação externa

    • O processo enviado externamente fica identificado com o ícone de Processo Bloqueado (image-1721055374575.png).
    • O processo bloqueado fica disponível para consulta, mas não para produção de novos documentos ou outras ações que causem mudança no processo.image-1721055517038.png
    • O ícone Cancelar Tramitação Externa(image-1721055610720.png), interromperá o envio externo e desbloqueará o processo. Essa ação só deve ser realizada em caso de erro no envio. Após a conclusão do trâmite externo o cancelamento não será possível e esse ícone ficará indisponível.image-1721055788782.png

 

 

 

 

 

 

 

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