COMO MIGRAR DADOS DE UNIDADES

Após criada a nova unidade pela CDU, o servidor por ela responsável, deve iniciar a migração manual da antiga unidade para a nova unidade, seguindo o passo a passo abaixo.

PASSO 1 - Verificar se existem Processos Sobrestados:

a. Remover sobrestamento e tramitar para a nova unidade;
b. Na nova unidade, sobrestar o processo novamente.

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IMPORTANTE: Os dados informados no campo motivo do sobrestamento não se mantém, o texto deve ser refeito ao sobrestar o processo novamente

 

PASSO 2 -  Verificar processos recebidos com Retorno Programado:

a. Devolver os processos recebidos que tenham retorno programado para a unidade que o enviou;
b. Informar a mudança de unidade para que, se necessário, seja realizado novo trâmite do processo para a nova unidade.

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c. Retirar o retorno programado dos processos tramitados com prazo, tramitar o processo para a nova unidade e reenviar para a unidade de destino com novo prazo de retorno programado.

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PASSO 3 - Verificar Bases de Conhecimento cadastradas:

a. Cancelar liberação de versão das bases de conhecimento, se houver.

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b. Criar bases de conhecimento na nova unidade.


PASSO 4 - Verificar Blocos de Reunião:

a. Concluir os blocos de reunião na unidade antiga;
b. Criar blocos de reunião na nova unidade. Será necessário colocar os processos nos blocos novamente, e dar atenção também às observações que deverão ser reescritas.

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PASSO 5 - Verificar Blocos de Assinatura:

a. Assinar os documentos que estejam no bloco e já foram analisados;
b. Concluir os blocos de assinatura na unidade antiga;
c. Criar os blocos de assinatura na unidade nova para os novos documentos da unidade.

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PASSO 6 - Verificar Pontos de Controle:

O responsável da unidade deve verificar quais são os Pontos de Controle existentes na unidade, e em que fase os processos se encontram, pois deverão ser recolocados. Posteriormente, solicitar a CDU/PROPLAG que disponibilizem estes pontos na nova unidade.

PASSO 7 - Verificar as Anotações:

O responsável da unidade deve verificar as anotações que estão sendo utilizados na unidade antes de desativar a unidade antiga, pois elas não serão migradas. Caso necessário, deverão ser refeitas na nova unidades.

PASSO 8 -  Verificar os processos que devem ser tramitados para a nova unidade:

a. Tramitar todos os processos para a nova unidade, inclusive os processos que estejam em blocos internos. Não deverão ser tramitados processos que contenham documentos sem assinatura. Caso existam, os documentos devem ser assinados ou excluídos dos processos para serem novamente inseridos na nova unidade.
b. Registrar nos andamentos dos processos a informação de que os processos estão sendo tramitados para a nova unidade em virtude de alteração na estrutura do órgão.

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c. Acessar os processos do Bloco Interno e Acompanhamento Especial e avaliar se haverá necessidade futura de acessá-los ou reabri-los na nova unidade, especialmente no caso dos processos restritos que não serão acessíveis na nova unidade por conta do nível de acesso.
Reabrir os processos escolhidos e tramitar para a nova unidade. Na nova unidade basta concluí-los novamente.

Caso a nova unidade mantenha os mesmos Blocos Internos e Acompanhamento especial pode CDU/PROPLAG no órgão a migração destes dados da unidade antiga para a nova.


IMPORTANTE: Essa ação é especialmente necessária para os processos restritos uma vez que a unidade não conseguirá visualizar/reabrir um processo restrito que não tramitou na nova unidade, mesmo que o processo estivesse em Bloco Interno ou Acompanhamento Especial.


ATENÇÃO: Não será possível reabrir processos públicos que não tenham tramitado na nova unidade

PASSO 9 - Processos Sigilosos

O usuário que possuir credencial de acesso a processo sigiloso na unidade que será desativada, deverá conceder nova credencial a si mesmo na nova unidade e depois renunciar sua credencial da unidade antiga.

 

IMPORTANTE O procedimento de cadastro de nova unidade e inativação de unidade antiga, se dá devido a necessidade de preservação do histórico de andamento dos processos, bem como de outras ações registradas no SEI. As alterações de siglas provocam efeito retroativo, provocando incoerência entre as informações do histórico do andamento e as contidas no interior dos documentos. 

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