E-mail Institucional e ferramentas de comunicação

O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail.

Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail)

• Domínio institucional: Os endereços seguem o formato nomeusuario@ufla.br.
• Acesso via Gmail: Pode ser acessado pelo site do Gmail (https://mail.google.com)
• Armazenamento na Nuvem: A conta inclui acesso ao Google Drive, Google Docs, Google Meet, e outros serviços do Google.
• Segurança e suporte: A DGTI gerencia as permissões e a segurança das contas.

A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores:

Configurando sua assinatura de email

1- Acesse sua conta Gmail

• Faça login em https://mail.google.com com seu e-mail institucional (exemplo@ufla.br).

2 - Abra as configurações

• No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem ⚙ e selecione "Ver todas as configurações".

3 - Vá até a seção de assinatura

• Na aba "Geral", role para baixo até encontrar "Assinatura".

4 - Crie ou edite sua assinatura

• Clique em "Criar nova" e digite o nome da assinatura.

• No campo de edição, insira seu nome, cargo, telefone e outras informações desejadas. Você pode personalizar com negrito, cores, links e até imagens (como o logo da UFLA).

5 - Defina como padrão

• Em "Padrão de assinatura", escolha se deseja que a assinatura seja aplicada automaticamente em novos e-mails e respostas/encaminhamentos.

6- Salve as alterações

• Role até o final da página e clique em "Salvar alterações".

Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails.

Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações:

Thiago Bellotti Furtado

Universidade Federal de Lavras - UFLA
Coordenadoria de Sistemas de Informação
CSII/DGTI/SGV
📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️ thiagofurtado@ufla.br
🌐 www.ufla.br | www.dgti.ufla.br

<Seu nome completo em negrito>

Universidade Federal de Lavras - UFLA
<Nome da sua unidade>
<Sigla da sua unidade seguida das siglas das unidades superiores>
📞 telefone para contato | ✉️ email para contato
🌐 www.ufla.br | <site da sua unidades>

Qual a importância da assinatura de e-mail?

1. Profissionalismo e Identidade Corporativa

• Garante que seus e-mails tenham uma apresentação formal e padronizada.
• Representa a instituição (no caso, a UFLA) e reforça sua identidade visual.

2. Facilidade de Contato

• Inclui informações essenciais como nome, cargo, telefone e e-mail.
• Evita que os destinatários precisem procurar seus dados em outro lugar.

3. Credibilidade e Confiança

• Assinaturas institucionais transmitem seriedade e autenticidade.
• Quando enviadas de um e-mail oficial (@ufla.br), reforçam a legitimidade da mensagem.

4. Eficiência e Praticidade

• Economiza tempo ao adicionar seus dados automaticamente em cada e-mail.
• Permite incluir links úteis, como o site da instituição ou formulários importantes.

5. Possibilidade de Personalização e Divulgação

• Você pode incluir um logo da UFLA para reforçar a identidade visual.
• Links para redes sociais, agenda online ou até uma mensagem institucional podem ser adicionados.

Configurando a resposta automática de férias

1 - Acesse o Gmail

Faça login na sua conta (https://mail.google.com).

2 - Abra as Configurações

Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito.

Selecione "Ver todas as configurações".

3 - Role até "Resposta automática de férias"

Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias".

4 - Ative a Resposta Automática

Marque a opção "Ativar resposta automática de férias".

Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025).

5 - Personalize a Mensagem

No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática".

No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência.

Exemplo de mensagem:

"Olá,

Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno].
Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]."

6 - Salve as Alterações

Clique em "Salvar alterações" no final da página.

Configurando a programação do envio automático de e-mail

1 -  Acesse o Gmail

Faça login na sua conta pelo site https://mail.google.com ou pelo app no celular.

2 - Clique em "Escrever"

No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail.

3 - Preencha os dados do e-mail

Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente.

4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar"

Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão.

5 - Escolha "Agendar envio"

Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.).

Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado.

6 - Confirme o agendamento

Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio".

Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado

1. Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail.
2. Clique no e-mail para visualizar os detalhes.
3. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado).

Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para:
1 - Lembrar de enviar mensagens importantes.
2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário.
3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos.

Configurando o Status do seu CHAT

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat.
2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho).
3 - Escolha um status:

✅ Disponível (Verde) → Você está ativo.

🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador.

🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções.

📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração.

Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios:

1. Indica sua Disponibilidade

• Permite que colegas saibam se você está disponível ou ocupado antes de enviar mensagens.
• Evita interrupções desnecessárias quando está concentrado ou em uma reunião.

2. Evita Notificações Quando Necessário

• O modo "Não Perturbe" pausa notificações, ajudando a manter o foco.
• Ideal para momentos de trabalho intenso ou reuniões importantes.

3. Melhora a Comunicação e a Colaboração

• Colegas podem planejar melhor quando entrar em contato com você.
• Se você define um status personalizado (ex.: "Volto às 14h"), evita mensagens repetitivas perguntando se está disponível.

Configurações de notificação do chat

É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias.

Dicas Extras:

• Você pode configurar notificações específicas para cada espaço clicando nos três pontos (⁝) ao lado do espaço e escolhendo "Gerenciar notificações".
• Modo "Não Perturbe" pausa notificações por um tempo determinado.

Criando espaços de comunicação

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou o Google Chat.
2 - No menu lateral esquerdo, clique em "Chat" e depois em "Novo chat".
3 - Clique em "Criar espaço".
4 - Dê um nome para o espaço e adicione uma descrição (opcional).
5 - Escolha configurações:

• 🔘 Espaço particular (apenas convidados podem entrar)

• 🔘 Espaço Universidade Federal de Lavras (todos da UFLA podem ver e participar)

6 - Adicione membros digitando os e-mails das pessoas que devem participar.
7 - Clique em "Criar".