COMO ENVIAR PROCESSO UTILIZANDO O PEN

Informações Obrigatórias para Envio Externo de Processo

O Envio Externo é utilizado quando houver a necessidade de tramitar processos do SEI-UFLA para outros órgãos externos que utilizem sistemas de processo eletrônico e estejam aderentes ao Barramento.

O Barramento-PEN atende a diferentes sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Para permitir a interoperabilidade entre estes tipos de sistemas, definiu-se um padrão de dados para intercâmbio. Este padrão define algumas condições:

1. Condicionantes

Para o Envio Externo do processo as seguintes condições devem ser observadas:

• Funcionalidade disponível apenas a Unidades configuradas e Usuários com a permissão “Enviar Externo”;
• Permite o envio apenas de processos públicos e restritos. Não é permitido o envio externo de processo sigiloso;
• O processo não pode conter documentos sem assinatura;
• O processo deve estar aberto somente na unidade que realizará o envio;
• O campo Especificação do cadastro do processo deve estar preenchido;
• O campo Interessado(s) do cadastro do processo deve estar preenchido;
• O usuário deve desbloquear as pop-ups do SEI em seu navegador;

2. Como realizar o Envio Externo de Processo?

Para enviar um processo externamente o Usuário com permissão de Envio Externo de Processo deverá:

a. Clicar no número do processo que será enviado externamente;

b. Verificar se o processo está aberto somente na sua unidade;

c. Clicar no ícone Consultar/Alterar Processo () e verificar:

• • O campo Especificação do processo (deve estar preenchido)*;
  • O campo Interessado(s) do processo (deve estar preenchido)*;
  • O Nível de Acesso do processo (somente público ou restrito)*;
    
    * incluir ou alterar se necessário.

d. Verificar se todos os documentos produzidos estão assinados;

e. Clicar no ícone Envio Externo de Processo () na tela do processo.

f. Na tela “Envio Externo de Processo”:

• • Clicar no campo Repositório de Estruturas Organizacionais e selecionar o Órgão ou Instituição DESTINO;
  • No campo “Unidade”, digitar parte da descrição ou sigla da unidade destino e clicar no botão consultar;
  • Clicar no botão Enviar;

g. Acompanhar o progresso do envio no Pop-up “Envio externo do processo ...”;
h. Aguardar a conclusão do envio.

3. Falha no envio?
Ao executar a ação de envio externo, o sistema fará algumas validações e, caso as condicionantes não tenham sido atendidas, mensagens de erro serão exibidas, descrevendo qual motivo da falha. Portanto, verifique todos os pré-requisitos antes de realizar o envio

4. Recibos de Entrega

O sistema fornece dois recibos de entrega do envio, um do Barramento e outro do sistema de destino. O tempo de recebimento varia conforme a disponibilidade do Barramento e do sistema do órgão.

Será possível consultar os recibos de entrega do processo no ícone Consultar Recibos:

Ao clicar no ícone, o sistema apresentará o status do envio do processo e permitirá emitir o recibo do envio externo:

5. Bloqueio de processo em tramitação externa

• • O processo enviado externamente fica identificado com o ícone de Processo Bloqueado ().
  • O processo bloqueado fica disponível para consulta, mas não para produção de novos documentos ou outras ações que causem mudança no processo.

• • O ícone Cancelar Tramitação Externa(), interromperá o envio externo e desbloqueará o processo. Essa ação só deve ser realizada em caso de erro no envio. Após a conclusão do trâmite externo o cancelamento não será possível e esse ícone ficará indisponível.