Google Agenda

O Google Agenda (também conhecido como Google Calendar) é uma ferramenta de calendário digital desenvolvida pelo Google. Ele permite que você crie, visualize e gerencie seus compromissos, eventos e lembretes de forma fácil e eficiente. A principal vantagem do Google Agenda é sua integração com outros serviços do Google, como o Gmail, o Google Meet e o Google Drive, o que facilita o gerenciamento de suas atividades diárias e a colaboração com outras pessoas.

A utilização do Google Agenda na Universidade Federal de Lavras (UFLA) pode ser extremamente importante e útil para auxiliar na organização do trabalho e tornar mais eficiente a comunicação entre os servidores. 

Por exemplo, é possível agendar reuniões, evitando conflitos de horário de forma simples, sem a necessidade de enviar vários e-mails para tentar marcar uma reunião. É possível verificar a disponibilidade de dia e horário de cada participante da reunião. Para que isso seja possível é importante que toda a equipe realize a configuração da sua agenda institucional. As etapas para realizar essas e outras operações serão explicadas abaixo.

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Principais Características do Google Agenda:

1. Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

   • Você pode definir seu horário de trabalho, para que outros vejam quando você está disponível ou ocupado.
   • O Google Agenda também pode adicionar automaticamente feriados regionais ou nacionais ao seu calendário.

2. Criação de Eventos e Compromissos:

   • Você pode criar eventos ou compromissos com data, hora e descrição.
   • Adicionar convidados ao evento e compartilhar o evento com outras pessoas.

3. Notificações e Lembretes:

   • Defina lembretes para eventos para ser notificado antes de cada compromisso.
   • Pode ser configurado para enviar notificações via e-mail ou na tela do celular.

4. Integração com o Gmail:

   • O Google Agenda pode automaticamente criar eventos a partir de convites que você recebe no Gmail, como reuniões ou compromissos de viagem.

5. Visualização de Agenda:

   • Oferece várias formas de visualização: diário, semanal, mensal e agenda.
   • Facilita a organização e visualização dos compromissos de acordo com a sua preferência.

6. Sincronização em Vários Dispositivos:

   • O Google Agenda sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos em que você estiver logado com a sua conta Google, como celular, computador ou tablet.

7. Compartilhamento de Calendários:

   • Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas, como colegas de trabalho, amigos ou familiares, para que eles saibam seus compromissos.
   • Permite definir permissões para que outros apenas visualizem ou editem seu calendário.

8. Integração com o Google Meet:

   • Ao criar eventos no Google Agenda, é possível adicionar links de videoconferências do Google Meet para facilitar a participação à distância.

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Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

• Acesse o Google Calendar:

  • Abra seu navegador e vá até Google Calendar.
  • Faça login com sua conta Google, se necessário.

• Abra as Configurações do Google Calendar:

  • No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem (⚙️) para abrir o menu de configurações.
  • Selecione a opção "Configurações" no menu.

• Acesse as Configurações de Horário de Trabalho:

  • No menu à esquerda, role para baixo até encontrar a seção "Horário de Trabalho".
  • Clique em "Horário de Trabalho" para acessar as opções de configuração.

• Ative o Horário de Trabalho:

  • Marque a caixa que diz "Ativar horário de trabalho" (se ainda não estiver marcada).

• Defina os Dias e Horários:

  • Agora, você pode ajustar seus horários de trabalho para cada dia da semana.
    • Clique sobre o dia e defina o intervalo de tempo em que você está disponível.
    • Exemplo: Se você trabalha de segunda a sexta, das 9h às 18h, ajuste para esses horários.
  • Para cada dia, basta selecionar as horas de início e fim.

• Salvar as Configurações:

  • As mudanças serão salvas automaticamente, então não há necessidade de clicar em "salvar". Quando você terminar de ajustar os horários, pode fechar a janela de configurações.

• Visualização do Horário de Trabalho:

  • Quando você definir o horário de trabalho, o Google Calendar passará a destacar os horários em que você está disponível.
  • Além disso, outras pessoas que tiverem permissão para visualizar sua agenda também verão quando você está disponível ou ocupado.

 

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Criação de Eventos e Compromissos:

1. Acesse o Google Agenda

• Abra seu navegador e vá até Google Calendar.

• Faça login com sua conta Google, caso ainda não tenha feito.

2. Escolha a Data e Hora do Evento

• No Google Agenda, você verá uma visão do mês, semana ou dia.

• Para criar um evento:

  • Clique no horário específico na data desejada no calendário. Por exemplo, se você quiser criar um evento para as 14h de uma terça-feira, clique nesse horário.

  • Ou, clique no botão "+ Criar" (geralmente localizado no canto superior esquerdo) para abrir a janela de criação de evento.

3. Preencha as Informações do Evento

Uma janela de criação de evento será aberta, e você poderá adicionar as seguintes informações:

• Título do Evento: No campo "Adicionar título", insira o nome ou descrição do evento (por exemplo: "Reunião de Trabalho", "Consulta Médica", "Almoço com Amigos").

• Data e Hora:

  • O Google Agenda geralmente preenche automaticamente a data e hora em que você clicou, mas você pode ajustar conforme necessário.

  • Caso o evento dure mais de uma hora, clique na caixa de horário e altere a hora de término.

• Descrição (opcional):

  • No campo "Adicionar descrição", você pode escrever detalhes sobre o evento, como uma agenda da reunião, objetivos ou informações adicionais.

• Localização (opcional):

  • No campo "Adicionar local", você pode digitar o local do evento (exemplo: "Escritório Central" ou o endereço físico de onde o evento ocorrerá).

  • Caso seja uma reunião virtual, você pode adicionar o link do Google Meet ou de outra plataforma de videoconferência.

• Adicionar Convidados:

  • No campo "Convidar pessoas", digite o e-mail de pessoas que você deseja convidar para o evento.

  • As pessoas que você convidar receberão um convite por e-mail e poderão aceitar ou recusar o evento.

• Notificações:

  • O Google Agenda permite adicionar lembretes ou notificações. Você pode escolher receber um lembrete minutos, horas ou dias antes do evento.

  • No campo "Adicionar notificação", você pode configurar a quantidade de tempo antes do evento que deseja ser lembrado.

4. Escolher a Frequência (Caso seja um Evento Recorrente)

• Se o evento for recorrente (por exemplo, uma reunião que ocorre toda semana ou todo mês), clique em "Não se repete" e selecione a frequência do evento, como:

  • Diariamente, semanalmente, mensalmente ou personalizado.

5. Configurações Adicionais (opcional)

• Adicionar uma Videochamada: Se você deseja realizar o evento virtualmente, você pode adicionar uma videochamada do Google Meet clicando em "Adicionar videoconferência do Google Meet".

• Escolher o status do evento: Defina se o evento é "Livre", "Ocupado", "Tentando aceitar" ou "Fora do escritório", o que pode ajudar outras pessoas a saberem sua disponibilidade.

• Definir cor: Você pode personalizar a cor do evento, para facilitar a visualização e a diferenciação de eventos.

6. Salvar o Evento

• Após preencher as informações do evento, clique em "Salvar".

• Se você convidou outras pessoas, será perguntado se deseja enviar os convites por e-mail. Clique em "Enviar" para enviar o convite.

Dicas Importantes:

• Eventos de Dia Inteiro: Se o evento for durante o dia inteiro, você pode marcar a opção "Dia Inteiro", e ele será exibido no topo da sua agenda sem a necessidade de horário específico.

• Eventos Com Vários Convidados: Ao adicionar convidados, você pode ver se eles aceitaram ou recusaram o convite diretamente no evento.

• Editar ou Excluir Eventos: Para editar ou excluir um evento, basta clicar sobre ele na sua agenda e escolher as opções de editar ou excluir.

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Notificações e lembretes:

1. Acesse o Google Agenda

• Abra o seu navegador e vá até Google Calendar.

• Faça login com sua conta Google, caso ainda não tenha feito.

2. Crie ou Abra um Evento

• Criar um novo evento:

  • Clique no botão "+ Criar" no canto superior esquerdo ou clique em qualquer horário disponível no calendário para abrir a janela de criação de evento.

• Ou abra um evento já existente:

  • Se você já tem um evento agendado, clique sobre ele no calendário para abrir as informações.

3. Adicione o Evento e Preencha as Informações Básicas

• Complete os campos obrigatórios, como o título do evento, data e hora.

• Se desejar, adicione detalhes como local, descrição e convidados.

4. Adicionar Notificações e Lembretes

• Dentro da janela de criação ou edição do evento, procure pela seção "Notificações". Ela fica localizada mais abaixo na página, sob os campos de data e hora.

• Para adicionar uma notificação:

  • Clique em "Adicionar notificação".

  • Escolha se quer ser notificado por notificação (na tela do dispositivo) ou por e-mail.

  • Selecione o tempo de antecedência para o lembrete. Você pode escolher minutos, horas, dias ou semanas antes do evento.

    • Exemplo: Se você precisa de um lembrete 30 minutos antes da reunião, selecione "30 minutos" no campo da notificação.

• Adicionar múltiplos lembretes:

  • Você pode adicionar vários lembretes para o mesmo evento. Por exemplo, uma notificação 1 hora antes e outra 10 minutos antes. Basta clicar novamente em "Adicionar notificação" e configurar conforme desejar.

5. Escolha a Frequência do Lembrete (Opcional)

• Se você deseja adicionar lembretes recorrentes para eventos repetitivos (como aulas ou reuniões semanais), é possível configurar uma recorrência para o evento. Por exemplo:

  • Se você tem uma reunião semanal e quer ser lembrado a cada vez que o evento ocorrer, configure a recorrência e adicione um lembrete para que ele se repita a cada encontro.

6. Salvar o Evento

• Depois de definir as notificações e lembretes, clique em "Salvar".

• Se o evento tem convidados, será perguntado se você deseja enviar convites para eles. Clique em "Enviar" para que os convites, junto com as notificações, sejam enviados.

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Integração com o Gmail:

A integração entre o Google Agenda e o Gmail permite que você gerencie eventos diretamente a partir de e-mails recebidos no seu Gmail. Isso facilita o agendamento de compromissos, como reuniões, viagens e eventos, sem a necessidade de inserir manualmente todas as informações no calendário.

Como Funciona a Integração entre o Google Agenda e o Gmail:

1. Detecção Automática de Convites

Quando você recebe um e-mail no Gmail com informações sobre um evento, como uma reunião, compromisso de viagem ou qualquer outro tipo de evento que tenha data, hora e local, o Google Agenda pode automaticamente criar um evento para você com base nos detalhes do e-mail.

Por exemplo, se você receber um e-mail de confirmação de voo ou convite para uma reunião, o Google Agenda irá extrair automaticamente as informações relevantes (data, hora, local e descrição) e criar o evento correspondente.

2. Como o Google Agenda Cria o Evento a Partir do Gmail:

• Convites para reuniões: Se alguém enviar um convite de reunião (por exemplo, uma reunião via Google Meet ou Zoom), o Gmail detecta o convite e oferece a opção de adicionar esse evento automaticamente ao seu Google Agenda.

• Detalhes de viagem: O Google Agenda pode detectar informações como voos, reservas de hotéis e eventos de viagem presentes no e-mail, como um bilhete de avião, e automaticamente adicionar esses eventos ao seu calendário.

3. Como Visualizar e Editar os Eventos Criados Automaticamente:

• Após o e-mail ser detectado, o evento será adicionado ao seu Google Agenda de forma automática (geralmente com o título do evento, data, hora e outras informações importantes). 

• Para visualizá-lo, basta acessar o Google Agenda e o evento estará lá, pronto para ser editado, se necessário.

• Caso o evento precise de ajustes (por exemplo, se a data ou hora foi interpretada incorretamente), você pode facilmente editar o evento diretamente no Google Agenda.

OBS: Ao receber o convite para uma reunião, no corpo do e-mail você terá acesso a um botão para informar se irá participar da reunião. 

De acordo com a opção escolhida (SIM, TALVEZ, NÃO) será exibido na sua agenda uma das 4 situações, conforme imagem abaixo:

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Visualização da Agenda:

Para acessar os diferentes tipos de visualização no Google Agenda, siga estes passos:

1. Acesse o Google Agenda

   • No navegador, vá para Google Agenda.
   • No celular, abra o aplicativo Google Agenda.

2. Escolha o tipo de visualização

   • No canto superior direito, clique no botão de visualização (pode estar como "Mês", "Semana" etc.).
   • Escolha entre as opções disponíveis:
     • Dia → Exibe os compromissos de um único dia.
     • Semana → Mostra todos os eventos da semana.
     • Mês → Exibe um calendário mensal completo.
     • Ano → Permite visualizar eventos distribuídos ao longo do ano.
     • Agenda → Lista os eventos em ordem cronológica.
     • Personalizada → Configurável para exibir um período específico.

Abaixo segue um exemplo de visualização por Mês. Esse tipo de visualização é mais interessante quando você precisa, por exemplo, verificar em qual data tem disponibilidade de horário para reuniões/eventos.

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Sincronização em vários dispositivos:

A sincronização do Google Agenda permite acessar seus eventos de qualquer dispositivo conectado à sua conta Google. Isso garante que todas as alterações feitas em um dispositivo sejam atualizadas automaticamente nos outros.

Como Funciona a Sincronização?

• Baseado na Conta Google → Todos os eventos e compromissos ficam armazenados na nuvem e vinculados à sua conta.

• Atualização em Tempo Real → Qualquer alteração feita no celular, tablet ou computador é refletida instantaneamente em outros dispositivos.

• Sincronização Automática → Por padrão, o Google Agenda sincroniza os eventos automaticamente ao se conectar à internet.

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Compartilhamento de Calendários:

O Google Agenda permite compartilhar uma agenda com outras pessoas, facilitando a colaboração e o agendamento de compromissos.

• Acesse o Google Agenda

  • Vá para Google Agenda.
  • Faça login na sua conta Google, se necessário.

• Escolha a Agenda para Compartilhar

  • No lado esquerdo da tela, encontre "Minhas agendas".
  • Passe o mouse sobre a agenda desejada, clique nos três pontos (⋮) e selecione "Configurações e compartilhamento".

• Adicionar Pessoas para Compartilhar

  • Role até a seção "Compartilhar com".
  • Clique em "Adicionar participantes e grupos".
  • Digite o e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar a agenda.

• Definir Permissões de Acesso
  Escolha o nível de acesso da pessoa:

  • Ver apenas disponível/ocupado → A pessoa verá apenas se você está ocupado, sem detalhes dos eventos.
  • Mais detalhes de todos os eventos → A pessoa poderá ver os títulos, horários e descrições dos eventos.
  • Fazer alterações nos eventos → Permite que a pessoa edite eventos existentes.
  • Fazer alterações e gerenciar compartilhamento → Dá controle total sobre a agenda, permitindo editar eventos e adicionar/remover pessoas.

• Enviar o Convite

  • Clique em "Enviar".
  • A pessoa receberá um e-mail com um convite para acessar a agenda.

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Integração com o Google Meet:

A integração do Google Agenda com o Google Meet permite criar e acessar reuniões online diretamente dos eventos agendados.

1. Acesse o Google Agenda

   • Vá para Google Agenda.
   • Faça login na sua conta Google.

2. Criar um Novo Evento

   • Clique no botão "+" (Criar) no canto superior esquerdo.
   • Adicione um título para a reunião.
   • Defina a data e o horário do evento.

3. Adicionar o Google Meet à Reunião

   • Clique em "Adicionar videoconferência do Google Meet".
   • Um link da reunião será gerado automaticamente.

4. Convidar Participantes

   • No campo "Adicionar convidados", insira os e-mails dos participantes.
   • Defina as permissões dos convidados (modificar evento, ver lista de convidados etc.).

5. Salvar e Enviar Convites

   • Clique em "Salvar".
   • Escolha a opção "Enviar convites por e-mail" para notificar os participantes.

Acessando a Reunião pelo Google Agenda

1. Abra o Google Agenda.
2. Clique no evento com o link do Google Meet.
3. Toque em "Participar com Google Meet" para entrar na reunião.