COMO ENVIAR PROCESSO UTILIZANDO O PEN

Informações Obrigatórias para Envio Externo de Processo 

 O Envio Externo é utilizado quando houver a necessidade de tramitar processos do SEI-UFLA para outros órgãos externos que utilizem sistemas de processo eletrônico e estejam aderentes ao Barramento. 

 O  Barramento-PEN atende a diferentes sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Para permitir a interoperabilidade entre estes tipos de sistemas, definiu-se um padrão de dados para intercâmbio. Este padrão define algumas condições: 

 1. Condicionantes 

 Para o Envio Externo do processo as seguintes condições devem ser observadas: 

 

 Funcionalidade disponível apenas a Unidades configuradas e Usuários com a permissão “Enviar Externo”; 

 Permite o envio apenas de processos públicos e restritos. Não é permitido o envio externo de processo sigiloso; 

 O processo não pode conter documentos sem assinatura; 

 O processo deve estar aberto somente na unidade que realizará o envio; 

 O campo Especificação do cadastro do processo deve estar preenchido; 

 O campo Interessado(s) do cadastro do processo deve estar preenchido; 

 O usuário deve desbloquear as pop-ups do SEI em seu navegador; 

 

 2. Como realizar o Envio Externo de Processo? 

 Para enviar um processo externamente o Usuário com permissão de Envio Externo de Processo deverá: a. Clicar no número do processo que será enviado externamente; b. Verificar se o processo está aberto somente na sua unidade; 

 

 c. Clicar no ícone Consultar/Alterar Processo ( ) e verificar: 

 

 

 

 O campo Especificação do processo (deve estar preenchido)*; 

 O campo Interessado(s) do processo (deve estar preenchido)*; 

 O Nível de Acesso do processo (somente público ou restrito )*; * incluir ou alterar se necessário. 

 

 

 

   

 

 d. Verificar se todos os documentos produzidos estão assinados ; 

 

 e. Clicar no ícone Envio Externo de Processo ( ) na tela do processo. 

 

 f. Na tela “Envio Externo de Processo”: 

 

 

 

 Clicar no campo Repositório de Estruturas Organizacionais e selecionar o Órgão ou Instituição DESTINO ; 

 No campo “Unidade”, digitar parte da descrição ou sigla da unidade destino e clicar no botão consultar; 

 Clicar no botão Enviar ; 

 

 

 

 

 g. Acompanhar o progresso do envio no Pop-up “Envio externo do processo ...”; h. Aguardar a conclusão do envio. 

 

   

 3. Falha no envio? Ao executar a ação de envio externo, o sistema fará algumas validações e, caso as condicionantes não tenham sido atendidas, mensagens de erro serão exibidas, descrevendo qual motivo da falha. Portanto, verifique todos os pré-requisitos antes de realizar o envio 

 

   

   

   

 4. Recibos de Entrega 

 O sistema fornece dois recibos de entrega do envio, um do Barramento e outro do sistema de destino. O tempo de recebimento varia conforme a disponibilidade do Barramento e do sistema do órgão. 

 Será possível consultar os recibos de entrega do processo no ícone Consultar Recibos: 

 

 Ao clicar no ícone, o sistema apresentará o status do envio do processo e permitirá emitir o recibo do envio externo: 

 

 5. Bloqueio de processo em tramitação externa 

 

 

 

 O processo enviado externamente fica identificado com o ícone de Processo Bloqueado ( ). 

 O processo bloqueado fica disponível para consulta, mas não para produção de novos documentos ou outras ações que causem mudança no processo . 

 

 

 

 

 

 

 O ícone Cancelar Tramitação Externa( ), interromperá o envio externo e desbloqueará o processo. Essa ação só deve ser realizada em caso de erro no envio. Após a conclusão do trâmite externo o cancelamento não será possível e esse ícone ficará indisponível.