E-mail Institucional e ferramentas de comunicação O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail. Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail) Domínio institucional: Os endereços seguem o formato nomeusuario@ufla.br . Acesso via Gmail: Pode ser acessado pelo site do Gmail ( https://mail.google.com ) Armazenamento na Nuvem: A conta inclui acesso ao Google Drive, Google Docs, Google Meet, e outros serviços do Google. Segurança e suporte: A DGTI gerencia as permissões e a segurança das contas. A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores: Configurando sua assinatura de email 1- Acesse sua conta Gmail Faça login em https://mail.google.com com seu e-mail institucional ( exemplo@ufla.br ). 2 - Abra as configurações No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem ⚙ e selecione "Ver todas as configurações" . 3 - Vá até a seção de assinatura Na aba "Geral" , role para baixo até encontrar "Assinatura" . 4 - Crie ou edite sua assinatura Clique em "Criar nova" e digite o nome da assinatura. No campo de edição, insira seu nome, cargo, telefone e outras informações desejadas. Você pode personalizar com negrito, cores, links e até imagens (como o logo da UFLA) . 5 - Defina como padrão Em "Padrão de assinatura" , escolha se deseja que a assinatura seja aplicada automaticamente em novos e-mails e respostas/encaminhamentos . 6- Salve as alterações Role até o final da página e clique em "Salvar alterações" . Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails. Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações: Thiago Bellotti Furtado Universidade Federal de Lavras - UFLA Coordenadoria de Sistemas de Informação CSII/DGTI/SGV 📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️  thiagofurtado@ufla.br 🌐  www.ufla.br  |  www.dgti.ufla.br Universidade Federal de Lavras - UFLA 📞 telefone para contato | ✉️ email para contato 🌐  www.ufla.br  |  Qual a importância da assinatura de e-mail? 1. Profissionalismo e Identidade Corporativa Garante que seus e-mails tenham uma apresentação formal e padronizada. Representa a instituição (no caso, a UFLA) e reforça sua identidade visual. 2. Facilidade de Contato Inclui informações essenciais como nome, cargo, telefone e e-mail. Evita que os destinatários precisem procurar seus dados em outro lugar. 3. Credibilidade e Confiança Assinaturas institucionais transmitem seriedade e autenticidade. Quando enviadas de um e-mail oficial (@ufla.br), reforçam a legitimidade da mensagem. 4. Eficiência e Praticidade Economiza tempo ao adicionar seus dados automaticamente em cada e-mail. Permite incluir links úteis, como o site da instituição ou formulários importantes. 5. Possibilidade de Personalização e Divulgação Você pode incluir um logo da UFLA para reforçar a identidade visual. Links para redes sociais, agenda online ou até uma mensagem institucional podem ser adicionados. Configurando a resposta automática de férias 1 - Acesse o Gmail Faça login na sua conta (https://mail.google.com). 2 - Abra as Configurações Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito. Selecione "Ver todas as configurações". 3 - Role até "Resposta automática de férias" Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias". 4 - Ative a Resposta Automática Marque a opção "Ativar resposta automática de férias". Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025). 5 - Personalize a Mensagem No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática". No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência. Exemplo de mensagem: "Olá, Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno]. Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]." 6 - Salve as Alterações Clique em "Salvar alterações" no final da página. Configurando a programação do envio automático de e-mail 1 -  Acesse o Gmail Faça login na sua conta pelo site https://mail.google.com ou pelo app no celular. 2 - Clique em "Escrever" No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail. 3 - Preencha os dados do e-mail Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente. 4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar" Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão. 5 - Escolha "Agendar envio" Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.). Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado. 6 - Confirme o agendamento Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio". Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail. Clique no e-mail para visualizar os detalhes. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado). Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para: 1 - Lembrar de enviar mensagens importantes. 2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário. 3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos. Configurando o Status do seu CHAT 1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat. 2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho). 3 - Escolha um status: ✅ Disponível (Verde) → Você está ativo. 🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador. 🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções. 📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração. Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios: 1. Indica sua Disponibilidade Permite que colegas saibam se você está disponível ou ocupado antes de enviar mensagens. Evita interrupções desnecessárias quando está concentrado ou em uma reunião. 2. Evita Notificações Quando Necessário O modo "Não Perturbe" pausa notificações, ajudando a manter o foco. Ideal para momentos de trabalho intenso ou reuniões importantes. 3. Melhora a Comunicação e a Colaboração Colegas podem planejar melhor quando entrar em contato com você. Se você define um status personalizado (ex.: "Volto às 14h"), evita mensagens repetitivas perguntando se está disponível. Configurações de notificação do chat É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias. Dicas Extras: Você pode configurar notificações específicas para cada espaço clicando nos três pontos (⁝) ao lado do espaço e escolhendo "Gerenciar notificações". Modo "Não Perturbe" pausa notificações por um tempo determinado. Criando espaços de comunicação 1 - Abra o Gmail ( https://mail.google.com ) ou o Google Chat . 2 - No menu lateral esquerdo, clique em " Chat" e depois em "Novo chat". 3 - Clique em "Criar espaço" . 4 - Dê um nome para o espaço e adicione uma descrição (opcional). 5 - Escolha configurações : 🔘 Espaço particular (apenas convidados podem entrar) 🔘 Espaço Universidade Federal de Lavras  (todos da UFLA podem ver e participar) 6 - Adicione membros digitando os e-mails das pessoas que devem participar. 7 - Clique em "Criar" .