CDU - CADASTRO DE UNIDADES NO SEI

PASSO 1 - Cadastro das Novas Unidades

O primeiro passo para a realização da reestruturação é realizar o cadastro das novas unidades no SIP. 
OBSERVAÇÃO: O cadastro deve ocorrer apenas após formalização da REITORIA

PASSO 2 - Complementação de Dados

1) Na nova unidade
Após o cadastro das unidades e a montagem de hierarquia, é necessário complementar os dados das unidades no SEI.

OBSERVAÇÃO: A não realização do procedimento de complementação resultará em problemas para a unidade em algumas operações realizadas no SEI, incluindo o envio de processos e criação de documentos. 

 

2) Na unidade a ser desativada

Na unidade a ser desativada, seguir o mesmo procedimento da Complementação de Dados, desmarcando a opção Disponível para envio de processos. Esse procedimento visa impedir que a unidade continue a receber processos, uma vez que os mesmos deverão ser enviados para a nova unidade.

 

PASSO 3 - Concessão de permissões

 Nesse momento devem ser concedidas na unidade nova as permissões já atribuídas na unidade a ser desativada. Após a conclusão da migração as permissões da unidade anterior devem ser desativadas.

Obs.: Os passos 4 e 5 são devem ser realizados pelo responsável da nova unidade.

PASSO 4 - Migração manual da antiga unidade para a nova unidade

A execução das rotinas abaixo é de responsabilidade dos usuários lotados na unidade a ser desativada e na nova. A CDU/PROPLAG deve definir um prazo para a conclusão das atribuições e inativação da antiga unidade.

IMPORTANTE: Não se deve atribuir permissão indevidamente a qualquer usuário nessas unidades com o intuito de auxiliar ou executar essas rotinas. Lembre-se que ao dar acesso indevido à unidade também se dá acesso indevido aos processos restritos daquele setor. 

 

1) Verificar se existem Processos Sobrestados:

a. Remover sobrestamento e tramitar para a nova unidade;
b. Na nova unidade, sobrestar o processo novamente.

IMPORTANTE: Os dados informados no campo motivo do sobrestamento não se mantém, o texto deve ser refeito ao sobrestar o processo novamente

2) Verificar processos recebidos com Retorno Programado:

a. Devolver os processos recebidos que tenham retorno programado para a unidade que o enviou;
b. Informar a mudança de unidade para que, se necessário, seja realizado novo trâmite do processo para a nova unidade.

 

c. Retirar o retorno programado dos processos tramitados com prazo, tramitar o processo para a nova unidade e reenviar para a unidade de destino com novo prazo de retorno programado.

3) Verificar Bases de Conhecimento cadastradas:

a. Cancelar liberação de versão das bases de conhecimento, se houver.

b. Criar bases de conhecimento na nova unidade.

4) Verificar Blocos de Reunião:

a. Concluir os blocos de reunião na unidade antiga;
b. Criar blocos de reunião na nova unidade. Será necessário colocar os processos nos blocos novamente, e dar atenção também às observações que deverão ser reescritas.

5) Verificar Blocos de Assinatura:

a. Assinar os documentos que estejam no bloco e já foram analisados;
b. Concluir os blocos de assinatura na unidade antiga;
c. Criar os blocos de assinatura na unidade nova para os novos documentos da unidade.

 

6) Verificar Pontos de Controle:

O responsável da unidade deve verificar quais são os Pontos de Controle existentes na unidade, e em que fase os processos se encontram, pois deverão ser recolocados. Posteriormente, solicitar a CDU/PROPLAG que disponibilizem estes pontos na nova unidade.

7) Verificar os Marcadores e Anotações:

O responsável da unidade deve verificar os marcadores e anotações que estão sendo utilizados na unidade antes de desativar a unidade antiga, pois eles não serão migrados. Caso necessário, deverão ser refeitos na nova unidades.

8) Verificar os processos que devem ser tramitados para a nova unidade:

a. Tramitar todos os processos para a nova unidade, inclusive os processos que estejam em blocos internos. Não deverão ser tramitados processos que contenham documentos sem assinatura. Caso existam, os documentos devem ser assinados ou excluídos dos processos para serem novamente inseridos na nova unidade.
b. Registrar nos andamentos dos processos a informação de que os processos estão sendo tramitados para a nova unidade em virtude de alteração na estrutura do órgão.

 

c. Acessar os processos do Bloco Interno e Acompanhamento Especial e avaliar se haverá necessidade futura de acessá-los ou reabri-los na nova unidade, especialmente no caso dos processos restritos que não serão acessíveis na nova unidade por conta do nível de acesso.
Reabrir os processos escolhidos e tramitar para a nova unidade. Na nova unidade basta concluí-los novamente.
Caso a nova unidade mantenha os mesmos Blocos Internos e Acompanhamento especial pode CDU/PROPLAG no órgão a migração destes dados da unidade antiga para a nova.

IMPORTANTE: Essa ação é especialmente necessária para os processos restritos uma vez que a unidade não conseguirá visualizar/reabrir um processo restrito que não tramitou na nova unidade, mesmo que o processo estivesse em Bloco Interno ou Acompanhamento Especial.
ATENÇÃO: Não será possível reabrir processos públicos que não tenham tramitado na nova unidade

PASSO 5 - Processos Sigilosos

O usuário que possuir credencial de acesso a processo sigiloso na unidade que será desativada, deverá conceder nova credencial a si mesmo na nova unidade e depois renunciar sua credencial da unidade antiga.

PASSO 6 - Migrar dados da antiga unidade automaticamente para a nova unidade

1) Posicionar o cursor em Administração / Unidades e clicar em Migrar Dados:

2) Na tela Migrar Dados da unidade preencher os seguintes campos:

a. Unidade Origem: preencher com o nome da unidade de origem (aquela que será desativada).
b. Unidade de Destino: preencher com o nome da unidade de destino (a que está sendo criada).
c. Selecionar nos itens relacionados na tela, os dados que deverão ser migrados automaticamente para a nova unidade.
d. Migrar: clicar no botão Migrar para conclusão do procedimento.

Será apresentada na tela uma barra, mostrando o percentual da migração, até a sua conclusão. Os dados migrados serão apagados da unidade de origem e serão apresentados na unidade de destino com a informação: [Migrado SIGLA DA UNIDADE DE ORIGEM] Descrição anterior. 

 

PASSO 7 - Desativação dos dados no SIP

Após o término de todos os procedimentos de migração, deve se proceder a desativação da unidade que foi substituída. Os procedimentos seguintes devem ser realizados no Sistema de Permissões (SIP):

1) Pesquisar todas as permissões de usuários na unidade e usar o botão Excluir para retirar as permissões.

2) Localizar a unidade em Hierarquia > Montar e usar o botão Excluir, removendo assim a unidade da hierarquia;

3) Em Unidades > Listar, localizar a unidade e usar o botão Desativar.

 

IMPORTANTE enfatizar que o procedimento de cadastro de nova unidade e inativação de unidade antiga, se dá devido a necessidade de preservação do histórico de andamento dos processos, bem como de outras ações registradas no SEI. As alterações de siglas provocam efeito retroativo, provocando incoerência entre as informações do histórico do andamento e as contidas no interior dos documentos. Alterações de siglas podem ocorrer apenas para correção de erro material, a exemplo de falhas na digitação durante o cadastro de sigla