Use os Drives Compartilhados para compartilhar pastas com a sua equipe, em substituição ao uso do Meu Drive
O recurso “Meu Drive” do Google Drive é o repositório padrão de arquivos da UFLA, o qual a grande maioria dos usuários já estão acostumados a trabalhar. Nele qualquer arquivo que for criado possui um "Proprietário". Esse proprietário é de fato o dono do arquivo e é o responsável por ceder as permissões de acesso aos outros usuários. O arquivo só consome espaço de armazenamento na conta do proprietário, pois os outros usuários possuem apenas a permissão de acesso.
Nesse cenário, se por algum motivo a conta do usuário for suspensa ou até mesmo excluída, é necessário realizar o backup local ou a transferência de propriedade dos arquivos, caso contrário o acesso a eles será interrompido.
Já o “Drive Compartilhado” é uma pasta especial no Google Drive que pode ser usada para armazenar, pesquisar e acessar arquivos com uma equipe. Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe, e não a um indivíduo. Quando alguém perde o acesso a conta, os arquivos adicionados ou criados nos drives compartilhados permanecem.
Todos os participantes vêem o mesmo conteúdo em um drive compartilhado, e não precisam perder tempo atendendo às solicitações de compartilhamento. Você pode adicionar um grupo como participante de um drive compartilhado. Quando um usuário é adicionado ao grupo, os Grupos do Google adicionam automaticamente a todos os drives compartilhados que incluem esse grupo. Os participantes recebem níveis de acesso, que controlam o que eles podem fazer com arquivos e o drive compartilhado.
Você poderá adicionar usuários externos a um drive compartilhado, desde que eles tenham um endereço de e-mail associado a uma conta do Google. Qualquer conteúdo em que uma pessoa externa contribui (por exemplo, edita, cria ou faz upload de um arquivo) em um drive compartilhado criado por alguém na sua organização é transferido e de propriedade dela.