Google Agenda

O Google Agenda (também conhecido como Google Calendar) é uma ferramenta de calendário digital desenvolvida pelo Google. Ele permite que você crie, visualize e gerencie seus compromissos, eventos e lembretes de forma fácil e eficiente. A principal vantagem do Google Agenda é sua integração com outros serviços do Google, como o Gmail, o Google Meet e o Google Drive, o que facilita o gerenciamento de suas atividades diárias e a colaboração com outras pessoas.

A utilização do Google Agenda na Universidade Federal de Lavras (UFLA) pode ser extremamente importante e útil para auxiliar na organização do trabalho e tornar mais eficiente a comunicação entre os servidores.

Por exemplo, é possível agendar reuniões, evitando conflitos de horário de forma simples, sem a necessidade de enviar vários e-mails para tentar marcar uma reunião. É possível verificar a disponibilidade de dia e horário de cada participante da reunião. Para que isso seja possível é importante que toda a equipe realize a configuração da sua agenda institucional. As etapas para realizar essas e outras operações serão explicadas abaixo.

Principais Características do Google Agenda:

Criação de Eventos e Compromissos:
- Você pode criar eventos ou compromissos com data, hora e descrição.
- Adicionar convidados ao evento e compartilhar o evento com outras pessoas.
Notificações e Lembretes:
- Defina lembretes para eventos para ser notificado antes de cada compromisso.
- Pode ser configurado para enviar notificações via e-mail ou na tela do celular.
Integração com o Gmail:
- O Google Agenda pode automaticamente criar eventos a partir de convites que você recebe no Gmail, como reuniões ou compromissos de viagem.
Visualização de Agenda:
- Oferece várias formas de visualização: diário, semanal, mensal e agenda.
- Facilita a organização e visualização dos compromissos de acordo com a sua preferência.
Sincronização em Vários Dispositivos:
- O Google Agenda sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos em que você estiver logado com a sua conta Google, como celular, computador ou tablet.
Compartilhamento de Calendários:
- Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas, como colegas de trabalho, amigos ou familiares, para que eles saibam seus compromissos.
- Permite definir permissões para que outros apenas visualizem ou editem seu calendário.
Integração com o Google Meet:
- Ao criar eventos no Google Agenda, é possível adicionar links de videoconferências do Google Meet para facilitar a participação à distância.
Definição de Horários de Trabalho e Feriados:
- Você pode definir seu horário de trabalho, para que outros vejam quando você está disponível ou ocupado.
- O Google Agenda também pode adicionar automaticamente feriados regionais ou nacionais ao seu calendário.

Criação de Eventos e Compromissos:

1. Acesse o Google Agenda

Abra seu navegador e vá até Google Calendar.
Faça login com sua conta Google, caso ainda não tenha feito.

2. Escolha a Data e Hora do Evento

No Google Agenda, você verá uma visão do mês, semana ou dia.
Para criar um evento:
- Clique no horário específico na data desejada no calendário. Por exemplo, se você quiser criar um evento para as 14h de uma terça-feira, clique nesse horário.
- Ou, clique no botão "+ Criar" (geralmente localizado no canto superior esquerdo) para abrir a janela de criação de evento.

3. Preencha as Informações do Evento

Uma janela de criação de evento será aberta, e você poderá adicionar as seguintes informações:

Título do Evento: No campo "Adicionar título", insira o nome ou descrição do evento (por exemplo: "Reunião de Trabalho", "Consulta Médica", "Almoço com Amigos").
Data e Hora:
- O Google Agenda geralmente preenche automaticamente a data e hora em que você clicou, mas você pode ajustar conforme necessário.
- Caso o evento dure mais de uma hora, clique na caixa de horário e altere a hora de término.
Descrição (opcional):
- No campo "Adicionar descrição", você pode escrever detalhes sobre o evento, como uma agenda da reunião, objetivos ou informações adicionais.
Localização (opcional):
- No campo "Adicionar local", você pode digitar o local do evento (exemplo: "Escritório Central" ou o endereço físico de onde o evento ocorrerá).
- Caso seja uma reunião virtual, você pode adicionar o link do Google Meet ou de outra plataforma de videoconferência.
Adicionar Convidados:
- No campo "Convidar pessoas", digite o e-mail de pessoas que você deseja convidar para o evento.
- As pessoas que você convidar receberão um convite por e-mail e poderão aceitar ou recusar o evento.
Notificações:
- O Google Agenda permite adicionar lembretes ou notificações. Você pode escolher receber um lembrete minutos, horas ou dias antes do evento.
- No campo "Adicionar notificação", você pode configurar a quantidade de tempo antes do evento que deseja ser lembrado.

4. Escolher a Frequência (Caso seja um Evento Recorrente)

Se o evento for recorrente (por exemplo, uma reunião que ocorre toda semana ou todo mês), clique em "Não se repete" e selecione a frequência do evento, como:
- Diariamente, semanalmente, mensalmente ou personalizado.

5. Configurações Adicionais (opcional)

Adicionar uma Videochamada: Se você deseja realizar o evento virtualmente, você pode adicionar uma videochamada do Google Meet clicando em "Adicionar videoconferência do Google Meet".
Escolher o status do evento: Defina se o evento é "Livre", "Ocupado", "Tentando aceitar" ou "Fora do escritório", o que pode ajudar outras pessoas a saberem sua disponibilidade.
Definir cor: Você pode personalizar a cor do evento, para facilitar a visualização e a diferenciação de eventos.

6. Salvar o Evento

Após preencher as informações do evento, clique em "Salvar".
Se você convidou outras pessoas, será perguntado se deseja enviar os convites por e-mail. Clique em "Enviar" para enviar o convite.

Dicas Importantes:

Eventos de Dia Inteiro: Se o evento for durante o dia inteiro, você pode marcar a opção "Dia Inteiro", e ele será exibido no topo da sua agenda sem a necessidade de horário específico.
Eventos Com Vários Convidados: Ao adicionar convidados, você pode ver se eles aceitaram ou recusaram o convite diretamente no evento.
Editar ou Excluir Eventos: Para editar ou excluir um evento, basta clicar sobre ele na sua agenda e escolher as opções de editar ou excluir.

Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

Acesse o Google Calendar:
- Abra seu navegador e vá até Google Calendar.
- Faça login com sua conta Google, se necessário.
Abra as Configurações do Google Calendar:
- No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem (⚙️) para abrir o menu de configurações.
- Selecione a opção "Configurações" no menu.
Acesse as Configurações de Horário de Trabalho:
- No menu à esquerda, role para baixo até encontrar a seção "Horário de Trabalho".
- Clique em "Horário de Trabalho" para acessar as opções de configuração.
Ative o Horário de Trabalho:
- Marque a caixa que diz "Ativar horário de trabalho" (se ainda não estiver marcada).
Defina os Dias e Horários:
- Agora, você pode ajustar seus horários de trabalho para cada dia da semana.
  - Clique sobre o dia e defina o intervalo de tempo em que você está disponível.
  - Exemplo: Se você trabalha de segunda a sexta, das 9h às 18h, ajuste para esses horários.
- Para cada dia, basta selecionar as horas de início e fim.
Salvar as Configurações:
- As mudanças serão salvas automaticamente, então não há necessidade de clicar em "salvar". Quando você terminar de ajustar os horários, pode fechar a janela de configurações.
Visualização do Horário de Trabalho:
- Quando você definir o horário de trabalho, o Google Calendar passará a destacar os horários em que você está disponível.
- Além disso, outras pessoas que tiverem permissão para visualizar sua agenda também verão quando você está disponível ou ocupado.