E-mail Institucional e ferramentas de comunicação

O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail.

Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail)

Domínio institucional: Os endereços seguem o formato nomeusuario@ufla.br.

Acesso via Gmail: Pode ser acessado pelo site do Gmail (https://mail.google.com) ou pelo portal da UFLA.

Armazenamento na Nuvem: A conta inclui acesso ao Google Drive, Google Docs, Google Meet, e outros serviços do Google.

Segurança e suporte: A DGTI gerencia as permissões e a segurança das contas.

A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores:

Configurando sua assinatura de email

1- Acesse sua conta Gmail

2 - Abra as configurações

No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem ⚙ e selecione "Ver todas as configurações".

3 - Vá até a seção de assinatura

Na aba "Geral", role para baixo até encontrar "Assinatura".

4 - Crie ou edite sua assinatura

Clique em "Criar nova" e digite o nome da assinatura.

No campo de edição, insira seu nome, cargo, telefone e outras informações desejadas. Você pode personalizar com negrito, cores, links e até imagens (como o logo da UFLA).

5 - Defina como padrão

Em "Padrão de assinatura", escolha se deseja que a assinatura seja aplicada automaticamente em novos e-mails e respostas/encaminhamentos.

6- Salve as alterações

Role até o final da página e clique em "Salvar alterações".

Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails.

Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações:

Thiago Bellotti Furtado

Universidade Federal de Lavras - UFLA
Coordenadoria de Sistemas de Informação
CSII/DGTI/SGV
📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️ thiagofurtado@ufla.br
🌐 www.ufla.br | www.dgti.ufla.br

<Seu nome completo em negrito>

Universidade Federal de Lavras - UFLA
<Nome da sua unidade>
<Sigla da sua unidade seguida das siglas das unidades superiores>
📞 telefone para contato | ✉️ email para contato
🌐 www.ufla.br | <site da sua unidades>

Qual a importância da assinatura de e-mail?

1. Profissionalismo e Identidade Corporativa

Garante que seus e-mails tenham uma apresentação formal e padronizada.

Representa a instituição (no caso, a UFLA) e reforça sua identidade visual.

2. Facilidade de Contato

Inclui informações essenciais como nome, cargo, telefone e e-mail.

Evita que os destinatários precisem procurar seus dados em outro lugar.

3. Credibilidade e Confiança

Assinaturas institucionais transmitem seriedade e autenticidade.

Quando enviadas de um e-mail oficial (@ufla.br), reforçam a legitimidade da mensagem.

4. Eficiência e Praticidade

Economiza tempo ao adicionar seus dados automaticamente em cada e-mail.

Permite incluir links úteis, como o site da instituição ou formulários importantes.

5. Possibilidade de Personalização e Divulgação

Você pode incluir um logo da UFLA para reforçar a identidade visual.

Links para redes sociais, agenda online ou até uma mensagem institucional podem ser adicionados.

Configurando a resposta automática de férias

1 - Acesse o Gmail

2 - Abra as Configurações

Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito.

Selecione "Ver todas as configurações".

3 - Role até "Resposta automática de férias"

Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias".

4 - Ative a Resposta Automática

Marque a opção "Ativar resposta automática de férias".

Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025).

5 - Personalize a Mensagem

No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática".

No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência.

Exemplo de mensagem:

"Olá,

Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno].
Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]."

6 - Salve as Alterações

Clique em "Salvar alterações" no final da página.

Como programar o envio automático de e-mail

1 - Acesse o Gmail

2 - Clique em "Escrever"

No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail.

3 - Preencha os dados do e-mail

Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente.

4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar"

Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão.

5 - Escolha "Agendar envio"

Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.).

Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado.

6 - Confirme o agendamento

Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio".

Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado

Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail.

Clique no e-mail para visualizar os detalhes.

Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado).

Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para:
1 - Lembrar de enviar mensagens importantes.
2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário.
3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos.

CHAT:

Status do chat

Criando espaços de comunicação

Configurações de notificação do chat