Solicitar aquisição de material ou contratação de serviço enquadrados como solução de TIC
Como formalizar a solicitação de aquisição de material ou de contratação de serviço enquadrados como solução de TIC?
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Primeiramente, para a demanda ser atendida, deve estar alinhada com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDTIC da UFLA, cujo endereço para consulta é: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vRRZoODj7b0LytY3MIhJ4pcXA3IoPWidLpeuW1hEHjLGNU0QaaBKBOcixKbGIvgIbf2Dm2WxuFGBWVj/pubhtml
A demanda deve, também, estar prevista no Plano de Contratações Anual - PCA para o ano corrente, disponível para consulta no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP, no endereço https://pncp.gov.br/app/pca?pagina=1&anos=2023&orgaos=21645
Caso a demanda não esteja prevista no PCA, deve ser incluída, para somente assim ser submetida à DGTI. Seguem as instruções para essa inclusão:
Assim, a próxima etapa para formalizar a demanda, após verificar alinhamento com PDTIC e PCA, é a seguinte: iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”.
A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.
Após, deve ser criado e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s).
Nesse processo, deve ser inserido também o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.
Feito isso, o processo deve ser enviado para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.
Informações importantes:
Após recebimento do processo pela DGTI e análise e enquadramento do DFD Digital pela Autoridade Máxima da Área de TIC, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para aprovação e emissão de portaria instituindo a Equipe de Planejamento da Contratação, que trabalhará no processo de compra.
Quanto aos documentos a serem trabalhados pela Equipe de Planejamento da Contratação, a Coordenadoria de Aquisições de TI - CAT/DGTI fará as devidas orientações e disponibilizações nos momentos pertinentes.
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Sugestão de texto:
Orientações para formalização de demandas de TIC
Para que uma demanda de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) seja encaminhada à DGTI, é necessário seguir algumas etapas.
Resumo do fluxo
1. Verificar alinhamento com o PDTIC
2. Verificar se a demanda está prevista no PCA
3. Se não estiver no PCA, incluir a demanda no Sistema PGC
4. Solicitar análise e aprovação da Proplag
5. Baixar o DFD Digital do PGC
6. Criar processo no SEI
7. Preencher e assinar o DFD no SEI
8. Anexar o DFD Digital do PGC ao processo
9. Enviar o processo para a DGTI/SGV
10. DGTI analisa e enquadra a demanda
11. Superintendência de Governança aprova e institui a Equipe de Planejamento da Contratação
12. Equipe de Planejamento inicia a elaboração dos documentos da contratação
1. Verificar se a demanda está prevista no PDTIC
Primeiramente, a demanda deve estar alinhada ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) da UFLA.
O PDTIC pode ser consultado em:
2. Verificar se a demanda está prevista no PCA
A demanda também deve estar prevista no Plano de Contratações Anual (PCA) do ano corrente.
A consulta pode ser realizada no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP):
https://pncp.gov.br/app/pca?pagina=1&anos=2023&orgaos=21645
Caso a demanda não esteja no PCA
Se a demanda não estiver prevista no PCA, ela deverá ser incluída antes de ser encaminhada à DGTI.
Para isso:
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Acesse o Sistema PGC:
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Selecione a opção “PGC - Planejamento e Gerenciamento de Contratações”.
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Selecione “PCA 202X - Em execução”.
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Clique em “Criar”, no canto superior direito da tela.
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Preencha o Documento de Formalização de Demanda (DFD) no sistema.
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Após concluir o DFD, informe à Proplag que a demanda foi incluída para análise e aprovação. Para isso, envie um e-mail para proplag@ufla.br, informando o número do DFD criado.
Caso a unidade não tenha acesso ao Sistema PGC
Se a unidade não possuir perfil de acesso ao Sistema PGC, deverá solicitar o acesso à Proplag pelo e-mail siasg@ufla.br.
O e-mail deve conter o formulário de solicitação de acesso devidamente preenchido.
Formulário de acesso ao Sistema PGC:
https://docs.google.com/document/d/18HrPdADFEHOp7GsCht7NYAgzvX4SMdHJdo4Vr8o0Bg/edit?usp=sharing
Após a aprovação da Proplag, o DFD deverá ser baixado do Sistema PGC e anexado ao processo no SEI.
3. Abrir o processo no SEI
Depois de verificar o alinhamento da demanda com o PDTIC e o PCA, a próxima etapa é formalizar a demanda no SEI.
Deve ser criado um processo:
Tipo:
“Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”
O processo deve ser classificado como restrito, utilizando a seguinte hipótese legal:
“Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”
4. Preencher o DFD no SEI
Dentro do processo, deve ser criado o documento:
“TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”
Esse documento é um despacho da área requisitante e deve ser:
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preenchido pela área requisitante;
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assinado pela chefia da área requisitante; e
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assinado pelo(s) integrante(s) requisitante(s).
Além desse documento, deve ser anexado ao processo o DFD Digital baixado do Sistema PGC.
O DFD Digital deve ser incluído no SEI como:
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Tipo de documento: Externo
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Tipo: Anexo
5. Enviar o processo para a DGTI
Após o preenchimento e a assinatura dos documentos, o processo deve ser enviado para:
DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação
6. Quem pode ser responsável pela demanda?
É importante observar os seguintes requisitos:
Responsável pela demanda
O responsável pela demanda deve ser:
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Diretor, no caso de Faculdades, Escolas e Institutos; ou
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Pró-Reitor, no caso das Pró-Reitorias e das unidades, diretorias e coordenadorias vinculadas a elas.
Integrante requisitante
O integrante requisitante pode ser qualquer servidor efetivo da área requisitante, seja:
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docente; ou
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técnico-administrativo.
Esse servidor deverá ser indicado pelo responsável pela demanda e estar apto a fornecer as informações necessárias sobre o objeto durante a elaboração dos documentos do processo de contratação.
7. O que acontece depois que a DGTI recebe o processo?
Após o recebimento do processo, a DGTI analisará e fará o enquadramento do DFD Digital, por meio da Autoridade Máxima da Área de TIC.
Após essa análise, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para:
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aprovação da demanda; e
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emissão da portaria que instituirá a Equipe de Planejamento da Contratação.
A Equipe de Planejamento da Contratação será responsável por atuar nas etapas seguintes do processo de compra.
8. Elaboração dos demais documentos da contratação
Após a instituição da Equipe de Planejamento da Contratação, serão elaborados os demais documentos necessários ao processo de compra.
A Coordenadoria de Aquisições de TI (CAT/DGTI) fornecerá as orientações e disponibilizará os modelos dos documentos no momento adequado.