Solicitar aquisição de material ou contratação de serviço enquadrados como solução de TIC

Primeiramente, para a demanda ser atendida, deve estar alinhada com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDTIC da UFLA, cujo endereço para consulta é: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vRRZoODj7b0LytY3MIhJ4pcXA3IoPWidLpeuW1hEHjLGNU0QaaBKBOcixKbGIvgIbf2Dm2WxuFGBWVj/pubhtml

A demanda deve, também, estar prevista no Plano de Contratações Anual - PCA para o ano corrente, disponível para consulta no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP, no endereço https://pncp.gov.br/app/pca?pagina=1&anos=2023&orgaos=21645 

Caso a demanda não esteja prevista no PCA, deve ser incluída, para somente assim ser submetida à DGTI.  Seguem as instruções para essa inclusão:

• Para logar no Sistema PGC, o link é https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp 
• Uma vez logado, selecionar a opção PGC - Planejamento e Gerenciamento de Contratações
• Logo a seguir, escolha a opção: “PCA 202X - Em execução” e clique no botão "Criar" no canto superior direito da tela. Assim, deverá ser preenchido o DFD nesse sistema. Uma vez concluído o DFD, informar à Proplag a inclusão da demanda para análise e aprovação, informando o número do DFD criado, por meio do e-mail proplag@ufla.br    
  
• Caso a unidade não tenha perfil de acesso ao Sistema PGC, a solicitação também deve ser feita à Proplag por meio do e-mail siasg@ufla.br contendo o formulário para acesso ao sistema, devidamente preenchido
• Link para o formulário: https://docs.google.com/document/d/18HrPdADFEHfOp7GsCht7NYAgzvX4SMdHJdo4Vr8o0Bg/edit?usp=sharing 
• Uma vez aprovado pela Proplag, o DFD deve ser baixado do sistema PGC e anexado ao SEI, conforme orientações abaixo.

Assim, a próxima etapa para formalizar a demanda, após verificar alinhamento com PDTIC e PCA, é a seguinte: iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”. 

A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.

Após, deve ser criado e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s). 

Nesse processo, deve ser inserido também o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.

Feito isso, o processo deve ser enviado para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.

Informações importantes:

• O despacho (documento SEI do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”) possui notas explicativas que devem ser observadas para o devido preenchimento e depois apagadas 
• O Responsável pela demanda deve ser obrigatoriamente Diretores no caso das Faculdades/Escolas/Institutos ou Pró-Reitores, no caso das Pró-Reitorias e unidades, diretorias e coordenadorias pertencentes às mesmas
• O integrante requisitante pode ser qualquer servidor pertencente à área requisitante, que seja do quadro (docente ou técnico administrativo), indicado e devidamente informado pelo Responsável pela demanda e que esteja apto a passar as informações sobre o objeto demandado durante a elaboração dos documentos do processo de compra

Após recebimento do processo pela DGTI e análise e enquadramento do DFD Digital pela Autoridade Máxima da Área de TIC, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para aprovação e emissão de portaria instituindo a Equipe de Planejamento da Contratação, que trabalhará no processo de compra.

Quanto aos documentos a serem trabalhados pela Equipe de Planejamento da Contratação, a Coordenadoria de Aquisições de TI - CAT/DGTI fará as devidas orientações e disponibilizações nos momentos pertinentes.