Solicitar aquisição de material ou contratação de serviço enquadrados como solução de TIC

Como formalizar a solicitação de aquisição de material ou de contratação de serviço enquadrados como solução de TIC? 

 

 

 

 

 Primeiramente, para a demanda ser atendida, deve estar alinhada com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação - PDTIC da UFLA, cujo endereço para consulta é: https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vRRZoODj7b0LytY3MIhJ4pcXA3IoPWidLpeuW1hEHjLGNU0QaaBKBOcixKbGIvgIbf2Dm2WxuFGBWVj/pubhtml 

 

   

 A demanda deve, também, estar prevista no Plano de Contratações Anual - PCA para o ano corrente, disponível para consulta no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP, no endereço https://pncp.gov.br/app/pca?pagina=1&anos=2023&orgaos=21645   

   

   

 Caso a demanda não esteja prevista no PCA, deve ser incluída, para somente assim ser submetida à DGTI.  Seguem as instruções para essa inclusão: 

 

 Para logar no Sistema PGC, o link é https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp   

 Uma vez logado, selecionar a opção PGC - Planejamento e Gerenciamento de Contratações 

 Logo a seguir, escolha a opção: “PCA 202 X - Em execução” e clique no botão "Criar" no canto superior direito da tela. Assim, deverá ser preenchido o DFD nesse sistema. Uma vez concluído o DFD, informar à Proplag a inclusão da demanda para análise e aprovação, informando o número do DFD criado, por meio do e-mail proplag@ufla.br   

 

 Caso a unidade não tenha perfil de acesso ao Sistema PGC, a solicitação também deve ser feita à Proplag por meio do e-mail siasg@ufla.br contendo o formulário para acesso ao sistema, devidamente preenchido 

 Link para o formulário: https://docs.google.com/document/d/18HrPdADFEHfOp7GsCht7NYAgzvX4SMdHJdo4Vr8o0Bg/edit?usp=sharing   

 Uma vez aprovado pela Proplag, o DFD deve ser baixado do sistema PGC e anexado ao SEI, conforme orientações abaixo. 

 

   

   

 Assim, a próxima etapa para formalizar a demanda, após verificar alinhamento com PDTIC e PCA, é a seguinte: iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”.  

   

 A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”. 

   

 Após, deve ser criado e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s).  

   

 Nesse processo, deve ser inserido também o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”. 

   

   

 Feito isso, o processo deve ser enviado para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”. 

   

   

 Informações importantes: 

 

 O despacho (documento SEI do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”) possui notas explicativas que devem ser observadas para o devido preenchimento e depois apagadas  

 O Responsável pela demanda deve ser obrigatoriamente Diretores no caso das Faculdades/Escolas/Institutos ou Pró-Reitores, no caso das Pró-Reitorias e unidades, diretorias e coordenadorias pertencentes às mesmas 

 O integrante requisitante pode ser qualquer servidor pertencente à área requisitante, que seja do quadro (docente ou técnico administrativo), indicado e devidamente informado pelo Responsável pela demanda e que esteja apto a passar as informações sobre o objeto demandado durante a elaboração dos documentos do processo de compra 

 

   

   

 Após recebimento do processo pela DGTI e análise e enquadramento do DFD Digital pela Autoridade Máxima da Área de TIC, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para aprovação e emissão de portaria instituindo a Equipe de Planejamento da Contratação, que trabalhará no processo de compra. 

   

 

 Quanto aos documentos a serem trabalhados pela Equipe de Planejamento da Contratação, a Coordenadoria de Aquisições de TI - CAT/DGTI fará as devidas orientações e disponibilizações nos momentos pertinentes. 

   

   

 

 

 

 

  Sugestão de texto: 

 Orientações para formalização de demandas de TIC 

 Para que uma demanda de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) seja encaminhada à DGTI, é necessário seguir algumas etapas. 

 Resumo do fluxo 

 1. Verificar alinhamento com o PDTIC 2. Verificar se a demanda está prevista no PCA 3. Se não estiver no PCA, incluir a demanda no Sistema PGC 4. Solicitar análise e aprovação da Proplag 5. Baixar o DFD Digital do PGC 6. Criar processo no SEI 7. Preencher e assinar o DFD no SEI 8. Anexar o DFD Digital do PGC ao processo 9. Enviar o processo para a DGTI/SGV 10. DGTI analisa e enquadra a demanda 11. Superintendência de Governança aprova e institui a Equipe de Planejamento da Contratação 12. Equipe de Planejamento inicia a elaboração dos documentos da contratação 

 1. Verificar se a demanda está prevista no PDTIC 

 Primeiramente, a demanda deve estar alinhada ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC) da UFLA . 

 O PDTIC pode ser consultado em: 

 https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vRRZoODj7b0LytY3MIhJ4pcXA3IoPWidLpeuW1hEHjLGNU0QaaBKBOcixKbGIvgIbf2Dm2WxuFGBWVj/pubhtml 

 2. Verificar se a demanda está prevista no PCA 

 A demanda também deve estar prevista no Plano de Contratações Anual (PCA) do ano corrente. 

 A consulta pode ser realizada no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) : 

 https://pncp.gov.br/app/pca?pagina=1&anos=2023&orgaos=21645 

 Caso a demanda não esteja no PCA 

 Se a demanda não estiver prevista no PCA, ela deverá ser incluída antes de ser encaminhada à DGTI. 

 Para isso: 

 

 

 Acesse o Sistema PGC : 

 https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp 

 

 

 Selecione a opção “PGC - Planejamento e Gerenciamento de Contratações” . 

 

 

 Selecione “PCA 202X - Em execução” . 

 

 

 Clique em “Criar” , no canto superior direito da tela. 

 

 

 Preencha o Documento de Formalização de Demanda (DFD) no sistema. 

 

 

 Após concluir o DFD, informe à Proplag que a demanda foi incluída para análise e aprovação. Para isso, envie um e-mail para proplag@ufla.br , informando o número do DFD criado. 

 

 

 Caso a unidade não tenha acesso ao Sistema PGC 

 Se a unidade não possuir perfil de acesso ao Sistema PGC, deverá solicitar o acesso à Proplag pelo e-mail siasg@ufla.br . 

 O e-mail deve conter o formulário de solicitação de acesso devidamente preenchido. 

 Formulário de acesso ao Sistema PGC: 

 https://docs.google.com/document/d/18HrPdADFEHOp7GsCht7NYAgzvX4SMdHJdo4Vr8o0Bg/edit?usp=sharing 

 Após a aprovação da Proplag, o DFD deverá ser baixado do Sistema PGC e anexado ao processo no SEI . 

 

 3. Abrir o processo no SEI 

 Depois de verificar o alinhamento da demanda com o PDTIC e o PCA , a próxima etapa é formalizar a demanda no SEI. 

 Deve ser criado um processo: 

 Tipo: “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC” 

 O processo deve ser classificado como restrito , utilizando a seguinte hipótese legal: 

 “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)” 

 

 4. Preencher o DFD no SEI 

 Dentro do processo, deve ser criado o documento: 

 “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD” 

 Esse documento é um despacho da área requisitante e deve ser: 

 

 

 preenchido pela área requisitante; 

 

 

 assinado pela chefia da área requisitante ; e 

 

 

 assinado pelo(s) integrante(s) requisitante(s) . 

 

 

 Além desse documento, deve ser anexado ao processo o DFD Digital baixado do Sistema PGC . 

 O DFD Digital deve ser incluído no SEI como: 

 

 

 Tipo de documento: Externo 

 

 

 Tipo: Anexo 

 

 

 

 5. Enviar o processo para a DGTI 

 Após o preenchimento e a assinatura dos documentos, o processo deve ser enviado para: 

 DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação 

 

 6. Quem pode ser responsável pela demanda? 

 É importante observar os seguintes requisitos: 

 Responsável pela demanda 

 O responsável pela demanda deve ser: 

 

 

 Diretor , no caso de Faculdades, Escolas e Institutos; ou 

 

 

 Pró-Reitor , no caso das Pró-Reitorias e das unidades, diretorias e coordenadorias vinculadas a elas. 

 

 

 Integrante requisitante 

 O integrante requisitante pode ser qualquer servidor efetivo da área requisitante, seja: 

 

 

 docente; ou 

 

 

 técnico-administrativo. 

 

 

 Esse servidor deverá ser indicado pelo responsável pela demanda e estar apto a fornecer as informações necessárias sobre o objeto durante a elaboração dos documentos do processo de contratação. 

 

 7. O que acontece depois que a DGTI recebe o processo? 

 Após o recebimento do processo, a DGTI analisará e fará o enquadramento do DFD Digital , por meio da Autoridade Máxima da Área de TIC. 

 Após essa análise, o processo será encaminhado à Superintendência de Governança para: 

 

 

 aprovação da demanda; e 

 

 

 emissão da portaria que instituirá a Equipe de Planejamento da Contratação . 

 

 

 A Equipe de Planejamento da Contratação será responsável por atuar nas etapas seguintes do processo de compra. 

 

 8. Elaboração dos demais documentos da contratação 

 Após a instituição da Equipe de Planejamento da Contratação, serão elaborados os demais documentos necessários ao processo de compra. 

 A Coordenadoria de Aquisições de TI (CAT/DGTI) fornecerá as orientações e disponibilizará os modelos dos documentos no momento adequado.