PERGUNTAS FREQUENTES - FAQ
O que é o sistema SEI?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é umaum ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos
Por que quem foi desenvolvido o SEI?
Foisistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com vistas à promoção da eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual.
O SEI surgiu como alternativa ao desenvolvimento de uma solução informatizada capaz de atender aos requisitos apontados pela equipe do PEN (Processo Eletrônico Nacional). Sua adoção se deu através da realização de uma consulta pública, onde vários órgãos apresentaram seus sistemas como forma de contribuir para o desenvolvimento do projeto.
Suas principais características incluem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização destes. Além disso, o SEI reduz o tempo de realização das atividades por permitir a atuação simultânea de várias Unidades/Setores em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Frente a essas características, o sistema apresenta-se como uma solução flexível para ser adaptada à realidade de órgãos da Administração Pública Federal, independente dos processos e fluxos de trabalho característicos de cada órgão
QualQuais objetivoos benefícios da utilização do SEI?
PromoverO SEI apresenta benefícios que visam promover a eficiência administrativa por meio da tramitação eletrônica de processos. Entre alguns benefício, podemos destacar:
• reduzir a tramitação dos procedimentos em meio físico;
• integrar sistemas de processo eletrônico de outros órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
• melhorar a gestão, otimizar fluxos de trabalho e racionalizar despesas administrativas;
• garantir a qualidade e confiabilidade dos dados e das informações disponíveis;
• proporcionar maior ganho de produtividade e celeridade na tramitação de processos;
• promover a satisfação do público usuário;
• assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
• promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
• ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
• facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
Quem pode utilizar o SEI?
O SEI pode ser utilizado por alunos, professores, técnicos administrativos, terceirizados e usuários externos a UFLA. Para usuários externos e terceirizados é necessário realizar um cadastro que será aprovado pela Coordenadoria de Orçamento Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos - COP/PROPLAG. Para os demais usuários, basta acessar o sistema com as credencias (login e senha) utilizados para acessar os sistemas institucionais.
Como é realizada a interação com o usuário externo?
O usuário externo poderá realizar um cadastro no SEI para tramitar e acompanhar os processos aos quais esteja envolvido. No momento do cadastro, o usuário deverá enviar sua documentação comprobatória que será analisada para liberação do acesso. Caso deseje realizar seu cadastro clique AQUI e siga as instruções.
É possível realizar a assinatura de processos e documentos?
O SEI permite que qualquer usuário que esteja cadastrado assine eletronicamente processos e documentos.
Com a implantação do SEI, o que muda na prática para os coordenadores de curso e chefias nas unidades acadêmicas?
As atividades que já tramitam eletronicamente pelos sistemas institucionais, podem ser mantidas. Caso seja necessário tramitar algum processo que não esteja implementado em sistema institucional, deverá ser criada a base de conhecimento no SEI com as etapas do processo. Existindo algum documento que componha o processo e que não esteja parametrizado no SEI, deve ser solicitada sua criação junto a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD (cpad.proplag@ufla.br)
Os processos que são gerenciado no SIG-UFLA serão mantidos?
Sim, os processo que são controlados por outros sistemas institucionais podem ser mantidos.
Como serão tratados os processos que foram iniciados pelo SIPAC?
O SIPAC será desabilitado para criação de novos processos a partir do dia 02/01/2023. Os processos iniciados no SIPAC antes do dia 02/01/2023 poderão ser tramitados e finalizados usando o SIPAC, sendo permitida a inclusão de novos documentos, caso necessário. O usuário também poderá fazer o download dos documentos do processo que tramita no SIPAC e criar um processo no SEI para dar prosseguimento no trâmite, caso opte por essa alternativa.
Outras rotinas administrativas serão executadas no Sei?
Todos os processos que eram tramitados no SIPAC, passam a ser tramitados pelo SEI. Rotinas que são realizadas utilizando documentos físicos e processos manuais, podem ser inseridas no SEI para agilizar a prestação do serviço.
As requisições relacionadas a Patrimônio e Almoxarifado são controladas no SEI?
Não, essas atividades continuam sendo controladas no módulo de patrimônio do SIPAC
Qual será a postura institucional para órgãos privados externos? Hoje as informações por ofício são enviadas por e-mail em pdf.
Qualquer órgão externo pode se cadastrar no SEI para tramitar processos. Toda a documentação pode ser anexada ao processo, o que facilita o acompanhamento e a rastreabilidade das informações.
Com relação ao cadastro de usuários externos, por qual unidade da UFLA será feito?
O cadastro de usuários externos é feito no sistema SEI e a análise/aprovação dos usuários será feita pela Coordenadoria de Orçamento Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos - COP/PROPLAG a partir da verificação dos documentos enviados pelo interessado.
Como será a comunicação feita por memorando entre unidades?
A comunicação será realizada pelo SEI, a partir da criação de um processo. Deve ser criado um processo selecionado um modelo de ofício que será carregado dentro do processo. As informações são preenchidas dentro deste modelo, em seguida basta encaminhar para a unidade.
O SEI realiza a anonimização dos dados sensíveis ou deverão ser inseridos 2 documentos?