Instruções sobre o correio eletrônico (e-mail) Institucional
- Use os Drives Compartilhados para compartilhar pastas com a sua equipe, em substituição ao uso do Meu Drive
- Considere delegar a conta de e-mail quando outro usuário precisar gerenciar os e-mails de um setor
- Política de uso de correio eletrônico (e-mail) da UFLA
- Alteração de senha e-mail institucional
- Recuperação de senha e-mail institucional
Use os Drives Compartilhados para compartilhar pastas com a sua equipe, em substituição ao uso do Meu Drive
O recurso “Meu Drive” do Google Drive é o repositório padrão de arquivos da UFLA, o qual a grande maioria dos usuários já estão acostumados a trabalhar. Nele qualquer arquivo que for criado possui um "Proprietário". Esse proprietário é de fato o dono do arquivo e é o responsável por ceder as permissões de acesso aos outros usuários. O arquivo só consome espaço de armazenamento na conta do proprietário, pois os outros usuários possuem apenas a permissão de acesso.
Nesse cenário, se por algum motivo a conta do usuário for suspensa ou até mesmo excluída, é necessário realizar o backup local ou a transferência de propriedade dos arquivos, caso contrário o acesso a eles será interrompido.
Já o “Drive Compartilhado” é uma pasta especial no Google Drive que pode ser usada para armazenar, pesquisar e acessar arquivos com uma equipe. Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe, e não a um indivíduo. Quando alguém perde o acesso a conta, os arquivos adicionados ou criados nos drives compartilhados permanecem.
Todos os participantes vêem o mesmo conteúdo em um drive compartilhado, e não precisam perder tempo atendendo às solicitações de compartilhamento. Você pode adicionar um grupo como participante de um drive compartilhado. Quando um usuário é adicionado ao grupo, os Grupos do Google adicionam automaticamente a todos os drives compartilhados que incluem esse grupo. Os participantes recebem níveis de acesso, que controlam o que eles podem fazer com arquivos e o drive compartilhado.
Você poderá adicionar usuários externos a um drive compartilhado, desde que eles tenham um endereço de e-mail associado a uma conta do Google. Qualquer conteúdo em que uma pessoa externa contribui (por exemplo, edita, cria ou faz upload de um arquivo) em um drive compartilhado criado por alguém na sua organização é transferido e de propriedade dela.
Primeiros passos para criar um drive compartilhado
Práticas recomendadas e dicas para drives compartilhados
Considere delegar a conta de e-mail quando outro usuário precisar gerenciar os e-mails de um setor
As contas delegadas de e-mail do Google desempenham um papel crucial na segurança dos usuários, especialmente em ambientes de trabalho colaborativos. Essas contas permitem que uma pessoa (delegado) acesse a caixa de entrada e outros recursos de e-mail de outra pessoa (delegante) com permissões específicas. Essa funcionalidade tem várias implicações positivas para a segurança do usuário:
Controle de Acesso Granular: As contas delegadas permitem atribuir diferentes níveis de acesso aos delegados. Isso significa que você pode especificar quais ações os delegados podem realizar, como visualizar, enviar, responder ou excluir e-mails. Isso reduz o risco de comprometimento acidental ou intencional da conta do delegante.
Limitação de Exposição: Ao usar contas delegadas, o delegante não precisa compartilhar suas credenciais completas com o delegado. Em vez disso, o acesso é concedido por meio de autorizações específicas. Isso reduz a exposição de informações sensíveis e diminui o potencial de comprometimento da conta principal.
Rastreabilidade e Responsabilidade: As ações realizadas pelos delegados são registradas e associadas à conta do delegante. Isso é útil para rastrear a origem de atividades suspeitas ou indesejadas. Se ocorrerem incidentes de segurança, é possível identificar quem estava envolvido e tomar medidas apropriadas.
Maior Segurança em Caso de Rotatividade de Pessoal : Em cenários em que um funcionário deixa a organização, é importante garantir que o acesso a informações confidenciais seja interrompido imediatamente. Desativar a conta delegada é uma medida eficaz para evitar que ex-funcionários mantenham o acesso não autorizado.
Política de uso de correio eletrônico (e-mail) da UFLA
A Instituição dispõe da Resolução CIGOV Nº1 de 2 de Julho de 2021 sobre a utilização do Serviço de Correio Eletrônico (e-mail) e Ferramentas de Colaboração no âmbito da Universidade Federal de Lavras (UFLA).
Esta resolução é um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas para governar o uso apropriado e seguro do e-mail pelos membros da Instituição. Ela desempenha um papel fundamental na promoção da segurança da informação, na proteção da reputação da organização e na garantia de que a comunicação eletrônica seja eficaz e alinhada com seus objetivos.
Política de uso do e-mail institucional
Alteração de senha e-mail institucional
A senha do e-mail institucional é a mesma utilizada nos sistemas institucionais, como SIG, Campus Virtual e SIGAA.
Caso precise alterar a sua senha de acesso ao e-mail esta deve ser alterada dentro do SIG-UFLA (https://sig.ufla.br/), não é possível realizar a alteração da senha do e-mail dentro do Gmail.
Dentro do SIG acessar "Dados do Usuário", logo depois "Senha";
Será solicitada a senha atual, uma nova senha e a confirmação da nova senha, clique em alterar.
Atenção: ao trocar a senha do SIG, você troca automaticamente a senha do seu e-mail institucional e, consequentemente, o acesso a vários sistemas da instituição.
Importante: Crie sua senha usando oito caracteres ou mais. Ela deve conter qualquer combinação de letras, números e símbolos. Acentos e caracteres acentuados não são permitidos.
Recuperação de senha e-mail institucional
Para recuperação da senha utilize a opção "esqueci minha senha" na tela principal do SIG_UFLA (recuperação de senha):
Entre com seu login (parte antes do @) e os caracteres solicitados:
Será enviado um link de confirmação do pedido de mudança de senha para o e-mail alternativo cadastrado, basta clicar no link para o posterior envio de uma senha provisória.
Após esse procedimento acessar o SIG com a senha recebida, ao entrar no SIG será exigida a alteração da senha.
Atenção: ao trocar a senha do SIG, você troca automaticamente a senha do seu e-mail institucional e, consequentemente, o acesso a vários sistemas da instituição.
Importante: Crie sua senha usando oito caracteres ou mais. Ela deve conter qualquer combinação de letras, números e símbolos. Acentos e caracteres acentuados não são permitidos.