Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC

Emissão da portaria e instituição da EPC
Após receber o processo na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “ Despacho Área Administrativa ”, que deve ser assinado pela Superintendente de Governança e pelo integrante(s) administrativo(s). 

   

 Na sequência, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “ Portaria Designação EPC ”, que deve ser assinado pela Superintendente de Governança, para a emissão da portaria que institui a Equipe de Planejamento da Contratação - EPC. Após assinada pela Superintendente de Governança, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“ Modelo email portaria EPC ”). 

   

 Nesse momento, o processo será enviado à CAT.  

   

 Uma vez recebido o processo, deve ser criada uma pasta no Drive para o processo, contendo, minimamente, os documentos: ETP, Pesquisa de Preços, Mapa de Riscos, planilha de atualização do ICTI e planilha de análise dos itens.  

   

 Deve-se verificar, no SEI, se o processo encontra-se “restrito” e alterar o processo no SEI para “restrito”, caso esteja “público”. A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”. 

   

 Deve ser agendada, pelo meet, uma reunião com a EPC para que sejam alinhados a forma de trabalhar, o preenchimento dos documentos e os normativos. Gravar a reunião.  

   

 Após a reunião, enviar e-mail informando à EPC o início dos trabalhos - “ Modelo email EPC ETP ” e criar um “Space” no Google para a EPC. 

   

 Caso a portaria da EPC precise ser reconduzida (por aproximação da data de vencimento do prazo para elaboração dos documentos da fase de planejamento da contratação), orientar o responsável pela área requisitante e a EPC, por meio do e-mail “ Modelo email prazo vencendo ”, a enviarem e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a prorrogação do prazo para os trabalhos. Após o recebimento do e-mail de solicitação de prorrogação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “ Portaria Prorrogar Prazo ”, que deve ser assinado pela Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“ Modelo email portaria EPC ”). 

   

 Caso a portaria da EPC precise ser alterada (responsável pela área requisitante queira alterar, incluir ou excluir membro), orientar o responsável pela área requisitante a enviar e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a alteração. Após o recebimento do e-mail de solicitação de alteração, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “ Portaria Alterar Equipe ”, que deve ser assinado pela Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“ Modelo email portaria EPC ”). 

   

 Se a necessidade da área requisitante for prorrogar prazo e alterar equipe, ao mesmo momento, adaptar os passos acima no mesmo e-mail. E, nesse caso, após o recebimento do e-mail de solicitação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “ Portaria Prorrogar Prazo e Alterar Equipe ”, que deve ser assinado pela Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (adaptar o “ Modelo email portaria EPC ”). 

   

 Alternativamente à solicitação por e-mail, as alterações de prazo e/ou de membros na EPC descritas acima podem ser solicitadas via despacho pelo SEI. 

   

 Para emitir as portarias o processo deve ser enviado à SGV e, após emitidas, a SGV deve enviar o processo novamente à CAT, que deve recebê-lo e dar continuidade à instrução processual e inserção de documentos. 

   

 Havendo emissão de portaria com alteração da EPC, inserir o(s) novo(s) membro(s) no space e indicar a ele(s) a gravação do meet para se inteirar e, caso sinta(m) necessidade, uma nova reunião pode ser agendada. 

   

 Caso, ao longo de todo o processo, seja necessário cobrar a EPC, fazer então essa cobrança, quantas vezes e em quantos momentos necessário for, por meio de e-mail - “ Modelo email cobrar EPC ”. 

   

 Caso, em qualquer momento ao longo de todo o processo, seja verificado que os prazos estabelecidos na portaria da EPC venceram e não houve pedido de prorrogação ou o prazo prorrogado também tenha vencido, o processo será automaticamente arquivado e deve ser comunicado por meio de e-mail - “ Modelo email aviso arquivamento processo ”.