POP - IN

Procedimento Operacional Padrão - POP para os processos de contratação de serviços e aquisição de bens e materiais enquadrados como solução de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC instruídos por Inexigibilidade de Licitação - IN pela CAT/DGTI

Formalização da demanda

Formalização da demanda

Documento de Formalização da Demanda - DFD

Para formalizar uma demanda para a CAT, a área requisitante deve iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”. 

 

 

Após, deve ser inserido e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s). 

 

Nesse processo, deve ser inserido no SEI, também, o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.

 

Feito isso, o processo deve ser enviado, pelo SEI, para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.

 

Caso a área requisitante tenha dúvidas nessa etapa de formalização da demanda de TIC e seja preciso orientá-los, há o documento “Modelo email orientação requisitante”, que pode ser enviado por e-mail para a área requisitante, para auxiliá-los.

 

Após receber o processo no SEI, a Secretaria da DGTI irá trabalhá-lo, nesse momento, na unidade DGTI. 

 

Se houver dúvidas quanto ao enquadramento como sendo ou não solução de TIC, deve ser consultada a Autoridade Máxima da Área de TIC, para análise e enquadramento. 

 

Se a demanda não for enquadrada como solução de TIC, deve ser inserido, no processo recebido no SEI, na unidade DGTI, um documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho demanda não TIC”. Dessa forma, o processo deve ser devolvido pelo SEI para a unidade de origem.

 

Se a demanda for enquadrada como solução de TIC, mas não estiver prevista no Plano Anual de Contratações (PCA) do ano corrente, deve ser inserido, no processo recebido no SEI, na unidade DGTI, um documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho demanda não prevista no PCA”. Dessa forma, o processo deve ser devolvido pelo SEI para a unidade de origem.

 

Para a demanda enquadrada como solução de TIC e prevista no PCA, deve ser inserido no SEI, na unidade DGTI, documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho Área de TIC”. Esse documento deve ser assinado pelo Diretor da DGTI e pelo(s) integrante(s) técnico(s).

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC

Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC

Emissão da portaria e instituição da EPC

Após receber o processo na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho Área Administrativa”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança e pelo integrante(s) administrativo(s).

 

Na sequência, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Designação EPC”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança, para a emissão da portaria que institui a Equipe de Planejamento da Contratação - EPC. Após assinada pelo Superintendente de Governança, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).

 

Nesse momento, o processo será enviado à CAT. 

 

Uma vez recebido o processo, deve ser criada uma pasta no Drive para o processo, contendo, minimamente, os documentos: ETP, Pesquisa de Preços, Mapa de Riscos, formulário de solicitação de acesso ao SIASG e planilha de análise dos itens. 

 

Deve-se verificar, no SEI, se o processo encontra-se “restrito” e alterar o processo no SEI para “restrito”, caso esteja “público”. A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.

 

Deve ser agendada, pelo meet, uma reunião com a EPC para que sejam alinhados a forma de trabalhar, o preenchimento dos documentos e os normativos. Gravar a reunião. 

 

Após a reunião, enviar e-mail informando à EPC o início dos trabalhos - “Modelo email EPC ETP” e criar um “Space” no Google para a EPC.

 

Caso a portaria da EPC precise ser reconduzida (por aproximação da data de vencimento do prazo para os documentos da fase de planejamento da contratação), orientar o responsável pela área requisitante e a EPC, por meio do e-mail “Modelo email prazo vencendo”, a enviarem e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a prorrogação do prazo para os trabalhos. Após o recebimento do e-mail de solicitação de prorrogação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Prorrogar Prazo”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).

 

Caso a portaria da EPC precise ser alterada (responsável pela área requisitante queira alterar, incluir ou excluir membro), orientar o responsável pela área requisitante a enviar e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a alteração. Após o recebimento do e-mail de solicitação de alteração, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Alterar Equipe”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).

 

Se a necessidade da área requisitante for prorrogar prazo e alterar equipe, no mesmo momento, adaptar os passos acima no mesmo e-mail. E, nesse caso, após o recebimento do e-mail de solicitação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Prorrogar Prazo e Alterar Equipe”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (adaptar o “Modelo email portaria EPC”).

 

Para emitir as portarias o processo deve ser enviado à SGV e, após emitidas, a SGV deve enviar o processo novamente à CAT, que deve recebê-lo e dar continuidade à instrução processual e inserção de documentos.

 

Havendo emissão de portaria com alteração da EPC, inserir o(s) novo(s) membro(s) no space e indicar a ele(s) a gravação do meet para se inteirar e, caso sinta(m) necessidade, uma nova reunião pode ser agendada.

 

Caso, ao longo de todo o processo, seja necessário cobrar a EPC, fazer então essa cobrança, quantas vezes e em quantos momentos necessário for, por meio de e-mail - “Modelo email cobrar EPC”.

 

Caso, em qualquer momento ao longo de todo o processo, seja verificado que os prazos estabelecidos na portaria da EPC venceram e não houve pedido de prorrogação ou o prazo prorrogado também tenha vencido, o processo será automaticamente arquivado e deve ser comunicado por meio de e-mail - “Modelo email aviso arquivamento processo”.

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Estudo Técnico Preliminar - ETP

ETP

O ETP com seus anexos será um anexo do Termo de Referência.

 

O ETP deve ser preenchido pelos integrantes requisitante e técnico.

 

Pontos importantes que devem estar claros no ETP:

 

Durante o ETP, ao se explorar o mercado para fazer as pesquisas de preços e também durante a análise dos cenários e escolha do eleito, haverá um momento que se concluirá que o fornecedor é exclusivo, havendo inviabilidade de competição.

 

Sendo esse cenário de exclusividade o eleito, os integrantes técnico e requisitante devem documentar e demonstrar com clareza e riqueza de informação que, além da comprovação de exclusividade, o fornecedor é o único que atende às necessidades, apontando características, no bem ou serviço, exclusivas que inviabilizam sua aquisição mediante competição entre outros fornecedores. 

 

Deve-se também solicitar, do fornecedor, atestado de exclusividade, contrato de exclusividade, declaração do fabricante ou outro documento idôneo capaz de comprovar que o objeto é fornecido ou prestado por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, vedada a preferência por marca específica. 

 

É importante ressaltar que a exclusividade tratada na inexigibilidade de licitação é “completa”, ou seja, o bem ou serviço tem um fabricante exclusivo e um vendedor exclusivo, não é possível a competição. É diferente da situação onde o fabricante é exclusivo mas mais de um fornecedor comercializa.

 

Durante essa etapa de elaboração do ETP, algumas ações são feitas em paralelo, são elas: a consulta à Diretoria de Contabilidade, a pesquisa de preços e a intenção interna de aquisição / contratação. Essas ações serão detalhadas abaixo.

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Consulta à Diretoria de Contabilidade

Para realizar a pesquisa de preços no Portal de Compras do Governo Federal, é necessário ter o código CATMAT/CATSER do(s) item(ns) a ser(em) cotado(s). Para isso, faz-se consulta à Diretoria de Contabilidade assim que se definem os itens dos cenários viáveis.

 

Para definir o CATMAT/CATSER, a natureza de despesa e o subelemento do(s) item(ns) a ser(em) cotado(s), deve-se solicitar auxílio à Diretoria de Contabilidade - DCONT, para a Comissão Permanente incumbida da análise, classificação e reclassificação orçamentária e contábil dos materiais, bens e serviços no âmbito da Universidade Federal de Lavras, por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, contendo o texto do documento “Oficio Solicitação Classificação Contábil” e assinado pelo coordenador da CAT. 

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SEC/DCONT/PROPLAG - Secretaria”. 

 

A DCONT vai responder e deve-se receber de volta o processo.

 

Além de possibilitar a pesquisa de preços, a correta classificação contábil será importante para definição se trata-se de aquisição de bem permanente ou de consumo ou se trata-se de contratação de serviço, e também para o momento de cadastro do item no Catálogo de Materiais do Sipac e requisição para o processo de compra. Importante também para o empenho e pagamento da despesa, futuramente.

 

Uma vez classificado o objeto como material, deve-se buscar um CATMAT e, se serviço, um CATSER.

 

Em relação à CATMAT, deve-se seguir as orientações do Comunicado nº 02/2023 da Seges/MGI (https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/comunicados/comunicado-02-2023-utilizacao-de-codigos-genericos-na-instrucao-de-processos-de-contratacao).

 

Priorizar, sempre que possível, itens (CATMAT/CATSER) classificados como sustentáveis.

 

CATMAT/CATSER podem ser pesquisados na ferramenta do Comprasnet https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca

 

Caso o objeto da inexigibilidade de licitação tenha item(ns) já padronizado(s) pelo Catálogo de Materiais da CAT ou serviços já padronizados pela CAT, não se fará a consulta à DCONT e deve-se pular essa etapa.

 

Ressalta-se que o CATMAT/CATSER definido será utilizado tanto para fazer a pesquisa de preços quanto no Termo de Referência, bem como Sipac e publicação da compra.

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Pesquisa de Preços

A Pesquisa de Preços será um anexo do ETP.

 

A Pesquisa de Preços será realizada pelo Integrante Técnico, com apoio do Integrante Administrativo. Será utilizada a ferramenta Pesquisa de Preços do Portal de Compras do Governo Federal e o documento “Pesquisa de Preços” terá seu conteúdo transcrito para o tópico “Nota Técnica” da ferramenta de Pesquisa de Preços do Portal de Compras do Governo Federal.

 

A pesquisa de preços é regida pela Instrução Normativa Seges/ME nº 65/2021 e será um ponto relevante entre os pontos de comparação dos cenários viáveis.

 

Parâmetros / incisos - art. 5º da IN 65/2021:

 

Prioritários:

Quando não for possível atender essa priorização, deve-se justificar!

 

E, sendo assim, usar os demais incisos:

 

Cada item deve ter no mínimo 3 pesquisas de preços.

 

Deve-se atentar aos § 1º e 3º do art. 7º da IN 65/2021:

Art. 7º Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º.

(...)

 

Ressalta-se que orçamento com fornecedor é sempre a última opção, devendo sempre ser desencorajada a sua utilização pela EPC, mas, caso entendido necessário, há o documento “Modelo email solicitação orçamento fornecedor” que deve ser disponibilizado para que o Integrante Técnico faça esse contato.

 

Em que pese os parâmetros de pesquisa de preços acima, por ser uma contratação direta, é necessária a proposta de preços do fornecedor a ser contratado. 

 

Para auxiliar na avaliação do valor estimado ou se alguma pesquisa de preços necessita ser descartada, sugere-se utilizar a “Planilha análise dos itens”.

 

É fundamental demonstrar/justificar que o preço que o fornecedor a ser contratado por inexigibilidade de licitação está propondo à Administração é condizente com o que ele pratica no mercado.

 

Deve-se verificar se o objeto tem um Catálogo que define sua especificação e seu PMC-TIC, no endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/catalogo-de-solucoes-de-tic  e utilizar a especificação constante no Catálogo e o PMC-TIC, no que couber. Para um item que possua PMC-TIC, a regra é: 

 

É importante ressaltar que a existência de PMC-TIC não isenta de ter que ser feita a pesquisa de preços, no mínimo 3 orçamentos, para cada item, sendo que o PMC-TIC não é uma das cotações. Se o objeto possui um PMC-TIC, ainda que exclusivo, as regras do PMC-TIC devem ser respeitadas.

 

Validade das pesquisas de preços:

 

Esses são os períodos de validade conforme a legislação e, no momento da emissão do empenho e/ou celebração do contrato, as pesquisas de preços devem estar válidas.

 

Após aplicados os índices de atualização, se no momento de atendimento ao parecer jurídico / envio para publicação e fase externa houver um índice mais atualizado disponível, deve-se atualizar/reaplicar o índice mais atual vigente.

 

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Intenção Interna de Aquisição/Contratação

A Intenção Interna de Aquisição/Contratação será um anexo do ETP.

 

Ainda nesse momento de elaboração do ETP, estando definida a solução eleita, deve ser publicada, por meio do e-mail compras.ufla@ufla.br , a intenção interna de aquisição/contratação, no Grupo de Aquisições da UFLA https://groups.google.com/a/ufla.br/g/compras.ufla?hl=pt-BR     

 

O prazo mínimo que a intenção interna deve ficar publicada é de 5 dias úteis.

 

O assunto para o e-mail de publicação é: Intenção Interna de Aquisição de xxxxxxxxx ou de Contratação de xxxxxxxxx

 

O texto do e-mail é:

 

Torna-se pública, por meio da Coordenadoria de Aquisições de Tecnologia da Informação - CAT/DGTI, a Intenção Interna de Aquisição de xxxxxxxxx ou de Contratação de xxxxxxxxx.

 A Equipe de Planejamento da Contratação, designada pela Portaria SGV nº xxx, de xx de xxxxxx de 202x, disponibiliza, em anexo, planilha contendo o(s) item(ns) a ser(em) considerado(s) em processo de compra.

Aquelas unidades interessadas em adquirir o(s) referido(s) item(ns) deverão manifestar os quantitativos a serem incorporados à compra até a seguinte data:

 Prazo para manifestação - xx/xx/xxxx

Solicitamos que as manifestações sejam apresentadas por meio de resposta a este e-mail, na opção “responder a todos”, e que seja submetida planilha modificada com os pretendidos quantitativos a serem requisitados pela unidade, com as respectivas justificativas para compra (preenchendo as colunas “Unidade Requisitante na Intenção Interna”, “Quantidade” e “Justificativa”).

Não alterar dados da planilha, apenas incluir a informação das quantidades e as justificativas. Alterações nos dados já postos na planilha, como especificação, serão desconsideradas.

Ressaltamos que demandas manifestadas após o prazo estabelecido e/ou manifestadas por outra via que não este Grupo de Aquisições, também serão desconsideradas.

No caso das Unidades Acadêmicas, deverão apresentar demanda consolidada considerando todos os departamentos que se vinculam à Faculdade/Instituto/Escola.

As demandas desse(s) item(ns) registradas no PCA 202x já foram consideradas, não devendo ser manifestadas novamente.

Trata-se de um processo de compra por inexigibilidade de licitação, portanto, solicitamos documento assinado pela autoridade competente declarando que possui recurso para efetivar a aquisição/contratação.

 

A planilha a ser disponibilizada como anexo do e-mail é o arquivo “Planilha Intenção Interna”.

 

No dia útil seguinte ao término do prazo para manifestação, deve-se responder o mesmo e-mail com o seguinte:

 

Prazo para manifestação encerrado. Nenhuma unidade manifestou demanda. 

 

OU

 

Prazo para manifestação encerrado.

Foi feito download das planilhas enviadas no dia de hoje e, sendo assim, eventuais futuras alterações nos arquivos serão desconsideradas.

As demandas serão analisadas pela Equipe de Planejamento da Contratação. 

 

 

Cumprida a etapa de consultar a comunidade quanto à Intenção Interna de Aquisição/Contratação, quando pertinente, o anexo I do ETP será a “Planilha Consolidada Intenção Interna”, que no Sistema ETP Digital deve ser inserida no formato pdf.

 

Deve-se, também, alterar no arquivo do ETP os quantitativos e valores nos itens 11 e 13 e no documento das pesquisas de preços.

 

Caso nenhuma unidade manifeste interesse na intenção interna, o Anexo I do ETP será o arquivo Comprovante Intenção Interna, que deverá ser um pdf unificando o e-mail de quando divulgou a intenção interna e o e-mail de encerramento da mesma.

 

Caso, excepcionalmente, se opte por não realizar a intenção interna, deve-se então pular essa etapa descrita acima e justificar.

 

Atenção para ter o cuidado com a numeração dos anexos do ETP, de acordo com cada situação acima e à medida que vão sendo criados ao longo da escrita do ETP. Além da Intenção Interna de Aquisição / Contratação e da Pesquisa de Preços, caso a EPC entenda pertinente, o ETP pode ter outros anexos adicionais.

 

Resumidamente, o ETP geralmente terá os seguintes anexos:

 

Quando se realiza Intenção Interna de Aquisição/Contratação:

 

Quando não se realiza Intenção Interna de Aquisição/Contratação:

 

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Sistema ETP Digital

Após concluída a primeira versão do ETP e seu(s) anexo(s), deve-se transcrevê-lo para o Sistema ETP Digital, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , solicitar que todos os responsáveis assinem no Sistema ETP Digital e fazer o download para inserção no processo.

 

Caso ao longo da instrução processual haja necessidade de realizar alguma alteração no ETP, atualizar o ETP e seu(s) anexo(s) no Sistema ETP Digital, retirando-o do status concluído, alterando e concluindo novamente.

 

O Sistema ETP Digital atribuirá um número ao ETP.

 

Ao se transcrever o ETP no Sistema ETP Digital, deve-se selecionar o ETP de TIC.

 

Para solicitar assinaturas da EPC no ETP Digital, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.

 

Realizadas todas essas etapas descritas acima, uma vez concluído o ETP e baixado do Sistema ETP Digital devidamente assinado, deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Estudo preliminar para contratação”, fazendo upload da versão assinada do ETP baixado do Sistema ETP Digital.

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Aprovação do ETP pela Autoridade Máxima de TIC

Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração Autoridade Máxima TIC - ETP” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI. 

 

Nos casos onde se dispensou a divulgação de intenção interna, a autorização dessa dispensa também fará parte desse documento.

Estudo Técnico Preliminar - ETP

Aprovação do ETP pela Autoridade Competente

Uma vez aprovado pela Autoridade Máxima de TIC, deve ser solicitada aprovação do ETP pela Autoridade Competente.

 

Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho”, colar o conteúdo do documento “Despacho Autoridade Competente - ETP” e assinado pelo Coordenador da CAT. 

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”. 

 

A SGV responderá o despacho (“Despacho Aprovação Autoridade Competente - ETP”)e o processo deve ser recebido pela CAT.

 

Caso a resposta da Autoridade Competente solicite ajustes, promover os ajustes necessários, atualizar no Sistema ETP Digital, assinar e inserir novamente no SEI, repetindo esse ciclo até aprovação.

 

Caso o ETP seja reprovado, sem solicitação de ajustes e sim com determinação de não prosseguir com a demanda, o requisitante deve ser informado por meio do arquivo “Modelo email Requisitante Reprovação ETP”

 

Vencida essa etapa, deve ser agendada reunião, pelo meet, com a EPC para alinhar os trabalhos da próxima etapa (TR) e, após a reunião, gravada, deve ser enviado para a EPC o e-mail “Modelo e-mail EPC TR”.

Termo de Referência - TR

Termo de Referência - TR

TR

O TR (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) deve ser preenchido pelos integrantes requisitante, técnico e administrativo.

 

Pontos importantes que devem estar claros no TR:

 

O TR pode ter como anexos, caso haja previsão de contrato e seja contratação de serviço, o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e o Termo de Ciência. 

 

Da mesma forma, caso haja previsão de contrato, podem haver também os anexos: Termo de Recebimento Provisório (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) e Termo de Recebimento Definitivo.

 

Um outro anexo possível é o Termo de Garantia. Há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço.

 

Caso necessário, o TR pode ter outros anexos, devidamente identificados e numerados.

 

Observação: a numeração dos anexos do TR surge à medida que eles vão sendo citados ao longo do TR, o que pode variar de processo para processo. Assim, a ordem citada acima é apenas para fins de citação dos modelos de documentos. Recomenda-se atenção e cuidado com essa numeração!

 

Na etapa de elaboração do TR, algumas ações são feitas em paralelo, são elas: cadastro do item no Sipac, requisição de compra do item no Sipac, criação do processo de compra no Sipac e consulta à COP (para dotação orçamentária e classificação da despesa). Essas ações serão detalhadas abaixo.

Termo de Referência - TR

Cadastro do item no Sipac

Com a informação da classificação contábil, deve-se criar o item no Catálogo de Materiais do Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").

 

Caso o item já conste no Catálogo de Materiais da CAT ou trate de serviços já padronizados pela CAT, com a mesma especificação desejada, não se fará o cadastro, deve-se usar o código já existente.

Termo de Referência - TR

Requisição de compra do item no Sipac

Fazer a requisição de compra do item no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC") .

 

Verificar se o calendário de compras está aberto e, se necessário, abri-lo (vide "TUTORIAL SIPAC") .

 

Solicitar ao Coordenador da CAT que aprove (finalize) a requisição.

Termo de Referência - TR

Criação do processo de compra no Sipac

Acessar a planilha compartilhada pela DLC e obter um número para a inexigibilidade de licitação, preenchendo os campos solicitados - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QFLl0B2l-Na-mMrNlmju9TJYpu5hjoe1VB-5Uv_3K_A/edit#gid=0  

 

Criar o processo de compra no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").

 

Sempre verificar se a ordem dos itens do processo está a mesma em todos os locais: Termo de Referência, Sipac e Comprasnet. Essa verificação é importante para evitar problemas no momento do empenho. Caso não esteja, alterar no Sipac na opção de gerenciar ordem dos itens - vide “TUTORIAL SIPAC”.

Termo de Referência - TR

Consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento

Deve ser feita consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento - COP, a respeito da dotação orçamentária / classificação da despesa.

 

Essa consulta deve ser feita por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Consulta Dotação e Classificação Despesa” e assinado pelo Coordenador da CAT. 

 

Se houve demanda na intenção interna, o documento assinado pela autoridade competente declarando que possui recurso para efetivar a aquisição/contratação deve ser inserido no SEI, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.

 

A COP vai responder e deve-se receber de volta o processo.

Termo de Referência - TR

Artefatos Digitais

Após concluída a primeira versão do TR e seu(s) anexo(s), deve-se transcrevê-los para o módulo Artefatos Digitais, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , solicitar que todos os responsáveis assinem no módulo Artefatos Digitais e deverá ser feito o download para inserção no processo.

 

Caso ao longo da instrução processual haja necessidade de realizar alguma alteração no TR, atualizar o TR e seu(s) anexo(s) no módulo Artefatos Digitais, retirando-o do status concluído, alterando e concluindo novamente.

 

O módulo Artefatos Digitais atribuirá um número ao TR e a cada anexo.

 

Ao se transcrever o TR e seus anexos no módulo Artefatos Digitais, deve-se usar o tipo “TR em branco” e inserir manualmente os campos.

 

Ao se transcrever os anexos do TR, exceto o ETP, deve-se usar o tipo “Artefato em branco” e inserir manualmente o nome e os campos. Deve ser colocado como responsável e assinante o integrante administrativo. A versão concluída e assinada deve ser anexada ao TR Digital.

 

Para solicitar assinaturas da EPC, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.

 

Para inserir o TR e seus anexos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Termo de Referência”, fazendo upload da versão assinada do TR baixado do Artefatos Digitais.

Termo de Referência - TR

Minuta de Contrato

Nos casos em que houver contrato, a Minuta de Termo de Contrato (há uma versão para material e uma versão para serviço) deverá ser transcrita no módulo Artefatos Digitais, no tipo “Contrato em branco” e inserir manualmente os campos. Para solicitar assinatura, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”. Deve ser colocado como responsável e assinante o diretor da DGTI.

Termo de Referência - TR

Pré-habilitação

Consulta prévia aos documentos do fornecedor que se está pretendendo contratar por inexigibilidade de licitação (pré-habilitação). Devem ser realizadas as seguintes consultas:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Caso a empresa seja enquadrada como sociedade anônima ou algum outro enquadramento que não tenha um sócio majoritário, não se realiza as consultas em nome do sócio majoritário.

 

Caso o sócio majoritário seja outra empresa, realizam-se as consultas no CNPJ da empresa considerada sócio majoritário, sem prejuízo das consultas no CNPJ da empresa a ser contratada.

 

O CADIN deverá ser consultado somente se houver contrato.

 

O CADIN é meramente uma consulta e, independente se há ou não alguma ocorrência, se mantém a contratação com o fornecedor em questão. Isso é um entendimento dos órgãos de controle e também uma orientação da nossa Procuradoria.

 

Já para as demais consultas acima, se houver alguma ocorrência sanável, providenciar junto ao fornecedor documentação para isso. Caso a ocorrência seja insanável, não será possível contratar com o fornecedor em questão. 

 

Fazer um pdf único com todos os documentos da pré-habilitação. Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Habilitação de Fornecedor”, fazendo upload do pdf consolidado.

Termo de Referência - TR

Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação e Declaração de Vedação ao Nepotismo

Submeter o TR ao fornecedor para conhecimento (também a minuta de contrato, se houver) junto com a declaração de conhecimento e concordância com as condições da contratação e com a declaração de vedação ao nepotismo. 

 

Esses documentos serão submetidos pelo e-mail "Modelo de e-mail envio declarações fornecedor" ao fornecedor que tomará conhecimento do TR e eventual minuta de contrato e, no caso das declarações, preencherá e devolverá ambas, assinadas, via e-mail.

 

As declarações assinadas devem ser inseridas no SEI, inserindo, para cada uma, um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Declaração”.

Termo de Referência - TR

Declaração da Autoridade Máxima de TIC

Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração Autoridade Máxima TIC - TR” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.

Termo de Referência - TR

Aprovação de TR e Autorização para Licitação pela Autoridade Competente

Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho” e colar o conteúdo do documento “Despacho Autoridade Competente - TR” e assinado pelo Coordenador da CAT. 

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”. 

 

A SGV responderá o despacho (“Despacho Aprovação Autoridade Competente”) e o processo deve ser recebido pela CAT.

 

Caso a resposta da Autoridade Competente solicite ajustes, promover os ajustes necessários, atualizar no módulo Artefatos Digitais, assinar e inserir novamente no SEI, repetindo esse ciclo até aprovação.

 

Caso o TR seja reprovado, sem solicitação de ajustes e sim com determinação de não prosseguir com a demanda, o requisitante deve ser informado por meio do arquivo “Modelo email Requisitante Reprovação TR”.

Mapa de Gerenciamento de Riscos

Mapa de Gerenciamento de Riscos

Mapa de Riscos

O preenchimento do Mapa de Gerenciamento de Riscos, referente à fase de planejamento da contratação, se inicia no ETP e finaliza ao concluir o TR. 

 

Após concluída a primeira versão do Mapa de Gerenciamento de Riscos, deve-se transcrevê-lo para o módulo Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federal, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , deverá ser feito o download e solicitar que todos os responsáveis assinem pelo serviço de assinatura eletrônica do gov.br, endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica para inserção no processo.

 

O sistema digital atribuirá um número ao Mapa de Gerenciamento de Riscos.

 

Para inserir o Mapa de Gerenciamento de Riscos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Mapa de Riscos”, fazendo upload da versão assinada do Mapa de gerenciamento de Riscos baixado do Sistema Digital.

 

Os riscos da fase de seleção do fornecedor e da fase de gestão do contrato também devem ser mapeados nesse momento e atualizados ao final dessas respectivas fases. Para atualizar o mapa de gerenciamento de riscos, retira-se do status concluído, altera-se e conclui-se novamente.

 

Vencida essa etapa, enviar para a EPC o e-mail “Modelo email EPC mudança de fase”.

Portarias pertinentes ao processo de inexigibilidade de licitação

Portarias pertinentes ao processo de inexigibilidade de licitação

Portarias

Demais portarias pertinentes ao processo de inexigibilidade de licitação, que não as relacionadas à EPC.

 

Para inserir no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Portaria”, fazendo upload do documento com as portarias condensadas - “Portarias IN”.

Aplicabilidade da ON AGU 69/2021

Aplicabilidade da ON AGU 69/2021

ON AGU nº 69, de 13 de setembro de 2021

A Orientação Normativa AGU nº 69, de 13 de setembro de 2021,  traz em sua redação:

 

NÃO É OBRIGATÓRIA MANIFESTAÇÃO JURÍDICA NAS CONTRATAÇÕES DIRETAS DE PEQUENO VALOR COM FUNDAMENTO NO ART. 75, I OU II, E § 3º DA LEI Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021, SALVO SE HOUVER CELEBRAÇÃO DE CONTRATO ADMINISTRATIVO E ESTE NÃO FOR PADRONIZADO PELO ÓRGÃO DE ASSESSORAMENTO JURÍDICO, OU NAS HIPÓTESES EM QUE O ADMINISTRADOR TENHA SUSCITADO DÚVIDA A RESPEITO DA LEGALIDADE DA DISPENSA DE LICITAÇÃO. APLICA-SE O MESMO ENTENDIMENTO ÀS CONTRATAÇÕES DIRETAS FUNDADAS NO ART. 74, DA LEI Nº 14.133, DE 2021, DESDE QUE SEUS VALORES NÃO ULTRAPASSEM OS LIMITES PREVISTOS NOS INCISOS I E II DO ART. 75, DA LEI Nº 14.133, DE 2021.

 

 

ATENÇÃO! SE A INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO SE ENQUADRAR NA ON AGU 69/2021, PULAR PARA A ETAPA “HABILITAÇÃO FINAL”. SE NÃO, PROSSEGUIR AQUI NA SEQUÊNCIA...

Declaração de utilização dos modelos SISP/AGU

Declaração de utilização dos modelos SISP/AGU

Declaração de utilização dos modelos SISP/AGU

Declaração onde se indica os modelos/versões dos artefatos utilizados e eventuais alterações realizadas.

 

Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração modelos SISP / AGU” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.

Checklist da CAT

Checklist da CAT

Checklist da CAT

Lista de verificação anterior ao envio do processo à Procuradoria.

 

Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Checklist” e colar o conteúdo do documento “Lista de verificação”.

Parecer jurídico

Parecer jurídico

Consulta à Procuradoria

Deve ser enviado ofício para Procuradoria solicitando parecer jurídico.

 

Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Ofício”, colar o conteúdo do documento “Ofício Procuradoria” e solicitar assinatura do Superintendente de Governança.

 

O processo deve ser enviado para a unidade “PG/REITORIA - Procuradoria Geral”.

Parecer jurídico

Recebimento do parecer jurídico

Receber o  processo no SEI.

 

O parecer deve ser analisado. É importante se atentar também para os itens que não estejam em “negrito”.

Parecer jurídico

Atendimento ao parecer

Documento produzido após análise do parecer jurídico, apontando as ações/documentos pertinentes ao que foi considerado no parecer.

 

Após concluído, em sua versão final, deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Licitação: Atende parecer da Procuradoria Federal”, colar o conteúdo do documento “Atendimento parecer juridico” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.

 

Após atendimento do Parecer Jurídico, caso tenha sido realizada alguma alteração no ETP e seus anexos, no TR e seus anexos, no Mapa de Riscos e/ou na Minuta de Contrato, atualizar esses respectivos documentos também no Portal de Compras do Governo Federal, no endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp 

Habilitação final

Habilitação final

Habilitação final

Nova consulta aos seguintes documentos do fornecedor:

 

 

 

 

 

 

Caso a empresa seja enquadrada como sociedade anônima ou algum outro enquadramento que não tenha um sócio majoritário, não se realiza as consultas em nome do sócio majoritário.

 

Caso o sócio majoritário seja outra empresa, realizam-se as consultas no CNPJ da empresa considerada sócio majoritário, sem prejuízo das consultas no CNPJ da empresa a ser contratada.

 

Se houver alguma ocorrência sanável, providenciar junto ao fornecedor documentação para isso. Caso a ocorrência seja insanável, não será possível contratar com o fornecedor em questão. 

 

Fazer um pdf único com todos os documentos da habilitação. Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Habilitação de Fornecedor”, fazendo upload do pdf consolidado.

Atualização do Mapa de Gerenciamento de Riscos

Atualização do Mapa de Gerenciamento de Riscos

Atualização do Mapa de Riscos

Antes da divulgação da compra, deve-se atualizar o Mapa de Riscos, no tocante à Fase de Seleção do Fornecedor, para atendimento da IN 94/2022. 

 

Se houver necessidade de atualizar algum risco, fazer a atualização no módulo Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federa e deverá ser feito o download e solicitar que todos os responsáveis assinem pelo serviço de assinatura eletrônica do gov.br, endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica para inserção no processo. Para inserir o Mapa de Gerenciamento de Riscos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Mapa de Riscos”, fazendo upload da versão assinada do Mapa de gerenciamento de Riscos baixado do Sistema Digital.

 

Considerando que, na elaboração do Mapa de Riscos, já foram inseridos riscos pertinentes às fases de seleção do fornecedor e de gestão do contrato, na maioria das vezes, não será necessário atualizá-los nesse momento. No entanto, deve ser criado no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração de não atualização do mapa de riscos” e a EPC deve assinar.

Ratificação

Ratificação

Ratificação

Envio para a Reitoria, solicitando que o reitor ratifique o processo.

 

Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho”, colar o conteúdo do documento “Despacho ratificação” e solicitar assinatura do Coordenador da CAT. O processo deve ser enviado para a unidade “GAB/REITORIA - Gabinete do Reitor”.

 

O modelo do “Despacho resposta ratificação” deve ser enviado para os e-mails reitoria@ufla.br e recepcao.reitoria@ufla.br 

 

Receber o processo no SEI, com a resposta da Reitoria.

Publicação no site da DGTI

Publicação no site da DGTI

Publicação no site da DGTI

Até a data de divulgação da compra, abrir chamado no GLPI no site da DGTI para publicação do TR (que contém o ETP como anexo) para cumprimento ao artigo 34 da IN SGD/ME nº 94/2022.

Sugestão de texto de acordo com o formulário do GLPI:

 

URL do Site : https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla    

 

Descrição Detalhada :

 

Solicitamos a divulgação no endereço eletrônico https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla , no "Ano 202x", do arquivo anexado nesta mensagem, relativo ao processo de contratação xxxxxxxx ou de aquisição xxxxxxxxxxx.

 

Gentileza inserir o seguinte texto:

 

"202x - xxxobjetoxxxxxx

 

Termo de Referência"

 

Justificativa : A fim de realizar o cumprimento do artigo 34 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022, que trata da transparência dos documentos produzidos na fase de planejamento da contratação.

 

Anexo: anexar TR

Divulgação da IN no Comprasnet e no PNCP

Divulgação da IN no Comprasnet e no PNCP

Divulgação da IN no Comprasnet e no PNCP

Divulgar a inexigibilidade de licitação - vide:

https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/cursos-e-capacitacoes/materiais-de-apoio/novo-sistema-divulgacao-de-contratacoes-parte-1.pdf

https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/cursos-e-capacitacoes/materiais-de-apoio/novo-sistema-divulgacao-de-contratacoes-parte-2.pdf

https://www.youtube.com/watch?v=H7z9DFBpShM

 

O print da tela da inexigibilidade de licitação divulgada deve ser inserido no SEI, criando um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Documentos Comprobatórios”.

Solicitação de empenho

Solicitação de empenho

Solicitação de empenho

Após a divulgação da compra, no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC"), deve-se cadastrar as propostas, julgar e emitir resumo para empenho. O resumo para empenho deve ser inserido no SEI, criando um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Nota de Empenho”.

 

A solicitação do empenho, para a COP, deve ser feita por meio do tipo de documento “Despacho”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Solicitação de Empenho” e assinado pelo Coordenador da CAT. 

 

O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.

Comunicação ao requisitante

Comunicação ao requisitante

Comunicação ao requisitante

Deve ser iniciado no SEI um processo do tipo “Administração: Comunicação Interna” e inserido um documento do tipo “Ofício”, colando o conteúdo do documento “Ofício Requisitante”. O processo deve ser movido para a(s) unidade(s) requisitante(s) e inserido como processo relacionado ao processo de compra, por meio da opção “relacionamentos do processo”.

 

Caso existam requisitantes por meio da intenção interna de aquisição/contratação, enviar como resposta a todos no e-mail que foi enviado no momento da intenção interna de aquisição/contratação, no Grupo de Aquisições da UFLA https://groups.google.com/a/ufla.br/g/compras.ufla?hl=pt-BR  com o seguinte texto:

 

Essa demanda foi atendida por meio da IN nº xx/202x e o empenho foi solicitado. Maiores informações sobre tramitações e entrega, favor buscar junto à Diretoria de Materiais e Patrimônio (DMP).

 

Além das comunicações descritas acima para os requisitantes, a EPC deve ser comunicada do término dos trabalhos, por e-mail - “Modelo email desfazer EPC”.

Observações importantes

Observações importantes

Observações importantes

“Art. 74. É inexigível a licitação quando inviável a competição, em especial nos casos de:

I - aquisição de materiais, de equipamentos ou de gêneros ou contratação de serviços que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos;

 (...)”

 

 

Siape e matrícula não serão tarjados.

 

 

 

 

 

 

 

 

Árvore de documentos do processo

Árvore de documentos do processo

Ordem dos documentos na árvore de documentos do processo

 

Documento no Drive

Opção de Tipo de Documento - SEI

Despacho da Área Requisitante (DFD)

TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD

DFD Digital

Externo - Anexo ou Externo - Documento de Formalização de Demanda - DFD

Despacho Área de TIC 

Despacho

Despacho Área Administrativa

Despacho

Portaria Designação EPC

Portaria

Ofício Solicitação Classificação Contábil*

Ofício

Resposta (Classificação contábil)*

Despacho

ETP + seus anexos

Externo - Licitação: Estudo preliminar para contratação

Declaração Autoridade Máxima TIC - ETP

Declaração

Despacho Autoridade Competente - ETP

Despacho

Despacho Aprovação Autoridade Competente - ETP

Despacho

Consulta Dotação e Classificação Despesa

Ofício

Resposta COP

Orçamento: Dotação e/ou classificação de despesa

Termo de Referência - material ou Termo de Referência - serviço + seus anexos

Externo - Termo de Referência

Minuta de Termo de Contrato

Minuta de Contrato

Pré-habilitação

Externo - Licitação: Habilitação de Fornecedor

Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação

Externo - Declaração

Declaração de Vedação ao Nepotismo

Externo - Declaração

Declaração Autoridade Máxima TIC - TR

Declaração

Despacho Autoridade Competente - TR

Despacho

Despacho Aprovação Autoridade Competente - TR 

Despacho

Mapa de Gerenciamento de Riscos

Externo - Mapa de Riscos

Portarias IN

Externo - Portarias

Declaração modelos SISP / AGU*

Declaração

Checklist*

Lista de Verificação

Ofício Procuradoria*

Ofício

Parecer jurídico*

Externo - Parecer

Atendimento Parecer Jurídico*

Licitação: Atende parecer da Procuradoria Federal

Habilitação final

Externo - Licitação: Habilitação de Fornecedor

Mapa de Riscos atualizado ou Declaração de não atualização do mapa de riscos

Externo - Mapa de Riscos ou Declaração

Despacho ratificação

Despacho

Despacho resposta ratificação

Despacho

Solicitação de Empenho

Despacho

 

* Esse documento pode ter ou não, vide POP.