Termo de Referência - TR
- TR
- Cadastro do item no Sipac
- Requisição de compra do item no Sipac
- Criação do processo de compra no Sipac
- Consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento
- Artefatos Digitais
- Minuta de Contrato
- Pré-habilitação
- Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação e Declaração de Vedação ao Nepotismo
- Declaração da Autoridade Máxima de TIC
- Aprovação de TR e Autorização para Licitação pela Autoridade Competente
TR
O TR (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) deve ser preenchido pelos integrantes requisitante, técnico e administrativo.
Pontos importantes que devem estar claros no TR:
- especificação detalhada do objeto a ser licitado
- justificativa(s)
- condições de execução do objeto
O TR pode ter como anexos, caso haja previsão de contrato e seja contratação de serviço, o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e o Termo de Ciência.
Da mesma forma, caso haja previsão de contrato, podem haver também os anexos: Termo de Recebimento Provisório (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) e Termo de Recebimento Definitivo.
Um outro anexo possível é o Termo de Garantia. Há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço.
Caso necessário, o TR pode ter outros anexos, devidamente identificados e numerados.
Observação: a numeração dos anexos do TR surge à medida que eles vão sendo citados ao longo do TR, o que pode variar de processo para processo. Assim, a ordem citada acima é apenas para fins de citação dos modelos de documentos. Recomenda-se atenção e cuidado com essa numeração!
Na etapa de elaboração do TR, algumas ações são feitas em paralelo, são elas: cadastro do item no Sipac, requisição de compra do item no Sipac, criação do processo de compra no Sipac e consulta à COP (para dotação orçamentária e classificação da despesa). Essas ações serão detalhadas abaixo.
Cadastro do item no Sipac
Com a informação da classificação contábil, deve-se criar o item no Catálogo de Materiais do Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").
Caso o item já conste no Catálogo de Materiais da CAT ou trate de serviços já padronizados pela CAT, com a mesma especificação desejada, não se fará o cadastro, deve-se usar o código já existente.
Requisição de compra do item no Sipac
Fazer a requisição de compra do item no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC") .
Verificar se o calendário de compras está aberto e, se necessário, abri-lo (vide "TUTORIAL SIPAC") .
Solicitar ao Coordenador da CAT que aprove (finalize) a requisição.
Criação do processo de compra no Sipac
Acessar a planilha compartilhada pela DLC e obter um número para a inexigibilidade de licitação, preenchendo os campos solicitados - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QFLl0B2l-Na-mMrNlmju9TJYpu5hjoe1VB-5Uv_3K_A/edit#gid=0
Criar o processo de compra no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").
Sempre verificar se a ordem dos itens do processo está a mesma em todos os locais: Termo de Referência, Sipac e Comprasnet. Essa verificação é importante para evitar problemas no momento do empenho. Caso não esteja, alterar no Sipac na opção de gerenciar ordem dos itens - vide “TUTORIAL SIPAC”.
Consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento
Deve ser feita consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento - COP, a respeito da dotação orçamentária / classificação da despesa.
Essa consulta deve ser feita por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Consulta Dotação e Classificação Despesa” e assinado pelo Coordenador da CAT.
Se houve demanda na intenção interna, o documento assinado pela autoridade competente declarando que possui recurso para efetivar a aquisição/contratação deve ser inserido no SEI, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.
O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.
A COP vai responder e deve-se receber de volta o processo.
Artefatos Digitais
Após concluída a primeira versão do TR e seu(s) anexo(s), deve-se transcrevê-los para o módulo Artefatos Digitais, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , solicitar que todos os responsáveis assinem no módulo Artefatos Digitais e deverá ser feito o download para inserção no processo.
Caso ao longo da instrução processual haja necessidade de realizar alguma alteração no TR, atualizar o TR e seu(s) anexo(s) no módulo Artefatos Digitais, retirando-o do status concluído, alterando e concluindo novamente.
O módulo Artefatos Digitais atribuirá um número ao TR e a cada anexo.
Ao se transcrever o TR e seus anexos no módulo Artefatos Digitais, deve-se usar o tipo “TR em branco” e inserir manualmente os campos.
Ao se transcrever os anexos do TR, exceto o ETP, deve-se usar o tipo “Artefato em branco” e inserir manualmente o nome e os campos. Deve ser colocado como responsável e assinante o integrante administrativo. A versão concluída e assinada deve ser anexada ao TR Digital.
Para solicitar assinaturas da EPC, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.
Para inserir o TR e seus anexos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Termo de Referência”, fazendo upload da versão assinada do TR baixado do Artefatos Digitais.
Minuta de Contrato
Nos casos em que houver contrato, a Minuta de Termo de Contrato (há uma versão para material e uma versão para serviço) deverá ser transcrita no módulo Artefatos Digitais, no tipo “Contrato em branco” e inserir manualmente os campos. Para solicitar assinatura, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”. Deve ser colocado como responsável e assinante o diretor da DGTI.
Pré-habilitação
Consulta prévia aos documentos do fornecedor que se está pretendendo contratar por inexigibilidade de licitação (pré-habilitação). Devem ser realizadas as seguintes consultas:
- comprovante de inscrição e de situação cadastral - Receita Federal, em nome do CNPJ do fornecedor (http://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp)
- certidão Sicaf - situação do fornecedor, em nome do CNPJ do fornecedor (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp → SICAF → Consulta --> Situação do Fornecedor)
- certidão Sicaf - credenciamento, em nome do CNPJ do fornecedor (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp → SICAF --> Consulta --> Níveis de Cadastramento --> Nível I - Credenciamento)
- certidões Portal da Transparência, CNJ e TCU, em nome do CNPJ do fornecedor, podem ser obtidas de forma conjunta/consolidada (https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/)
- certidão Portal da Transparência em nome do CPF do sócio majoritário (https://portaldatransparencia.gov.br/sancoes/consulta?ordenarPor=nomeSancionado&direcao=asc)
- certidão CNJ, em nome do CPF do sócio majoritário (https://www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php)
- certidão TCU, em nome do CPF do sócio majoritário (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=1660:3:106024602509033::::P3_TIPO_RELACAO:INIDONEO)
- CADIN (Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal), em nome do CNPJ do fornecedor (https://cadin.pgfn.gov.br/#/home → Consulta Contratante)
Caso a empresa seja enquadrada como sociedade anônima ou algum outro enquadramento que não tenha um sócio majoritário, não se realiza as consultas em nome do sócio majoritário.
Caso o sócio majoritário seja outra empresa, realizam-se as consultas no CNPJ da empresa considerada sócio majoritário, sem prejuízo das consultas no CNPJ da empresa a ser contratada.
O CADIN deverá ser consultado somente se houver contrato.
O CADIN é meramente uma consulta e, independente se há ou não alguma ocorrência, se mantém a contratação com o fornecedor em questão. Isso é um entendimento dos órgãos de controle e também uma orientação da nossa Procuradoria.
Já para as demais consultas acima, se houver alguma ocorrência sanável, providenciar junto ao fornecedor documentação para isso. Caso a ocorrência seja insanável, não será possível contratar com o fornecedor em questão.
Fazer um pdf único com todos os documentos da pré-habilitação. Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Habilitação de Fornecedor”, fazendo upload do pdf consolidado.
Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação e Declaração de Vedação ao Nepotismo
Submeter o TR ao fornecedor para conhecimento (também a minuta de contrato, se houver) junto com a declaração de conhecimento e concordância com as condições da contratação e com a declaração de vedação ao nepotismo.
Esses documentos serão submetidos pelo e-mail "Modelo de e-mail envio declarações fornecedor" ao fornecedor que tomará conhecimento do TR e eventual minuta de contrato e, no caso das declarações, preencherá e devolverá ambas, assinadas, via e-mail.
As declarações assinadas devem ser inseridas no SEI, inserindo, para cada uma, um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Declaração”.
Declaração da Autoridade Máxima de TIC
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração Autoridade Máxima TIC - TR” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Aprovação de TR e Autorização para Licitação pela Autoridade Competente
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho” e colar o conteúdo do documento “Despacho Autoridade Competente - TR” e assinado pelo Coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”.
A SGV responderá o despacho (“Despacho Aprovação Autoridade Competente”) e o processo deve ser recebido pela CAT.
Caso a resposta da Autoridade Competente solicite ajustes, promover os ajustes necessários, atualizar no módulo Artefatos Digitais, assinar e inserir novamente no SEI, repetindo esse ciclo até aprovação.
Caso o TR seja reprovado, sem solicitação de ajustes e sim com determinação de não prosseguir com a demanda, o requisitante deve ser informado por meio do arquivo “Modelo email Requisitante Reprovação TR”.