POP - DL
Procedimento Operacional Padrão - POP para os processos de contratação de serviços e aquisição de bens e materiais enquadrados como solução de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC instruídos por Dispensa de Licitação - DL pela CAT/DGTI
- Formalização da demanda
- Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC
- Estudo Técnico Preliminar - ETP
- ETP
- Consulta à Diretoria de Contabilidade
- Pesquisa de Preços
- Intenção Interna de Aquisição / Contratação
- Sistema ETP Digital
- Aprovação do ETP pela Autoridade Máxima de TIC
- Aprovação do ETP pela Autoridade Competente
- Termo de Referência - TR
- TR
- Cadastro do item no Sipac
- Requisição de compra do item no Sipac
- Criação do processo de compra no Sipac
- Consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento
- Artefatos Digitais
- Minuta de Contrato
- ATENÇÃO! CASO A DISPENSA DE LICITAÇÃO SEJA COM DISPUTA DE LANCES (DISPENSA ELETRÔNICA), PULAR PARA O TÓPICO “DECLARAÇÃO DA AUTORIDADE MÁXIMA DE TIC”. CASO NÃO SEJA, PROSSEGUIR AQUI NA SEQUÊNCIA…
- Pré-habilitação
- Declarações do fornecedor
- Declaração da Autoridade Máxima de TIC
- Aprovação de TR e Autorização da Autoridade Competente
- Mapa de Gerenciamento de Riscos
- Portarias pertinentes ao processo de dispensa de licitação
- ATENÇÃO! A PARTIR DESSE MOMENTO O PROCESSO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PODE TOMAR DOIS CAMINHOS:
- DISPENSA DE LICITAÇÃO COM DISPUTA DE LANCES (DISPENSA ELETRÔNICA) [A] OU DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES [B]. DESSA FORMA, SEGUIR ESSE POP INDO PARA O TÓPICO PERTINENTE AO PROCESSO EM INSTRUÇÃO: A OU B!
- A - DISPENSA DE LICITAÇÃO COM DISPUTA DE LANCES - DISPENSA ELETRÔNICA
- Aviso de Contratação Direta e anexos
- Desobrigação de parecer jurídico
- Envio da dispensa de licitação para publicação e condução do procedimento
- Comunicação com a EPC
- Publicação no site da DGTI
- Hipótese de procedimento fracassado ou deserto
- Solicitação de Empenho
- Comunicação ao requisitante
- B - DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES
- Declaração de utilização dos modelos SISP/AGU
- Checklist da CAT
- Consulta à Procuradoria
- Recebimento do parecer jurídico
- Atendimento ao parecer
- Habilitação Final
- Atualização do Mapa de Riscos
- Ratificação
- Publicação no site da DGTI
- Divulgação da DL no Comprasnet e no PNCP
- Solicitação de Empenho
- Comunicação ao Requisitante
- Observações importantes
- Árvore de documentos do processo
Formalização da demanda
Documento de Formalização da Demanda - DFD
Para formalizar uma demanda para a CAT, a área requisitante deve iniciar, no SEI, um processo “restrito” do tipo “Tecnologia da Informação: Aquisição e Contratação de TIC”.
A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.
Após, deve ser inserido e preenchido, no próprio SEI, o documento do tipo “TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD”, que trata-se de um despacho da área requisitante e que deve ser assinado pela chefia da área requisitante e pelo(s) integrante(s) requisitante(s).
Nesse processo, deve ser inserido no SEI, também, o DFD Digital baixado do Sistema PGC, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.
Feito isso, o processo deve ser enviado, pelo SEI, para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.
Caso a área requisitante tenha dúvidas nessa etapa de formalização da demanda de TIC e seja preciso orientá-los, há o documento “Modelo email orientação requisitante”, que pode ser enviado por e-mail para a área requisitante, para auxiliá-los.
Após receber o processo no SEI, a Secretaria da DGTI irá trabalhá-lo, nesse momento, na unidade DGTI.
Se houver dúvidas quanto ao enquadramento como sendo ou não solução de TIC, deve ser consultada a Autoridade Máxima da Área de TIC, para análise e enquadramento.
Se a demanda não for enquadrada como solução de TIC, deve ser inserido, no processo recebido no SEI, na unidade DGTI, um documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho demanda não TIC”. Dessa forma, o processo deve ser devolvido pelo SEI para a unidade de origem.
Se a demanda for enquadrada como solução de TIC, mas não estiver prevista no Plano Anual de Contratações (PCA) do ano corrente, deve ser inserido, no processo recebido no SEI, na unidade DGTI, um documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho demanda não prevista no PCA”. Dessa forma, o processo deve ser devolvido pelo SEI para a unidade de origem.
Para a demanda enquadrada como solução de TIC e prevista no PCA, deve ser inserido no SEI, na unidade DGTI, documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho Área de TIC”. Esse documento deve ser assinado pelo Diretor da DGTI e pelo(s) integrante(s) técnico(s).
O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”.
Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação - EPC
Emissão da portaria e instituição da EPC
Após receber o processo na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Despacho”, contendo o texto do documento “Despacho Área Administrativa”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança e pelo integrante(s) administrativo(s).
Na sequência, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Designação EPC”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança, para a emissão da portaria que institui a Equipe de Planejamento da Contratação - EPC. Após assinada pelo Superintendente de Governança, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).
Nesse momento, o processo será enviado à CAT.
Uma vez recebido o processo, deve ser criada uma pasta no Drive para o processo, contendo, minimamente, os documentos: ETP, Pesquisa de Preços, Mapa de Riscos, formulário de solicitação de acesso ao SIASG e planilha de análise dos itens.
Deve-se verificar, no SEI, se o processo encontra-se “restrito” e alterar o processo no SEI para “restrito”, caso esteja “público”. A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Documento Preparatório (Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011)”.
Deve ser agendada, pelo meet, uma reunião com a EPC para que sejam alinhados a forma de trabalhar, o preenchimento dos documentos e os normativos. Gravar a reunião.
Após a reunião, enviar e-mail informando à EPC o início dos trabalhos - “Modelo email EPC ETP” e criar um “Space” no Google para a EPC.
Caso a portaria da EPC precise ser reconduzida (por aproximação da data de vencimento do prazo para os documentos da fase de planejamento da contratação), orientar o responsável pela área requisitante e a EPC, por meio do e-mail “Modelo email prazo vencendo”, a enviarem e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a prorrogação do prazo para os trabalhos. Após o recebimento do e-mail de solicitação de prorrogação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Prorrogar Prazo”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).
Caso a portaria da EPC precise ser alterada (responsável pela área requisitante queira alterar, incluir ou excluir membro), orientar o responsável pela área requisitante a enviar e-mail para o endereço governanca@ufla.br solicitando a alteração. Após o recebimento do e-mail de solicitação de alteração, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Alterar Equipe”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (“Modelo email portaria EPC”).
Se a necessidade da área requisitante for prorrogar prazo e alterar equipe, no mesmo momento, adaptar os passos acima no mesmo e-mail. E, nesse caso, após o recebimento do e-mail de solicitação, na SGV, deve ser inserido documento do tipo “Portaria”, contendo o texto do documento “Portaria Prorrogar Prazo e Alterar Equipe”, que deve ser assinado pelo Superintendente de Governança. Após assinada, a portaria deve ser publicada no Boletim Interno e enviada por e-mail para a EPC (adaptar o “Modelo email portaria EPC”).
Para emitir as portarias o processo deve ser enviado à SGV e, após emitidas, a SGV deve enviar o processo novamente à CAT, que deve recebê-lo e dar continuidade à instrução processual e inserção de documentos.
Havendo emissão de portaria com alteração da EPC, inserir o(s) novo(s) membro(s) no space e indicar a ele(s) a gravação do meet para se inteirar e, caso sinta(m) necessidade, uma nova reunião pode ser agendada.
Caso, ao longo de todo o processo, seja necessário cobrar a EPC, fazer então essa cobrança, quantas vezes e em quantos momentos necessário for, por meio de e-mail - “Modelo email cobrar EPC”.
Caso, em qualquer momento ao longo de todo o processo, seja verificado que os prazos estabelecidos na portaria da EPC venceram e não houve pedido de prorrogação ou o prazo prorrogado também tenha vencido, o processo será automaticamente arquivado e deve ser comunicado por meio de e-mail - “Modelo email aviso arquivamento processo”.
Estudo Técnico Preliminar - ETP
ETP
O ETP com seus anexos será um anexo do Termo de Referência.
O ETP deve ser preenchido pelos integrantes requisitante e técnico.
Pontos importantes que devem estar claros no ETP:
- o que é a demanda/necessidade
- de onde surgiu o quantitativo
- os possíveis cenários para atendimento da demanda/necessidade e análise dos mesmos
- o porquê do cenário eleito e também o porquê do cenário eleito ser atendido por dispensa de licitação
Durante essa etapa de elaboração do ETP, algumas ações são feitas em paralelo, são elas: a consulta à Diretoria de Contabilidade, a pesquisa de preços e a intenção interna de aquisição / contratação. Essas ações serão detalhadas abaixo.
Consulta à Diretoria de Contabilidade
Para realizar a pesquisa de preços no Portal de Compras do Governo Federal, é necessário ter o código CATMAT/CATSER do(s) item(ns) a ser(em) cotado(s). Para isso, faz-se consulta à Diretoria de Contabilidade assim que se definem os itens dos cenários viáveis.
Para definir o CATMAT/CATSER, a natureza de despesa e o subelemento do(s) item(ns) a ser(em) cotado(s), deve-se solicitar auxílio à Diretoria de Contabilidade - DCONT, para a Comissão Permanente incumbida da análise, classificação e reclassificação orçamentária e contábil dos materiais, bens e serviços no âmbito da Universidade Federal de Lavras, por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, contendo o texto do documento “Oficio Solicitação Classificação Contábil” e assinado pelo coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SEC/DCONT/PROPLAG - Secretaria”.
A DCONT vai responder e deve-se receber de volta o processo.
Além de possibilitar a pesquisa de preços, a correta classificação contábil será importante para definição se trata-se de aquisição de bem permanente ou de consumo ou se trata-se de contratação de serviço, e também para o momento de cadastro do item no Catálogo de Materiais do Sipac e requisição para o processo de compra. Importante também para o empenho e pagamento da despesa, futuramente.
Uma vez classificado o objeto como material, deve-se buscar um CATMAT e, se serviço, um CATSER.
Em relação à CATMAT, deve-se seguir as orientações do Comunicado nº 02/2023 da Seges/MGI (https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/comunicados/comunicado-02-2023-utilizacao-de-codigos-genericos-na-instrucao-de-processos-de-contratacao).
Priorizar, sempre que possível, itens (CATMAT/CATSER) classificados como sustentáveis.
CATMAT/CATSER podem ser pesquisados na ferramenta do Comprasnet https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca
Caso o objeto da dispensa de licitação tenha item(ns) já padronizado(s) pelo Catálogo de Materiais da CAT ou serviços já padronizados pela CAT, não se fará a consulta à DCONT e deve-se pular essa etapa.
Ressalta-se que o CATMAT/CATSER definido será utilizado tanto para fazer a pesquisa de preços quanto no Termo de Referência, bem como Sipac e publicação da compra.
Pesquisa de Preços
A Pesquisa de Preços será um anexo do ETP.
A Pesquisa de Preços será realizada pelo Integrante Técnico, com apoio do Integrante Administrativo. Será utilizada a ferramenta Pesquisa de Preços do Portal de Compras do Governo Federal e o documento “Pesquisa de Preços” terá seu conteúdo transcrito para o tópico “Nota Técnica” da ferramenta de Pesquisa de Preços do Portal de Compras do Governo Federal.
A pesquisa de preços é regida pela Instrução Normativa Seges/ME nº 65/2021 e será um ponto relevante entre os pontos de comparação dos cenários viáveis.
Parâmetros / incisos - art. 5º da IN 65/2021:
Prioritários:
- I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente
- II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente
Quando não for possível atender essa priorização, deve-se justificar!
E, sendo assim, usar os demais incisos:
- III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso
- IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital
- V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia
Cada item deve ter no mínimo 3 pesquisas de preços.
Ressalta-se que orçamento com fornecedor é sempre a última opção, devendo sempre ser desencorajada a sua utilização pela EPC, mas, caso entendido necessário, há o documento “Modelo email solicitação orçamento fornecedor” que deve ser disponibilizado para que o Integrante Técnico faça esse contato.
Em que pese os parâmetros de pesquisa de preços acima, a dispensa de licitação sem disputa de lances, por ser uma contratação direta, necessita de proposta de preços do fornecedor com o menor e melhor preço. Adicionalmente, considera-se uma boa prática comparar preços de, no mínimo, 3 potenciais fornecedores a serem contratados, somados a preços obtidos de outros parâmetros.
Para auxiliar a avaliar se será utilizada a média ou a mediana dos valores das pesquisas de preços ou, ainda, se alguma pesquisa de preços necessita ser descartada, para se obter o valor estimado, sugere-se utilizar a “Planilha análise dos itens”.
É fundamental verificar se o objeto tem um Catálogo que define sua especificação e seu PMC-TIC, no endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/catalogo-de-solucoes-de-tic e utilizar a especificação constante no Catálogo e o PMC-TIC, no que couber. Para um item que possua PMC-TIC, a regra é:
- se a média/mediana das pesquisas de preços for menor que o PMC-TIC, não se utiliza o PMC-TIC e sim a média/mediana;
- se a média/mediana das pesquisas de preços for maior que o PMC-TIC, utiliza-se o PMC-TIC e não a média/mediana.
É importante ressaltar que a existência de PMC-TIC não isenta de ter que ser feita a pesquisa de preços, no mínimo 3 orçamentos, para cada item, sendo que o PMC-TIC não é uma das cotações.
Validade das pesquisas de preços:
- sistemas oficiais do governo: sem validade mas com aplicação de índice de atualização
- contratações similares: até 1 ano anterior à data da pesquisa de preços e com aplicação de índice de atualização
- sites, mídia especializada, tabelas e fornecedores: até 6 meses anteriores à data de divulgação do edital
- notas fiscais eletrônicas: até 1 ano anterior à data de divulgação do edital
Esses são os períodos de validade conforme a legislação e são válidos para as dispensas de licitação sem disputa de lances, onde, no momento da emissão do empenho e/ou celebração do contrato, as pesquisas de preços devem estar válidas.
No entanto, caso a dispensa de licitação seja com disputa de lances (dispensa eletrônica), conforme memorando eletrônico nº 6/2022 CL/DLC, de 19/04/2022, analisar as datas de vencimento das pesquisas de preços (considerando o tempo que um processo leva para ser instruído, mais as tramitações) de forma a utilizar aquelas em que, no momento que a dispensa de licitação for enviada para publicação e fase externa (dispensa eletrônica), ainda faltem, no mínimo, 90 dias para o seu vencimento.
Após aplicados os índices de atualização, se no momento de atendimento ao parecer jurídico / envio para publicação e fase externa houver um índice mais atualizado disponível, deve-se atualizar/reaplicar o índice mais atual vigente.
Intenção Interna de Aquisição / Contratação
A Intenção Interna de Aquisição/Contratação será um anexo do ETP.
Ainda nesse momento de elaboração do ETP, estando definida a solução eleita, deve ser publicada, por meio do e-mail compras.ufla@ufla.br , a intenção interna de aquisição/contratação, no Grupo de Aquisições da UFLA https://groups.google.com/a/ufla.br/g/compras.ufla?hl=pt-BR
O prazo mínimo que a intenção interna deve ficar publicada é de 5 dias úteis.
O assunto para o e-mail de publicação é:
Intenção Interna de Aquisição de xxxxxxxxx ou de Contratação de xxxxxxxxx
O texto do e-mail é:
Torna-se pública, por meio da Coordenadoria de Aquisições de Tecnologia da Informação - CAT/DGTI, a Intenção Interna de Aquisição de xxxxxxxxx ou de Contratação de xxxxxxxxx.
A Equipe de Planejamento da Contratação, designada pela Portaria SGV nº xxx, de xx de xxxxxx de 202x, disponibiliza, em anexo, planilha contendo o(s) item(ns) a ser(em) considerado(s) em processo de compra.
Aquelas unidades interessadas em adquirir o(s) referido(s) item(ns) deverão manifestar os quantitativos a serem incorporados à compra até a seguinte data:
Prazo para manifestação - xx/xx/xxxx
Solicitamos que as manifestações sejam apresentadas por meio de resposta a este e-mail, na opção “responder a todos”, e que seja submetida planilha modificada com os pretendidos quantitativos a serem requisitados pela unidade, com as respectivas justificativas para compra (preenchendo as colunas “Unidade Requisitante na Intenção Interna”, “Quantidade” e “Justificativa”).
Não alterar dados da planilha, apenas incluir a informação das quantidades e as justificativas. Alterações nos dados já postos na planilha, como especificação, serão desconsideradas.
Ressaltamos que demandas manifestadas após o prazo estabelecido e/ou manifestadas por outra via que não este Grupo de Aquisições, também serão desconsideradas.
No caso das Unidades Acadêmicas, deverão apresentar demanda consolidada considerando todos os departamentos que se vinculam à Faculdade/Instituto/Escola.
As demandas desse(s) item(ns) registradas no PCA 202x já foram consideradas, não devendo ser manifestadas novamente.
Trata-se de um processo de compra por dispensa de licitação, portanto, solicitamos documento assinado pela autoridade competente declarando que possui recurso para efetivar a aquisição/contratação.
A planilha a ser disponibilizada como anexo do e-mail é o arquivo “Planilha Intenção Interna”.
No dia útil seguinte ao término do prazo para manifestação, deve-se responder o mesmo e-mail com o seguinte:
Prazo para manifestação encerrado. Nenhuma unidade manifestou demanda.
OU
Prazo para manifestação encerrado.
Foi feito download das planilhas enviadas no dia de hoje e, sendo assim, eventuais futuras alterações nos arquivos serão desconsideradas.
As demandas serão analisadas pela Equipe de Planejamento da Contratação.
Após consolidar os quantitativos manifestados, reavaliar se o processo prosseguirá como dispensa de licitação. É importante ressaltar que o controle de limite das dispensas de licitação, para que não ocorra fracionamento de despesa, é de responsabilidade da DGTI. Assim, se a intenção for de que o processo prossiga como dispensa de licitação, o diretor da DGTI deve ser consultado, por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, contendo o texto do documento “Consulta Fracionamento Despesa” e assinado pelo Coordenador da CAT. Essa consulta deve ocorrer independente de ter ou não realizado a intenção interna e também independente se houve ou não demanda adicional caso realizada a intenção interna.
O processo deve ser enviado para a unidade “DGTI/SGV - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação”.
A DGTI vai responder (“Resposta Consulta Fracionamento Despesa”) e deve-se receber de volta o processo.
Caso se entenda que o processo não prosseguirá como dispensa de licitação mas sim como pregão: ir para o roteiro de pregão e prosseguir lá, mantendo os arquivos produzidos até aqui. Porém, explicando no ETP que, por ultrapassar o limite para dispensa de licitação no ano corrente, o processo prosseguirá como pregão; na Pesquisa de Preços deve-se considerar a média ou mediana de cada item, de acordo com cada caso, ao invés do "menor preço"; e no Grupo de Aquisições da UFLA deve-se publicar uma mensagem informando a extrapolação do limite de dispensa de licitação no ano corrente e que o processo prosseguirá como pregão.
Prosseguindo como dispensa de licitação, cumprida a etapa de consultar a comunidade quanto à Intenção Interna de Aquisição/Contratação, quando pertinente, o anexo I do ETP será a “Planilha Consolidada Intenção Interna”, que no Sistema ETP Digital deve ser inserida no formato pdf.
Deve-se, também, alterar no arquivo do ETP os quantitativos e valores nos itens 11 e 13 e no documento das pesquisas de preços.
Caso nenhuma unidade manifeste interesse na intenção interna, o Anexo I do ETP será o arquivo Comprovante Intenção Interna, que deverá ser um pdf unificando o e-mail de quando divulgou a intenção interna e o e-mail de encerramento da mesma.
Caso, excepcionalmente, se opte por não realizar a intenção interna, deve-se então pular essa etapa descrita acima e justificar.
Atenção para ter o cuidado com a numeração dos anexos do ETP, de acordo com cada situação acima e à medida que vão sendo criados ao longo da escrita do ETP. Além da Intenção Interna de Aquisição / Contratação e da Pesquisa de Preços, caso a EPC entenda pertinente, o ETP pode ter outros anexos adicionais.
Resumidamente, o ETP geralmente terá os seguintes anexos:
Quando se realiza Intenção Interna de Aquisição/Contratação:
- Anexo I - Planilha Consolidada Intenção Interna ou Comprovante Intenção Interna
- Anexo II - Pesquisas de Preços
- Anexo III - Comprovantes Pesquisas de Preços (somente se for realizada cotação com fornecedores ou sites ou a proposta do fornecedor a ser contratado)
- Anexo IV - Relatório Linha de Fornecimento Consultada (somente se for realizada cotação com fornecedores) ou outro documento que demonstre o critério usado para escolha dos fornecedores consultados
- Anexo V - E-mails Solicitação de Orçamento (somente se for realizada cotação com fornecedores)
- Anexo VI - xxxxxxxx
Quando não se realiza Intenção Interna de Aquisição/Contratação:
- Anexo I - Pesquisas de Preços
- Anexo II - Comprovantes Pesquisas de Preços (somente se for realizada cotação com fornecedores ou sites ou a proposta do fornecedor a ser contratado)
- Anexo III - Relatório Linha de Fornecimento Consultada (somente se for realizada cotação com fornecedores) ou outro documento que demonstre o critério usado para escolha dos fornecedores consultados
- Anexo IV - Emails Solicitação de Orçamento (somente se for realizada cotação com fornecedores)
- Anexo V - xxxxxxxx
Sistema ETP Digital
Após concluída a primeira versão do ETP e seu(s) anexo(s), deve-se transcrevê-lo para o Sistema ETP Digital, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , solicitar que todos os responsáveis assinem no Sistema ETP Digital e fazer o download para inserção no processo.
Caso ao longo da instrução processual haja necessidade de realizar alguma alteração no ETP, atualizar o ETP e seu(s) anexo(s) no Sistema ETP Digital, retirando-o do status concluído, alterando e concluindo novamente.
O Sistema ETP Digital atribuirá um número ao ETP.
Ao se transcrever o ETP no Sistema ETP Digital, deve-se selecionar o ETP de TIC.
Para solicitar assinaturas da EPC no ETP Digital, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.
Realizadas todas essas etapas descritas acima, uma vez concluído o ETP e baixado do Sistema ETP Digital devidamente assinado, deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Estudo preliminar para contratação”, fazendo upload da versão assinada do ETP baixado do Sistema ETP Digital.
Aprovação do ETP pela Autoridade Máxima de TIC
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração Autoridade Máxima TIC - ETP” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Nos casos onde se dispensou a divulgação de intenção interna, a autorização dessa dispensa também fará parte desse documento.
Aprovação do ETP pela Autoridade Competente
Uma vez aprovado pela Autoridade Máxima de TIC, deve ser solicitada aprovação do ETP pela Autoridade Competente.
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho”, colar o conteúdo do documento “Despacho Autoridade Competente - ETP” e assinado pelo Coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”.
A SGV responderá o despacho (“Despacho Aprovação Autoridade Competente - ETP”)e o processo deve ser recebido pela CAT.
Caso a resposta da Autoridade Competente solicite ajustes, promover os ajustes necessários, atualizar no Sistema ETP Digital, assinar e inserir novamente no SEI, repetindo esse ciclo até aprovação.
Caso o ETP seja reprovado, sem solicitação de ajustes e sim com determinação de não prosseguir com a demanda, o requisitante deve ser informado por meio do arquivo “Modelo email Requisitante Reprovação ETP”
Vencida essa etapa, deve ser agendada reunião, pelo meet, com a EPC para alinhar os trabalhos da próxima etapa (TR) e, após a reunião, gravada, deve ser enviado para a EPC o e-mail “Modelo e-mail EPC TR”.
Termo de Referência - TR
TR
O TR (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) deve ser preenchido pelos integrantes requisitante, técnico e administrativo.
Pontos importantes que devem estar claros no TR:
- especificação detalhada do objeto a ser licitado
- justificativa(s)
- condições de execução do objeto
O TR pode ter como anexos, caso haja previsão de contrato e seja contratação de serviço, o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e o Termo de Ciência.
Da mesma forma, caso haja previsão de contrato, podem haver também os anexos: Termo de Recebimento Provisório (há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço) e Termo de Recebimento Definitivo.
Um outro anexo possível é o Termo de Garantia. Há um modelo para quando o objeto for material e um modelo para quando for serviço.
Caso necessário, o TR pode ter outros anexos, devidamente identificados e numerados.
Observação: a numeração dos anexos do TR surge à medida que eles vão sendo citados ao longo do TR, o que pode variar de processo para processo. Assim, a ordem citada acima é apenas para fins de citação dos modelos de documentos. Recomenda-se atenção e cuidado com essa numeração!
Na etapa de elaboração do TR, algumas ações são feitas em paralelo, são elas: cadastro do item no Sipac, requisição de compra do item no Sipac, criação do processo de compra no Sipac e consulta à COP (para dotação orçamentária e classificação da despesa). Essas ações serão detalhadas abaixo.
Cadastro do item no Sipac
Com a informação da classificação contábil, deve-se criar o item no Catálogo de Materiais do Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").
Caso o item já conste no Catálogo de Materiais da CAT ou trate de serviços já padronizados pela CAT, com a mesma especificação desejada, não se fará o cadastro, deve-se usar o código já existente.
Requisição de compra do item no Sipac
Fazer a requisição de compra do item no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC") .
Verificar se o calendário de compras está aberto e, se necessário, abri-lo (vide "TUTORIAL SIPAC") .
Solicitar ao Coordenador da CAT que aprove (finalize) a requisição.
Criação do processo de compra no Sipac
Acessar a planilha compartilhada pela DLC e obter um número para a dispensa de licitação, preenchendo os campos solicitados - https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QFLl0B2l-Na-mMrNlmju9TJYpu5hjoe1VB-5Uv_3K_A/edit#gid=0
Criar o processo de compra no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC").
Sempre verificar se a ordem dos itens do processo está a mesma em todos os locais: Termo de Referência, Sipac e Comprasnet. Essa verificação é importante para evitar problemas no momento do empenho. Caso não esteja, alterar no Sipac na opção de gerenciar ordem dos itens - vide “TUTORIAL SIPAC”.
Consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento
Deve ser feita consulta à Coordenadoria de Orçamento e Planejamento - COP, a respeito da dotação orçamentária / classificação da despesa.
Essa consulta deve ser feita por meio do tipo de documento “Ofício”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Consulta Dotação e Classificação Despesa” e assinado pelo Coordenador da CAT.
Se houve demanda na intenção interna, o documento assinado pela autoridade competente declarando que possui recurso para efetivar a aquisição/contratação deve ser inserido no SEI, como documento do tipo “Externo”, sendo o tipo de documento “Anexo”.
O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.
A COP vai responder e deve-se receber de volta o processo.
Artefatos Digitais
Após concluída a primeira versão do TR e seu(s) anexo(s), deve-se transcrevê-los para o módulo Artefatos Digitais, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , solicitar que todos os responsáveis assinem no módulo Artefatos Digitais e deverá ser feito o download para inserção no processo.
Caso ao longo da instrução processual haja necessidade de realizar alguma alteração no TR, atualizar o TR e seu(s) anexo(s) no módulo Artefatos Digitais, retirando-o do status concluído, alterando e concluindo novamente.
O módulo Artefatos Digitais atribuirá um número ao TR e a cada anexo.
Ao se transcrever o TR e seus anexos no módulo Artefatos Digitais, deve-se usar o tipo “TR em branco” e inserir manualmente os campos.
Ao se transcrever os anexos do TR, exceto o ETP, deve-se usar o tipo “Artefato em branco” e inserir manualmente o nome e os campos. Deve ser colocado como responsável e assinante o integrante administrativo. A versão concluída e assinada deve ser anexada ao TR Digital.
Para solicitar assinaturas da EPC, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.
Para inserir o TR e seus anexos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Termo de Referência”, fazendo upload da versão assinada do TR baixado do Artefatos Digitais.
Minuta de Contrato
Nos casos em que houver contrato, a Minuta de Termo de Contrato (há uma versão para material e uma versão para serviço) deverá ser transcrita no módulo Artefatos Digitais, no tipo “Contrato em branco” e inserir manualmente os campos. Para solicitar assinatura, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”. Deve ser colocado como responsável e assinante o diretor da DGTI.
Se não houver contrato, pular esta etapa.
ATENÇÃO! CASO A DISPENSA DE LICITAÇÃO SEJA COM DISPUTA DE LANCES (DISPENSA ELETRÔNICA), PULAR PARA O TÓPICO “DECLARAÇÃO DA AUTORIDADE MÁXIMA DE TIC”. CASO NÃO SEJA, PROSSEGUIR AQUI NA SEQUÊNCIA…
Pré-habilitação
Pré-habilitação
Consulta prévia aos documentos do fornecedor que se está pretendendo contratar por dispensa de licitação (pré-habilitação). Devem ser realizadas as seguintes consultas:
- comprovante de inscrição e de situação cadastral - Receita Federal, em nome do CNPJ do fornecedor (http://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp)
- certidão Sicaf - situação do fornecedor, em nome do CNPJ do fornecedor (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp → SICAF → Consulta --> Situação do Fornecedor)
- certidão Sicaf - credenciamento, em nome do CNPJ do fornecedor (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp → SICAF --> Consulta --> Níveis de Cadastramento --> Nível I - Credenciamento)
- certidões Portal da Transparência, CNJ e TCU, em nome do CNPJ do fornecedor, podem ser obtidas de forma conjunta/consolidada (https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/)
- certidão Portal da Transparência em nome do CPF do sócio majoritário (https://portaldatransparencia.gov.br/sancoes/consulta?ordenarPor=nomeSancionado&direcao=asc)
- certidão CNJ, em nome do CPF do sócio majoritário (https://www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php)
- certidão TCU, em nome do CPF do sócio majoritário (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=1660:3:106024602509033::::P3_TIPO_RELACAO:INIDONEO)
- CADIN (Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal), em nome do CNPJ do fornecedor (https://cadin.pgfn.gov.br/#/home → Consulta Contratante)
Caso a empresa seja enquadrada como sociedade anônima ou algum outro enquadramento que não tenha um sócio majoritário, não se realiza as consultas em nome do sócio majoritário.
Caso o sócio majoritário seja outra empresa, realizam-se as consultas no CNPJ da empresa considerada sócio majoritário, sem prejuízo das consultas no CNPJ da empresa a ser contratada.
O CADIN deverá ser consultado somente se houver contrato.
O CADIN é meramente uma consulta e, independente se há ou não alguma ocorrência, se mantém a contratação com o fornecedor em questão. Isso é um entendimento dos órgãos de controle e também uma orientação da nossa Procuradoria.
Já para as demais consultas acima, se houver alguma ocorrência sanável, providenciar junto ao fornecedor documentação para isso. Caso a ocorrência seja insanável, não será possível contratar com o fornecedor em questão.
Fazer um pdf único com todos os documentos da pré-habilitação. Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Habilitação de Fornecedor”, fazendo upload do pdf consolidado.
Declarações do fornecedor
Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação e Declaração de Vedação ao Nepotismo
Submeter o TR ao fornecedor para conhecimento (também a minuta de contrato, se houver) junto com a declaração de conhecimento e concordância com as condições da contratação e com a declaração de vedação ao nepotismo.
Esses documentos serão submetidos pelo e-mail "Modelo de e-mail envio declarações fornecedor" ao fornecedor que tomará conhecimento do TR e eventual minuta de contrato e, no caso das declarações, preencherá e devolverá ambas, assinadas, via e-mail.
As declarações assinadas devem ser inseridas no SEI, inserindo, para cada uma, um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Declaração”.
Declaração da Autoridade Máxima de TIC
Declaração da Autoridade Máxima de TIC
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração Autoridade Máxima TIC - TR” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Aprovação de TR e Autorização da Autoridade Competente
Aprovação de TR e Autorização da Autoridade Competente
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho” e colar o conteúdo do documento “Despacho Autoridade Competente - TR” e assinado pelo Coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SGV - Superintendência de Governança”.
A SGV responderá o despacho (“Despacho Aprovação Autoridade Competente”) e o processo deve ser recebido pela CAT.
Caso a resposta da Autoridade Competente solicite ajustes, promover os ajustes necessários, atualizar no módulo Artefatos Digitais, assinar e inserir novamente no SEI, repetindo esse ciclo até aprovação.
Caso o TR seja reprovado, sem solicitação de ajustes e sim com determinação de não prosseguir com a demanda, o requisitante deve ser informado por meio do arquivo “Modelo email Requisitante Reprovação TR”.
Mapa de Gerenciamento de Riscos
Mapa de Riscos
O preenchimento do Mapa de Gerenciamento de Riscos, referente à fase de planejamento da contratação, se inicia no ETP e finaliza ao concluir o TR.
Após concluída a primeira versão do Mapa de Gerenciamento de Riscos, deve-se transcrevê-lo para o módulo Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federal, endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp , deverá ser feito o download e solicitar que todos os responsáveis assinem pelo serviço de assinatura eletrônica do gov.br, endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica para inserção no processo.
O sistema digital atribuirá um número ao Mapa de Gerenciamento de Riscos.
Para inserir o Mapa de Gerenciamento de Riscos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Mapa de Riscos”, fazendo upload da versão assinada do Mapa de gerenciamento de Riscos baixado do Sistema Digital.
Os riscos da fase de seleção do fornecedor e da fase de gestão do contrato também devem ser mapeados nesse momento e atualizados ao final dessas respectivas fases. Para atualizar o mapa de gerenciamento de riscos, retira-se do status concluído, altera-se e conclui-se novamente.
Vencida essa etapa, enviar para a EPC o e-mail “Modelo email EPC mudança de fase”.
Portarias pertinentes ao processo de dispensa de licitação
Portarias
Demais portarias pertinentes ao processo de dispensa de licitação, que não as relacionadas à EPC.
Para inserir no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Portaria”, fazendo upload do documento com as portarias condensadas - “Portarias DL”.
ATENÇÃO! A PARTIR DESSE MOMENTO O PROCESSO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PODE TOMAR DOIS CAMINHOS:
DISPENSA DE LICITAÇÃO COM DISPUTA DE LANCES (DISPENSA ELETRÔNICA) [A] OU DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES [B]. DESSA FORMA, SEGUIR ESSE POP INDO PARA O TÓPICO PERTINENTE AO PROCESSO EM INSTRUÇÃO: A OU B!
A - DISPENSA DE LICITAÇÃO COM DISPUTA DE LANCES - DISPENSA ELETRÔNICA
Aviso de Contratação Direta e anexos
O aviso de contratação direta deverá ser transcrito no módulo Artefatos Digitais, no tipo “Aviso de Contratação em branco” e inserir manualmente os campos.
Terá como anexos, na maioria das vezes, os seguintes documentos:
- ANEXO I - Termo de Referência
- Anexo XXX do Termo de Referência – Estudo Técnico Preliminar
- Anexo XXX do Termo de Referência - Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
- Anexo XXX do Termo de Referência - Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
- Anexo XXX do Termo de Referência - Termo de Ciência (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
- Anexo XXX do Termo de Referência - Termo de Garantia (nos casos de dispensa de licitação sem contrato, cuja garantia seja superior à vigência da contratação)
- Anexo XXX do Termo de Referência - Termo de Recebimento Provisório (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
- Anexo XXX do Termo de Referência - Termo de Recebimento Definitivo (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
- ANEXO II – Minuta de Termo de Contrato (nos casos de dispensa de licitação com contrato)
Variações nesses anexos listados acima podem ocorrer e devem ser observadas com atenção ao se numerá-los e ao se referenciá-los.
O Anexo I - TR, com todos os seus anexos, será o que foi produzido (na versão assinada) na etapa TR descrita neste Roteiro.
Os demais possíveis anexos do aviso de contratação direta deverão ser transcritos no módulo Artefatos Digitais, no tipo “Artefato em branco” e inserir manualmente os campos. Para solicitar assinatura, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.
Após produzidos todos os anexos, devem ser inseridos, na ordem, no aviso de contratação direta, no módulo Artefatos Digitais. Assim, o aviso de contratação direta será concluído e deve ser assinado. Para solicitar assinatura, pode-se enviar o e-mail “Orientações sobre assinatura no Portal de Compras do Governo Federal”.
Para inserir no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Edital”, fazendo upload da versão assinada baixada do módulo Artefatos Digitais.
Desobrigação de parecer jurídico
A Orientação Normativa AGU nº 69, de 13 de setembro de 2021, traz em sua redação:
NÃO É OBRIGATÓRIA MANIFESTAÇÃO JURÍDICA NAS CONTRATAÇÕES DIRETAS DE PEQUENO VALOR COM FUNDAMENTO NO ART. 75, I OU II, E § 3º DA LEI Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021, SALVO SE HOUVER CELEBRAÇÃO DE CONTRATO ADMINISTRATIVO E ESTE NÃO FOR PADRONIZADO PELO ÓRGÃO DE ASSESSORAMENTO JURÍDICO, OU NAS HIPÓTESES EM QUE O ADMINISTRADOR TENHA SUSCITADO DÚVIDA A RESPEITO DA LEGALIDADE DA DISPENSA DE LICITAÇÃO. APLICA-SE O MESMO ENTENDIMENTO ÀS CONTRATAÇÕES DIRETAS FUNDADAS NO ART. 74, DA LEI Nº 14.133, DE 2021, DESDE QUE SEUS VALORES NÃO ULTRAPASSEM OS LIMITES PREVISTOS NOS INCISOS I E II DO ART. 75, DA LEI Nº 14.133, DE 2021.
Dessa forma, as dispensas de licitação com disputa de lances (dispensa eletrônica), fundamentadas no valor, não irão para a Procuradoria, ou seja, não haverá a etapa de parecer jurídico.
Deve ser elaborada declaração onde se indica os modelos/versões dos artefatos utilizados e eventuais alterações realizadas. Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração modelos SISP / AGU” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Na sequência, deve ser elaborada a Lista de verificação, que, após concluída, deve ser inserida no SEI como um documento do tipo “Checklist” e colar o conteúdo do documento “Lista de verificação”.
Envio da dispensa de licitação para publicação e condução do procedimento
Antes do envio para publicação e condução do procedimento, deve-se atualizar o Mapa de Riscos, no tocante à Fase de Seleção do Fornecedor, para atendimento da IN 94/2022.
Se houver necessidade de atualizar algum risco, fazer a atualização no módulo Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federa e deverá ser feito o download e solicitar que todos os responsáveis assinem pelo serviço de assinatura eletrônica do gov.br, endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica para inserção no processo. Para inserir o Mapa de Gerenciamento de Riscos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Mapa de Riscos”, fazendo upload da versão assinada do Mapa de gerenciamento de Riscos baixado do Sistema Digital.
Considerando que, na elaboração do Mapa de Riscos, já foram inseridos riscos pertinentes às fases de seleção do fornecedor e de gestão do contrato, na maioria das vezes, não será necessário atualizá-los nesse momento. No entanto, deve ser criado no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração de não atualização do mapa de riscos” e a EPC deve assinar.
O processo deve ser enviado pelo SEI para a unidade “DLC/PROPLAG - Diretoria de Licitações e Compras”, inserindo um documento do tipo “Despacho” e colando o conteúdo do documento “Despacho de envio para DLC” e assinado pelo Coordenador da CAT.
Por e-mail (“Modelo email DLC”) devem ser enviados apenas os documentos editáveis, como por exemplo: termos a serem preenchidos pelo fornecedor, minuta de contrato, etc.
Comunicação com a EPC
Uma vez verificado que a dispensa de licitação foi publicada no PNCP (Portal Nacional de Contratações Públicas) informar à EPC por meio do "Modelo email avisar publicação EPC".
Durante o procedimento, pode ser solicitado apoio para análise de uma proposta e encaminhá-la, assim como catálogos, datasheets e etc, para a CAT. A CAT deve encaminhar para os membros da EPC apoiarem a resposta, usando o “Modelo email encaminhar proposta para EPC”. A EPC não deve responder à Coordenadoria de Licitações e sim à CAT, que deve fazer análise crítica da resposta e, se necessário, pedir para melhorar ou, dependendo do teor, a própria CAT alterar e só após validada pela CAT a resposta deve então ser enviada usando o “Modelo email responder proposta para DLC”.
Publicação no site da DGTI
Até a data de publicação do aviso de contratação direta e anexos pela DLC, abrir chamado no GLPI no site da DGTI para publicação do TR (que contém o ETP como anexo) para cumprimento ao artigo 34 da IN SGD/ME nº 94/2022.
Sugestão de texto de acordo com o formulário do GLPI:
URL do Site : https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla
Descrição Detalhada :
Solicitamos a divulgação no endereço eletrônico https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla , no "Ano 202x", do arquivo anexado nesta mensagem, relativo ao processo de contratação xxxxxxxx ou de aquisição xxxxxxxxxxx.
Gentileza inserir o seguinte texto:
"202x - xxxobjetoxxxxxx
Termo de Referência"
Justificativa : A fim de realizar o cumprimento do artigo 34 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022, que trata da transparência dos documentos produzidos na fase de planejamento da contratação.
Anexo: anexar TR
Hipótese de procedimento fracassado ou deserto
O art. 22 da Instrução Normativa Seges/ME nº 67, de 8 de julho de 2021, traz em sua redação:
Art. 22. No caso do procedimento restar fracassado, o órgão ou entidade poderá:
I - republicar o procedimento;
II - fixar prazo para que os fornecedores interessados possam adequar as suas propostas ou sua situação no que se refere à habilitação; ou
III - valer-se, para a contratação, de proposta obtida na pesquisa de preços que serviu de base ao procedimento, se houver, privilegiando-se os menores preços, sempre que possível, e desde que atendidas às condições de habilitação exigidas.
Parágrafo único. O disposto nos incisos I e III caput poderá ser utilizado nas hipóteses de o procedimento restar deserto.
Assim, caso todos os itens tenham restado desertos (sem participantes) ou fracassados (recusados/inabilitados por não atender o aviso de contratação direta e anexos) e tenha-se optado pelo inciso III do art. 22 da IN 67/2021, deve-se utilizar as propostas que compuseram a pesquisa de preços, selecionar o fornecedor com o menor preço, realizar as consultas de habilitação descritas no tópico “Pré-habilitação” deste POP, realizar os procedimentos descritos no tópico “Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação e Declaração de Vedação ao Nepotismo” deste POP e no tópico “B - DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES” realizar as etapas: “Ratificação”, “Divulgação da DL no Comprasnet e no PNCP”, “Solicitação de Empenho” e “Comunicação ao Requisitante”.
Solicitação de Empenho
Após o término da sessão pública (homologação da dispensa eletrônica), a DLC vai despachar o processo de volta à CAT, que deverá então solicitar o empenho.
Essa solicitação deve ser feita por meio do tipo de documento “Despacho”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Solicitação de Empenho” e assinado pelo Coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.
Comunicação ao requisitante
Deve ser iniciado no SEI um processo do tipo “Administração: Comunicação Interna” e inserido um documento do tipo “Ofício”, colando o conteúdo do documento “Ofício Requisitante”. O processo deve ser movido para a(s) unidade(s) requisitante(s) e inserido como processo relacionado ao processo de compra, por meio da opção “relacionamentos do processo”.
Caso existam requisitantes por meio da intenção interna de aquisição/contratação, enviar como resposta a todos no e-mail que foi enviado no momento da intenção interna de aquisição/contratação, no Grupo de Aquisições da UFLA https://groups.google.com/a/ufla.br/g/compras.ufla?hl=pt-BR com o seguinte texto:
Essa demanda foi atendida por meio da DL nº xx/202x e o empenho foi solicitado. Maiores informações sobre tramitações e entrega, favor buscar junto à Diretoria de Materiais e Patrimônio (DMP).
Além das comunicações descritas acima para os requisitantes, a EPC deve ser comunicada do término dos trabalhos, por e-mail - “Modelo email desfazer EPC”.
B - DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES
Declaração de utilização dos modelos SISP/AGU
Declaração onde se indica os modelos/versões dos artefatos utilizados e eventuais alterações realizadas.
Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração modelos SISP / AGU” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Checklist da CAT
Lista de verificação anterior ao envio do processo à Procuradoria.
Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Checklist” e colar o conteúdo do documento “Lista de verificação”.
Consulta à Procuradoria
Deve ser enviado ofício para Procuradoria solicitando parecer jurídico.
Após concluído o documento, deve ser inserido no SEI um documento do tipo “Ofício”, colar o conteúdo do documento “Ofício Procuradoria” e solicitar assinatura do Superintendente de Governança.
O processo deve ser enviado para a unidade “PG/REITORIA - Procuradoria Geral”.
Recebimento do parecer jurídico
Receber o processo no SEI.
O parecer deve ser analisado. É importante se atentar também para os itens que não estejam em “negrito”.
Atendimento ao parecer
Documento produzido após análise do parecer jurídico, apontando as ações/documentos pertinentes ao que foi considerado no parecer.
Após concluído, em sua versão final, deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Licitação: Atende parecer da Procuradoria Federal”, colar o conteúdo do documento “Atendimento parecer juridico” e solicitar assinatura do Diretor da DGTI.
Após atendimento do Parecer Jurídico, caso tenha sido realizada alguma alteração no ETP e seus anexos, no TR e seus anexos, no Mapa de Riscos e/ou na Minuta de Contrato, atualizar esses respectivos documentos também no Portal de Compras do Governo Federal, no endereço https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp
Habilitação Final
Nova consulta aos seguintes documentos do fornecedor:
- certidão Sicaf - situação do fornecedor, em nome do CNPJ do fornecedor (https://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortal.asp → SICAF → Consulta --> Situação do Fornecedor)
- certidões Portal da Transparência, CNJ e TCU, em nome do CNPJ do fornecedor, podem ser obtidas de forma conjunta/consolidada (https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/)
- certidão Portal da Transparência em nome do CPF do sócio majoritário (https://portaldatransparencia.gov.br/sancoes/consulta?ordenarPor=nomeSancionado&direcao=asc)
- certidão CNJ, em nome do CPF do sócio majoritário (https://www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php)
- certidão TCU, em nome do CPF do sócio majoritário (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=1660:3:106024602509033::::P3_TIPO_RELACAO:INIDONEO)
Caso a empresa seja enquadrada como sociedade anônima ou algum outro enquadramento que não tenha um sócio majoritário, não se realiza as consultas em nome do sócio majoritário.
Caso o sócio majoritário seja outra empresa, realizam-se as consultas no CNPJ da empresa considerada sócio majoritário, sem prejuízo das consultas no CNPJ da empresa a ser contratada.
Se houver alguma ocorrência sanável, providenciar junto ao fornecedor documentação para isso. Caso a ocorrência seja insanável, não será possível contratar com o fornecedor em questão.
Fazer um pdf único com todos os documentos da habilitação. Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Licitação: Habilitação de Fornecedor”, fazendo upload do pdf consolidado.
Atualização do Mapa de Riscos
Antes da divulgação da compra, deve-se atualizar o Mapa de Riscos, no tocante à Fase de Seleção do Fornecedor, para atendimento da IN 94/2022.
Se houver necessidade de atualizar algum risco, fazer a atualização no módulo Gestão de Riscos do Portal de Compras do Governo Federa e deverá ser feito o download e solicitar que todos os responsáveis assinem pelo serviço de assinatura eletrônica do gov.br, endereço https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica para inserção no processo. Para inserir o Mapa de Gerenciamento de Riscos no SEI, deve ser criado um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Mapa de Riscos”, fazendo upload da versão assinada do Mapa de gerenciamento de Riscos baixado do Sistema Digital.
Considerando que, na elaboração do Mapa de Riscos, já foram inseridos riscos pertinentes às fases de seleção do fornecedor e de gestão do contrato, na maioria das vezes, não será necessário atualizá-los nesse momento. No entanto, deve ser criado no SEI um documento do tipo “Declaração”, colar o conteúdo do documento “Declaração de não atualização do mapa de riscos” e a EPC deve assinar.
Ratificação
Envio para a Reitoria, solicitando que o reitor ratifique o processo.
Deve ser inserido um documento no SEI do tipo “Despacho”, colar o conteúdo do documento “Despacho ratificação” e solicitar assinatura do Coordenador da CAT. O processo deve ser enviado para a unidade “GAB/REITORIA - Gabinete do Reitor”.
O modelo do “Despacho resposta ratificação” deve ser enviado para os e-mails reitoria@ufla.br e recepcao.reitoria@ufla.br
Receber o processo no SEI, com a resposta da Reitoria.
Publicação no site da DGTI
Até a data de divulgação da compra, abrir chamado no GLPI no site da DGTI para publicação do TR (que contém o ETP como anexo) para cumprimento ao artigo 34 da IN SGD/ME nº 94/2022.
Sugestão de texto de acordo com o formulário do GLPI:
URL do Site : https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla
Descrição Detalhada :
Solicitamos a divulgação no endereço eletrônico https://dgti.ufla.br/pt/cat/licitacoes-ufla , no "Ano 202x", do arquivo anexado nesta mensagem, relativo ao processo de contratação xxxxxxxx ou de aquisição xxxxxxxxxxx.
Gentileza inserir o seguinte texto:
"202x - xxxobjetoxxxxxx
Termo de Referência"
Justificativa : A fim de realizar o cumprimento do artigo 34 da Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022, que trata da transparência dos documentos produzidos na fase de planejamento da contratação.
Anexo: anexar TR
Divulgação da DL no Comprasnet e no PNCP
Divulgar a dispensa de licitação - vide:
https://www.youtube.com/watch?v=H7z9DFBpShM
O print da tela da dispensa de licitação divulgada deve ser inserido no SEI, criando um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Documentos Comprobatórios”.
Solicitação de Empenho
Após a divulgação da compra, no Sipac (vide "TUTORIAL SIPAC"), deve-se cadastrar as propostas, julgar e emitir resumo para empenho. O resumo para empenho deve ser inserido no SEI, criando um documento do tipo “Externo”, sendo o tipo do documento “Nota de Empenho”.
A solicitação do empenho, para a COP, deve ser feita por meio do tipo de documento “Despacho”, no SEI, colando o conteúdo do documento “Solicitação de Empenho” e assinado pelo Coordenador da CAT.
O processo deve ser enviado para a unidade “SA/PROPLAG - Secretaria Administrativa”.
Comunicação ao Requisitante
Deve ser iniciado no SEI um processo do tipo “Administração: Comunicação Interna” e inserido um documento do tipo “Ofício”, colando o conteúdo do documento “Ofício Requisitante”. O processo deve ser movido para a(s) unidade(s) requisitante(s) e inserido como processo relacionado ao processo de compra, por meio da opção “relacionamentos do processo”.
Caso existam requisitantes por meio da intenção interna de aquisição/contratação, enviar como resposta a todos no e-mail que foi enviado no momento da intenção interna de aquisição/contratação, no Grupo de Aquisições da UFLA https://groups.google.com/a/ufla.br/g/compras.ufla?hl=pt-BR com o seguinte texto:
Essa demanda foi atendida por meio da DL nº xx/202x e o empenho foi solicitado. Maiores informações sobre tramitações e entrega, favor buscar junto à Diretoria de Materiais e Patrimônio (DMP).
Além das comunicações descritas acima para os requisitantes, a EPC deve ser comunicada do término dos trabalhos, por e-mail - “Modelo email desfazer EPC”.
Observações importantes
Observações importantes
- Atualmente, o art. 75 da lei 14.133/2021 traz 18 incisos como possibilidades de enquadramento do objeto na dispensa de licitação, sendo o II e o III os mais relevantes para a CAT:
“Art. 75. É dispensável a licitação:
(...)
II - para contratação que envolva valores inferiores a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais), no caso de outros serviços e compras;
III - para contratação que mantenha todas as condições definidas em edital de licitação realizada há menos de 1 (um) ano, quando se verificar que naquela licitação:
a) não surgiram licitantes interessados ou não foram apresentadas propostas válidas;
b) as propostas apresentadas consignaram preços manifestamente superiores aos praticados no mercado ou incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes;
(...)”
- O prazo mínimo para apresentação de propostas (ou seja, que a dispensa de licitação deve ficar publicada até a abertura do procedimento) é de 3 dias úteis.
- A dispensa eletrônica é obrigatória para os incisos I e II do art. 75 da Lei 14.133/2021 e, quando cabível, pode ser utilizada nos demais incisos.
- Anualmente, é publicado decreto para atualização dos valores limites para dispensa de licitação.
- As Recomendações n. 38 e 40 são orientações emitidas pelo órgão central do SISG e devem, obrigatoriamente, ser observadas pela UFLA na qualidade de órgão seccional.
38. Recomendação sobre a priorização do uso da dispensa de licitação, na sua forma eletrônica
A Secretaria de Gestão, enquanto órgão central do Sistema de Serviços Gerais (Sisg), orienta aos jurisdicionados que priorizem a adoção do procedimento de dispensa de licitação, nos termos da Instrução Normativa nº 67, de 8 de julho de 2021, em observância ao princípio da eficiência, justificando, nos autos, caso opte pela realização do pregão eletrônico nos processos que, nos limites de valor, seja possível a utilização da dispensa de licitação.
Publicada em 08/02/2023
40. Recomendação sobre a priorização do uso da dispensa de licitação, na sua forma eletrônica - Atualiza a orientação 38
A Secretaria de Gestão, órgão central do Sistema de Serviços Gerais (Sisg), em observância ao princípio da eficiência, planejamento e da busca pelo resultado mais vantajoso à administração, orienta aos jurisdicionados que priorizem a adoção do procedimento de dispensa de licitação em contratações nos limites de valor, nos termos da Instrução Normativa nº 67, de 8 de julho de 2021, justificando, nos autos, caso opte pela realização do pregão eletrônico nos processos que seja possível a utilização da dispensa de licitação. Destacamos ainda que, aquisições com valor do item/lote de até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), devem ser exclusivas para participação das micro e pequenas empresas (ME/EPPs), conforme Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e Decreto nº 8.538, de 6 de outubro de 2015.
Publicada em 22/08/2023
- Os documentos na pasta Secretaria são comuns a pregão eletrônico, dispensa de licitação, inexigibilidade e adesões (como órgão participante e como órgão não participante), pois tratam-se de modelos de documentos para formalizar a demanda e instituir a Equipe de Planejamento da Contratação.
- Qualquer documento do processo que contenha dados pessoais, como CPF, RG, foto, carteira de motorista, QR code para acesso de algum documento pessoal, endereço residencial, telefone particular, e-mail, assinatura escaneada, etc, deverá ter o dado pessoal tarjado. O arquivo existirá em duplicata no processo: uma versão tarjada que será pública e uma versão não tarjada que será restrita.
Siape e matrícula não serão tarjados.
A hipótese legal para o processo ser restrito no SEI é: “Informação Pessoal (Art 31 da Lei 12.527/2011)”.
- As ações a serem realizadas no Sipac e no Comprasnet, descritas neste documento, estão detalhadas no arquivo “TUTORIAL SIPAC”.
- Já as ações a serem realizadas no SEI, como criação de processo, criação de documento, envio de processo, recebimento de processo, atribuição de assinatura, assinar, etc, estão explicadas nos vídeos disponíveis em https://kb.ufla.br/books/manual-de-sistemas-o3k/chapter/sei
- Sempre verificar se a ordem dos itens do processo está a mesma em todos os locais: Termo de Referência, Sipac e Comprasnet! Essa verificação é importante para evitar problemas no momento do empenho. Caso não esteja, alterar no Sipac na opção de gerenciar ordem dos itens - vide “TUTORIAL SIPAC”.
- No SEI, sempre que enviar um processo, marcar a opção “manter aberto na unidade” para que a CAT consiga visualizar os documentos do processo.
- No SEI, sempre converter os documentos externos para pdf antes de subi-los, pois senão, quando gerar um pdf do processo, eles não estarão.
- Todo processo de compra no SEI, durante a fase interna (preparatória), deve ser restrito. Só será público na fase externa.
- Sempre copiar comprastic@ufla.br nos e-mails enviados ao longo da instrução processual, para permitir que todos acompanhem e atuem no caso de ausência de algum colega
- Nos spaces com as EPCs, incluir o coordenador da CAT e sua substituta
Árvore de documentos do processo
Ordem dos documentos na árvore de documentos do processo
Documento no Drive |
Opção de Tipo de Documento - SEI |
Despacho da Área Requisitante (DFD) |
TIC: Documento de Formalização de Demanda - DFD |
DFD Digital |
Externo - Anexo ou Externo - Documento de Formalização de Demanda - DFD |
Despacho Área de TIC |
Despacho |
Despacho Área Administrativa |
Despacho |
Portaria Designação EPC |
Portaria |
Ofício Solicitação Classificação Contábil* |
Ofício |
Resposta (Classificação contábil)* |
Despacho |
Consulta Fracionamento Despesa |
Ofício |
Resposta (DGTI - responsável pelo controle do fracionamento de despesas de TIC) |
Despacho |
ETP + seus anexos |
Externo - Licitação: Estudo preliminar para contratação |
Declaração Autoridade Máxima TIC - ETP |
Declaração |
Despacho Autoridade Competente - ETP |
Despacho |
Despacho Aprovação Autoridade Competente - ETP |
Despacho |
Consulta Dotação e Classificação Despesa |
Ofício |
Resposta COP |
Orçamento: Dotação e/ou classificação de despesa |
Termo de Referência - material ou Termo de Referência - serviço + seus anexos |
Externo - Termo de Referência |
Minuta de Termo de Contrato |
Minuta de Contrato |
Pré-habilitação** |
Externo - Licitação: Habilitação de Fornecedor |
Declaração de Conhecimento e Concordância com as Condições da Contratação** |
Externo - Declaração |
Declaração de Vedação ao Nepotismo** |
Externo - Declaração |
Declaração Autoridade Máxima TIC - TR |
Declaração |
Despacho Autoridade Competente - TR |
Despacho |
Despacho Aprovação Autoridade Competente - TR PE ou Despacho Aprovação Autoridade Competente - TR PE SRP |
Despacho |
Mapa de Gerenciamento de Riscos |
Externo - Mapa de Riscos |
Portarias DL |
Externo - Portarias |
A - DISPENSA DE LICITAÇÃO COM DISPUTA DE LANCES - DISPENSA ELETRÔNICA |
|
Aviso de contratação direta |
Externo - Edital |
Mapa de Riscos atualizado ou Declaração de não atualização do mapa de riscos |
Externo - Mapa de Riscos ou Declaração |
Declaração modelos SISP / AGU |
Declaração |
Checklist |
Lista de Verificação |
Despacho e envio para DLC |
Despacho |
Documentos inseridos pela DLC |
|
Solicitação de Empenho |
Despacho |
B - DISPENSA DE LICITAÇÃO SEM DISPUTA DE LANCES |
|
Declaração modelos SISP / AGU |
Declaração |
Checklist |
Lista de Verificação |
Ofício Procuradoria |
Ofício |
Parecer jurídico |
Externo - Parecer |
Atendimento Parecer Jurídico |
Licitação: Atende parecer da Procuradoria Federal |
Habilitação final |
Externo - Licitação: Habilitação de Fornecedor |
Mapa de Riscos atualizado ou Declaração de não atualização do mapa de riscos |
Externo - Mapa de Riscos ou Declaração |
Despacho ratificação |
Despacho |
Despacho resposta ratificação |
Despacho |
Solicitação de Empenho |
Despacho |
* Esse documento pode ter ou não, vide POP.
** Vide observação sobre esses documentos, no POP.