Sistema de Gestão de Projetos - Kanboard

Sistema Kanboard 

 

 O Kanboard é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que utiliza a metodologia Kanban para ajudar equipes a visualizarem e gerenciarem suas tarefas de maneira eficiente. Este documento explora as principais características do Kanboard, suas funcionalidades e como ele pode ser utilizado para otimizar o fluxo de trabalho em projetos de diferentes tamanhos e complexidades. 

 

 Características do Kanboard 

 

 1. Interface Intuitiva 

 O Kanboard possui uma interface simples e intuitiva, que permite que os usuários criem e gerenciem tarefas facilmente. As colunas do quadro representam diferentes etapas do processo, e as tarefas podem ser arrastadas e soltas entre as colunas conforme o progresso. 

 2. Personalização 

 Os usuários podem personalizar o Kanboard de acordo com suas necessidades. É possível adicionar etiquetas, prazos, responsáveis e comentários às tarefas, facilitando a organização e a comunicação entre os membros da equipe. 

 3. Relatórios e Estatísticas 

 O Kanboard oferece recursos de relatórios que permitem às equipes monitorar o desempenho do projeto. Gráficos e estatísticas ajudam a identificar tendências e áreas que precisam de atenção, possibilitando uma gestão mais informada. 

 4. Integração com Outras Ferramentas 

 O Kanboard pode ser integrado a diversas ferramentas e serviços, como GitHub, Slack e Google Drive, o que facilita a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe. 

 5. Acompanhamento de Tempo 

 Com a funcionalidade de acompanhamento de tempo, os usuários podem registrar o tempo gasto em cada tarefa, o que ajuda a melhorar a estimativa de prazos e a alocação de recursos. 

 

 Processo de trabalho usando o Kanban e Kanboard 

 

 

 

 Criação de um Quadro : inicie criando um novo quadro Kanban e defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho. 

 

 

 Adição de Tarefas : Crie tarefas e adicione detalhes relevantes, como descrições, prazos e responsáveis. 

 

 

 

 

 Movimentação de Tarefas : À medida que as tarefas avançam, mova-as entre as colunas do quadro para refletir seu status atual. 

 

 

 

 

 Revisão e Ajustes : Regularmente, revise o quadro e faça ajustes conforme necessário para otimizar o fluxo de trabalho. 

 

 

 

 

 Análise de Desempenho : Utilize os relatórios e estatísticas para analisar o desempenho do projeto e identificar áreas de melhoria. 

 

 

 

 Gerenciando Tarefas e Fluxo de Trabalho 

 

 

 Movimentação de Tarefas: As tarefas podem ser movidas entre as colunas através de arrastar e soltar, refletindo seu progresso no fluxo de trabalho. 

 

 

 Subtarefas: Cada tarefa pode ser dividida em subtarefas para detalhar etapas específicas. ​ 

 

 

 

 Atribuições e Colaboração: Tarefas podem ser atribuídas a membros específicos da equipe, permitindo uma colaboração eficaz. 

 

 

 

 Automatizando Processos com Ações Automáticas 

 

 O Kanboard permite a configuração de ações automáticas para otimizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível definir que, ao mover uma tarefa para a coluna "Concluído", ela seja automaticamente atribuída a um membro específico ou que uma notificação seja enviada. ​ 

 

 Personalização e Plugins 

 

 O Kanboard oferece suporte a plugins que estendem suas funcionalidades. Você pode explorar e instalar plugins conforme as necessidades do seu projeto, como integrações com outras ferramentas ou funcionalidades adicionais. ​ 

 Atualmente a UFLA utiliza os seguintes plugins do Kanboard: 

 

 BigBoard : permite que o usuário visualize todos os seus quadros kanbans do seus projetos em uma única tela. Isso facilita o gerenciamento quando existem mais de um projeto sendo executado pela mesma equipe em um mesmo momento. Para acessar essa funcionalidade, siga os passos:

 

 No canto superior direito da tela clique nas iniciais do seu nome >> acesse a opção BigBoard. Na mensagem que irá aparecer na tela, clique em "options" e selecione os projetos que deseja acessar simultaneamente. 

 

 

 Customizer : permite customizar o layout de algumas partes do kanboard, como por exemplo, tela de login (apenas para administradores) 

 MetaMagik : permite criar campos personalizados que devem ser preenchidos em uma tarefa (apenas para administradores) 

 

 

 Recursos Adicionais e Suporte 

 

 Para aprofundar seu conhecimento e explorar funcionalidades avançadas, consulte os seguintes recursos: 

 

 Documentação Oficial: A documentação do Kanboard oferece informações detalhadas sobre todas as funcionalidades e configurações disponíveis. ​ docs.kanboard.org +1 docs.kanboard.org +1 

 

 

 Tutoriais em Vídeo: Há uma variedade de tutoriais em vídeo disponíveis que demonstram o uso do Kanboard na prática. Por exemplo, o vídeo " Kanboard Tutorial (User Guide) " fornece uma visão geral abrangente do sistema. ​ 

 

 

 Como Utilizar o Kanboard na UFLA 

 

 1. Acessando o Kanboard na UFLA 

 O Kanboard foi instalado nos servidores da UFLA e integrado com o sistema de autenticação padrão da instituição. O acesso ao sistema pode ser feito seguindo as etapas: 

 

 Acesse o link: https://kanboard.ufla.br/ 

 No primeiro campo ("Enter your username") informe seu login, o mesmo usado para acesso no e-mail (sem o @ufla.br) 

 No segundo campo ("Enter your password"), informe a senha, a mesma usada para acesso ao e-mail. 

 

 2. Configurando Seu Primeiro Projeto 

 

 Crie um Projeto: 

 

 Acesse sua instalação do Kanboard ( https://kanboard.ufla.br/ ). ​ 

 Clique em "Novo projeto". ​ 

 Insira um nome e um identificador para o projeto e clique em "Salvar" 

 

 

 Configure o quadro Kanban: 

 

 No quadro Kanban defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho. 

 Por exemplo, podemos ter as seguintes colunas e seus significados: 

 

 PARA FAZER: nessa coluna geralmente são alocadas as tarefas que foram planejadas e precisam ser entregues. 

 FAZENDO: nessa coluna são alocadas as tarefas que estão sendo feitas. 

 FEITO: nessa coluna são alocadas as tarefas que foram concluídas. 

 IMPEDIMENTO: nessa coluna são alocadas as tarefas que precisam do apoio ou de informação de terceiros, não sendo possível continuar a execução dessas tarefas sem antes obter o apoio e as informações necessárias 

 

 

 

 

 Adicione Tarefas: 

 

 No canto superior esquerdo, selecione "Quadro". ​ 

 Por padrão você verá quatro colunas (mas podem ser alteradas conforme sua necessidade): Backlog, Pronto, Em progresso e Concluído. ​ 

 Para adicionar uma nova tarefa, clique no ícone "+" ao lado do nome de uma coluna. ​ 

 Insira um título para a tarefa. Opcionalmente, adicione uma descrição (utilizando a sintaxe Markdown), atribua a tarefa a um membro da equipe e defina a prioridade. ​ 

 Clique em "Salvar" para adicionar a tarefa ao quadro. 

 

 

 

 Solicite o acesso GESTOR: 

 O acesso Gestor permite que o usuário adicione outros integrantes da equipe para o trabalho colaborativo em seu quadro kanban. Para solicitar que seu perfil seja Gestor, clique neste link e preencha as informações. 

 

 Conclusão 

 

 O Kanboard é uma ferramenta para equipes que desejam implementar a metodologia Kanban em seus projetos. Com sua interface intuitiva e recursos de personalização, ele facilita a visualização do trabalho e melhora a colaboração entre os membros da equipe. Ao adotar o Kanboard, as equipes podem aumentar sua eficiência e alcançar melhores resultados em seus projetos. 

 

 Lembre-se de que o Kanboard é altamente personalizável e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de sua equipe ou projeto. Explorar suas configurações e funcionalidades permitirá que você tire o máximo proveito desta ferramenta de gerenciamento de projetos.