# E-mail Institucional e ferramentas de comunicação O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail. **Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail)** - Domínio institucional: Os endereços seguem o formato . - Acesso via Gmail: Pode ser acessado pelo site do Gmail ([https://mail.google.com](https://mail.google.com)) - Armazenamento na Nuvem: A conta inclui acesso ao Google Drive, Google Docs, Google Meet, e outros serviços do Google. - Segurança e suporte: A DGTI gerencia as permissões e a segurança das contas. **A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores:** > ##### **Configurando sua assinatura de email** **1- Acesse sua conta Gmail** - Faça login em [https://mail.google.com](https://mail.google.com) com seu e-mail institucional (*exemplo@ufla.br*). **2 - Abra as configurações** - No canto superior direito, clique no ícone de **engrenagem ⚙** e selecione **"Ver todas as configurações"**. **3 - Vá até a seção de assinatura** - Na aba **"Geral"**, role para baixo até encontrar **"Assinatura"**. **4 - Crie ou edite sua assinatura** - Clique em **"Criar nova"** e digite o nome da assinatura. - No campo de edição, insira seu nome, cargo, telefone e outras informações desejadas. Você pode personalizar com **negrito, cores, links e até imagens (como o logo da UFLA)**. **5 - Defina como padrão** - Em **"Padrão de assinatura"**, escolha se deseja que a assinatura seja aplicada automaticamente em **novos e-mails** e **respostas/encaminhamentos**. **6- Salve as alterações** - Role até o final da página e clique em **"Salvar alterações"**. **Pronto!** Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails. [![image-1742768399266.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/bI2dWAH29cMTNp36-image-1742768399266.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/bI2dWAH29cMTNp36-image-1742768399266.png) **Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações:** **Thiago Bellotti Furtado** *Universidade Federal de Lavras - UFLA* *Coordenadoria de Sistemas de Informação* CSII/DGTI/SGV 📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️ thiagofurtado@ufla.br 🌐 [www.ufla.br](https://www.ufla.br/) | [www.dgti.ufla.br](http://www.dgti.ufla.br/) **<Seu nome completo em negrito>** *Universidade Federal de Lavras - UFLA* *<Nome da sua unidade>* <Sigla da sua unidade seguida das siglas das unidades superiores> 📞 telefone para contato | ✉️ email para contato 🌐 [www.ufla.br](https://www.ufla.br/) | <site da sua unidades> **Qual a importância da assinatura de e-mail?** 1\. Profissionalismo e Identidade Corporativa - Garante que seus e-mails tenham uma apresentação formal e padronizada. - Representa a instituição (no caso, a UFLA) e reforça sua identidade visual. 2\. Facilidade de Contato - Inclui informações essenciais como nome, cargo, telefone e e-mail. - Evita que os destinatários precisem procurar seus dados em outro lugar. 3\. Credibilidade e Confiança - Assinaturas institucionais transmitem seriedade e autenticidade. - Quando enviadas de um e-mail oficial (@ufla.br), reforçam a legitimidade da mensagem. 4\. Eficiência e Praticidade - Economiza tempo ao adicionar seus dados automaticamente em cada e-mail. - Permite incluir links úteis, como o site da instituição ou formulários importantes. 5\. Possibilidade de Personalização e Divulgação - Você pode incluir um logo da UFLA para reforçar a identidade visual. - Links para redes sociais, agenda online ou até uma mensagem institucional podem ser adicionados. > ##### **Configurando a resposta automática de férias** **1 - Acesse o Gmail** Faça login na sua conta (https://mail.google.com). **2 - Abra as Configurações** Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito. Selecione "Ver todas as configurações". **3 - Role até "Resposta automática de férias"** Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias". **4 - Ative a Resposta Automática** Marque a opção "Ativar resposta automática de férias". Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025). **5 - Personalize a Mensagem** No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática". No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência. **Exemplo de mensagem:** *"Olá,* *Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia \[data de retorno\].* *Para assuntos urgentes, entre em contato com \[nome do colega/responsável\] no e-mail \[e-mail alternativo\]."* **6 - Salve as Alterações** Clique em "Salvar alterações" no final da página. [![image-1742768378946.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ifZKYDQc6z9GPVlE-image-1742768378946.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/ifZKYDQc6z9GPVlE-image-1742768378946.png) > ##### **Configurando a programação do envio automático de e-mail** **1 - Acesse o Gmail** Faça login na sua conta pelo site [https://mail.google.com](https://mail.google.com) ou pelo app no celular. **2 - Clique em "Escrever"** No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail. **3 - Preencha os dados do e-mail** Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente. **4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar"** Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão. **5 - Escolha "Agendar envio"** Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.). Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado. **6 - Confirme o agendamento** Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio". **Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado** 1. Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail. 2. Clique no e-mail para visualizar os detalhes. 3. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado). **Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para:** 1 - Lembrar de enviar mensagens importantes. 2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário. 3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos. [![image-1742770319920.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/ZUZVj5bpTBSgKTm6-image-1742770319920.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/ZUZVj5bpTBSgKTm6-image-1742770319920.png) > ##### **Configurando o Status do seu CHAT** 1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat. 2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho). 3 - Escolha um status: ✅ Disponível (Verde) → Você está ativo. 🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador. 🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções. 📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração. **Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios:** **1. Indica sua Disponibilidade** - Permite que colegas saibam se você está disponível ou ocupado antes de enviar mensagens. - Evita interrupções desnecessárias quando está concentrado ou em uma reunião. **2. Evita Notificações Quando Necessário** - O modo "Não Perturbe" pausa notificações, ajudando a manter o foco. - Ideal para momentos de trabalho intenso ou reuniões importantes. **3. Melhora a Comunicação e a Colaboração** - Colegas podem planejar melhor quando entrar em contato com você. - Se você define um status personalizado (ex.: "Volto às 14h"), evita mensagens repetitivas perguntando se está disponível. [![image-1742774542859.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/NOGZYcuwPefzTfGG-image-1742774542859.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/NOGZYcuwPefzTfGG-image-1742774542859.png) > ##### **Configurações de notificação do chat** É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias. [![image-1742774844228.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/WQROLuVCiwBAguqK-image-1742774844228.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/WQROLuVCiwBAguqK-image-1742774844228.png) **Dicas Extras:** - Você pode configurar notificações específicas para cada espaço clicando nos três pontos (⁝) ao lado do espaço e escolhendo "Gerenciar notificações". - Modo "Não Perturbe" pausa notificações por um tempo determinado. > ##### **Criando espaços de comunicação** 1 - **Abra o Gmail** ([https://mail.google.com](https://mail.google.com)) ou o [Google Chat](https://chat.google.com). 2 - No menu lateral esquerdo, clique em "**Chat"** e depois em **"Novo chat".** 3 - Clique em **"Criar espaço"**. 4 - **Dê um nome** para o espaço e adicione uma descrição (opcional). 5 - **Escolha configurações**: - 🔘 **Espaço particular** (apenas convidados podem entrar) - 🔘 **Espaço Universidade Federal de Lavras** (todos da UFLA podem ver e participar) 6 - **Adicione membros** digitando os e-mails das pessoas que devem participar. 7 - Clique em **"Criar"**. [![image-1742773860360.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/sKpiyAvgwHyjh6Lc-image-1742773860360.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/sKpiyAvgwHyjh6Lc-image-1742773860360.png) [![image-1742773874343.png](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/EusOriOmBttkT6pS-image-1742773874343.png)](https://kb.ufla.br/uploads/images/gallery/2025-03/EusOriOmBttkT6pS-image-1742773874343.png)