COMO DISPONIBILIZAR DOCUMENTO NO BLOCO DE ASSINATURAS?

O “Bloco de Assinatura” é uma funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. 

 1. Como Criar e Disponibilizar um Bloco de Assinatura 

 Há duas maneiras de criar um Bloco de Assinatura. 

 1.1. Incluir e Disponibilizar Documento de Forma Rápida e Simples em Bloco de Assinatura: 

 

 Na área “Controle de Processos (Figura 1)”, abra o processo;  

 

 

 Figura 1: Controle de Processo 

 

 Clique no documento (Figura 2) que deseja inserir no Bloco de Assinatura; 

 Clique no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura”; 

 

 

 Figura 2: Selecionar documento desejado e Incluir em Bloco de Assinatura 

 

 Na tela seguinte, clique em "Novo Bloco"; 

 

 

 

 No campo “Descrição”, nomeie seu bloco;

 

 Indique o nome das pessoas que devem assinar os documentos. 

 

 

 Na opção “Grupo”, selecione a opção desejada ou marque a opção “nenhum”; 

 No campo "Unidades para Disponibilização" digite a unidade para disponibilização do bloco ou realize a pesquisa no ícone “Selecionar Unidades”; e 

 Clique em “salvar”; 

 

 

 

 Ao salvar as informações, o sistema retorna para a tela anterior; 

 No campo “Bloco”, verifique se o bloco recém criado está selecionado; e 

 Clique em "Incluir e Disponibilizar". 

 

 

 Depois de disponibilizar o bloco, na coluna “Blocos”, aparecerá o número do bloco em que o documento foi inserido. 

 1.2. Inserir e Disponibilizar Documento em Bloco de Assinatura com Descrição de Grupo: 

 

 No Menu à esquerda da tela, clique na opção “Blocos” e escolha a opção “Assinatura”; 

 Selecione a opção “listar Grupos”; 

 

 

 

 Escolha a Opção “Novo”; 

 No campo “Nome”, insira o nome do “Grupo de Bloco” e clique em “Salvar 

 

 

 

 Na tela seguinte, clique na opção “Fechar”; 

 O sistema retornará à tela "Blocos de Assinatura". 

 Selecione a opção “novo”; 

 

 

 

 No campo “Descrição”, nomeie seu bloco;

 

 Indique o nome das pessoas que devem assinar os documentos. 

 

 

 No Campo Grupo, selecione o Grupo que foi criado; 

 No campo "Unidades para Disponibilização" digite a unidade para disponibilização do bloco ou realize a pesquisa no ícone “Selecionar Unidades”; e 

 Clique em “salvar”; 

 

 

 

 Para incluir um documento no Bloco de Assinatura, acesse o processo na tela principal do sistema "Controle de Processos (Figura 1)", selecione o documento que será disponibilizado e clique no ícone “incluir em Bloco de Assinatura”. 

 Selecione o Bloco de Assinatura, verifique se o documento está selecionado e clique em “incluir e disponibilizar”. 

 

 

   

 2. Informações Adicionais 

 Nas unidades Geradora do bloco, ao acessar o Menu Lateral, clicar em "Blocos" e selecionar a opção "Assinatura", alguns recursos são disponibilizados: 

 

 

 Para pesquisar, basta selecionar uma ou mais opções de filtros e clicar em “Pesquisar”. 

 Para atribuir, basta clicar no ícone “Atribuir Bloco” , selecionar o usuário a quem o bloco será atribuído e clicar em “salvar”. 

 Para pesquisar dentro do bloco, basta clicar no ícone “Processos/documentos do Bloco” e realizar a pesquisa. 

 Para alterar o nome ou o grupo, basta clicar no ícone “Alterar Bloco”  e “salvar”. 

 Para concluir, basta clicar no ícone “Concluir Bloco” e, a seguir, em “OK” para confirmar a conclusão. 

 Para excluir, basta clicar no ícone “Excluir Bloco” e, a seguir, em “OK” para confirmar a exclusão. 

 Para disponibilizar o bloco, basta clicar no ícone “Disponibilizar Bloco” . 

 Para cancelar a disponibilização, basta clicar no ícone “cancelar disponibilização” 

 

 Uma vez disponibilizado, as seguintes opções são apresentadas: 

 

 

 Para Cancelar a Disponibilização do Bloco, basta clicar em "Cancelar Disponibilização" e, a seguir, em “OK” para confirmar a o cancelamento. 

 

 Nas unidades Receptoras do Bloco, ao acessar o Menu Lateral, clicar em "Blocos" e selecionar a opção "Assinatura", alguns recursos são disponibilizados: 

 

 

 Para Assinar um Documento no Bloco basta clicar no ícone "Assinar Documento do Bloco" , informar as credenciais necessárias e clicar em Assinar.  

 Para atribuir, basta clicar no ícone “Atribuir Bloco” , selecionar o usuário a quem o bloco será atribuído e clicar em “salvar”. 

 Para pesquisar dentro do bloco, basta clicar no ícone “Processos/documentos do Bloco” e realizar a pesquisa. 

 Para retornar o bloco que foi disponibilizado para a unidade de origem, basta clicar no ícone “devolver Bloco”   e clicar em, em “OK” para confirmar a devolução do bloco. 

 

   

 3. Importante 

 

 O usuário que gerou o documento pode ou não assiná-lo, conforme procedimento interno de cada unidade, para cada tipo de documento. Se o usuário assinar o documento, o documento fica bloqueado para alterações e pode apenas ser assinado por usuários de outras unidades pelo bloco de assinaturas. 

 Se o documento não for assinado, ele fica aberto para alterações dos usuários que irão assinar o documento pelo bloco de assinaturas. 

 Podem ser incluídos no bloco tantos documentos quantos necessitarem de assinaturas, inclusive de processos diferentes. 

 Uma vez disponibilizado, o bloco não pode mais ser alterado. Caso algum erro tenha sido cometido, como a inclusão de documento errado ou a ausência de um documento, é necessário cancelar a disponibilização. Para isso, acesse a funcionalidade “Bloco de Assinatura” no menu esquerdo e clique no ícone “Cancelar Disponibilização”. 

 A unidade que criou o documento monitora o bloco de assinaturas (ou o próprio processo/documento) até que o documento esteja assinado (ou receba instruções para alterar o documento). 

 Nesse momento o bloco está disponível para receber novos documentos e reiniciar um novo ciclo