SEI

GLOSSÁRIO DE TERMOS

ABERTURA DO PROCESSO: Ação que caracteriza a criação/inicio de um processo; 

ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

ARQUIVO DESCENTRALIZADO: unidade em cada Gerência Regional e Unidade Operacional da Agência, responsável por executar as atividades de guarda de documentos correntes que forem objeto de digitalização e captura para o SEI.

ARQUIVO GERAL: unidade na Sede da Agência, responsável por executar as atividades de guarda de documentos intermediários e permanentes, bem como de documentos correntes que forem objeto de digitalização e captura para o SEI.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: Formado por documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

ASSINATURA ELETRÔNICA: Registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura.

ASSUNTO: O tema principal do conteúdo do documento.

AUTENTICIDADE: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, ter sido corrompido ou adulteração, sendo composta por:

a) Identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracteriza como único e o diferencia de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo); e

b) Integridade: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.

CAPTURA PARA O SEI: Conjunto de operações que visam o registro, classificação, atribuição de metadados e anexação de documento arquivístico digitalizado no SEI.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS: Instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

CORRESPONDÊNCIA: É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular, recebida / expedida.

CORRESPONDÊNCIA EXPEDIDA: É aquela que é enviada interna ou externamente no âmbito da Administração Pública Federal.

CORRESPONDÊNCIA EXTERNA: É a correspondência mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal.

CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É a correspondência mantida entre as unidades do órgão ou entidade.

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL: É a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.

CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR: É a espécie informal de comunicação mantida entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Federal.

CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA: É aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS: É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
DIGITALIZAÇÃO: Processo de conversão dos documentos em formato físico em para formato digital.

DÍGITO VERIFICADOR (DÍGITO VERIFICADOR): É um mecanismo de autenticação utilizado para verificar a validade e a autenticidade de um valor numérico, evitando fraudes ou erros de transmissão ou digitação.

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: Aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL: É o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) NATO DIGITAL: produzido originariamente em meio eletrônico; e
b) DIGITALIZADO: obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

DOCUMENTO CORRENTE: Documento arquivístico em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consultas frequentes;

DOCUMENTO EXTERNO: Documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na instituição ou por ela recebido;

DOCUMENTO GERADO: Documento arquivístico nato digital produzido diretamente no SEI;

DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: Documento arquivístico que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

DOCUMENTO PERMANENTE: Documento arquivístico de valor histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado;

DOCUMENTO PREPARATÓRIO: Documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo;

ENCERRAMENTO: Ocorre por indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e, pela expressa desistência do interessado.

EXPEDIÇÃO: Remessa de documentos para uma determinada pessoa, setor, seção ou departamento.

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

GUIA DE REMESSA: Documento com efeito logístico que acompanha a documentação a ser enviada ao destinatário.

INTERESSADO: É a pessoa física ou jurídica a quem se refere o processo ou documento. São legitimados: as pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exercício do direito de interpretação; aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada; as organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; as pessoas ou associações legalmente constituídas quanto a direitos ou interesses difusos.

MALOTE: Forma de envio de documentos e/ou processos utilizada entre as Unidades Administrativas da instituição.

NÍVEL DE ACESSO: Forma de controle de acesso de usuários a processos e documentos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

a) Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários;

b) Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e

c) Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo.

NÚMERO ÚNICO DE PROCESSO (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo, produzido ou recebido, constituído de quinze dígitos mais dois dígitos de verificação (DV) que visa à integridade do número atribuído ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Normativa nº 3 - MPOG).

NÚMERO SEI: Código numérico sequencial gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;

NÚMERO DO DOCUMENTO: código numérico sequencial, utilizado para documentos que tenham utilidade externa ao processo, geralmente por exigirem publicação ou serem de comunicação, que identifica cada documento de um mesmo tipo, podendo ser: sequencial no órgão sem renovação anual, sequencial anual no órgão ou sequencial anual na unidade.

PÁGINA DO PROCESSO: cada uma das telas do processo.

PETICIONAMENTO ELETRÔNICO: envio, diretamente por usuário externo, de documentos arquivísticos digitais, visando a formar novo processo ou a compor processo já existente, por meio de formulário específico disponibilizado nos diversos sistemas da instituição ou diretamente por meio de módulo próprio no SEI.

PROCESSO: É o desenvolvimento de um expediente que, recebendo documentos e anexos tramita na organização para gerar resultados. É uma unidade orgânica com um conjunto de documentos que exige estudo e procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos e instruções.

PROCESSO ELETRÔNICO: processo no qual os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico

RELÓGIO-DATADOR: É utilizado para registrar, em ordem numérico-cronológica, os documentos recebidos pelas unidades de protocolo.

SEI: Sistema Eletrônico de Informações: sistema informatizado de gestão de processos e documentos eletrônicos, com a finalidade de gerir o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas aos processos e documentos administrativos.

TIPO DE PROCESSO: é a classificação do processo no SEI por meio de nome que identifica sua espécie e função.

TRAMITAÇÃO: É a movimentação do processo de uma unidade à outra por meio do SEI ou externamente com o envio de documentos a outros órgãos.

TRIAGEM: Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada e cadastrada.

UNIDADE: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da instituição;

UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha, dentre suas competências, independentemente de sua denominação e hierarquia, na estrutura do órgão que integra, a responsabilidade pelo recebimento e expedição de correspondência externa e autuação de processos.

USUÁRIO: Servidor e terceirizado da instituição que utiliza o SEI, alimentando ou consultando informações sobre documentos e processos e executam, diretamente nos sistemas, as atividades relativas à documentação.

USUÁRIO COLABORADOR: estagiário ou prestador de serviços ativo da instituição, que poderá cadastrar e tramitar processos, bem como gerar documentos no âmbito do SEI, mediante cadastramento solicitado por seu supervisor, que será corresponsável pelas ações realizadas pelo colaborador.

USUÁRIO EXTERNO: pessoa física externa à instituição que, mediante credenciamento prévio, fica autorizada a visualizar processos e documentos do SEI. Também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim.

USUÁRIO INTERNO: todo servidor ativo da instituição com cadastro na rede, que poderá cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI.

 

PERGUNTAS FREQUENTES - FAQ

SOBRE O SEI

O que é o sistema SEI?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com vistas à promoção da eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual.

O SEI surgiu como alternativa ao desenvolvimento de uma solução informatizada capaz de atender aos requisitos apontados pela equipe do PEN (Processo Eletrônico Nacional). Sua adoção se deu através da realização de uma consulta pública, onde vários órgãos apresentaram seus sistemas como forma de contribuir para o desenvolvimento do projeto.

Suas principais características incluem suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta forma, a virtualização destes. Além disso, o SEI reduz o tempo de realização das atividades por permitir a atuação simultânea de várias Unidades/Setores em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente. Frente a essas características, o sistema apresenta-se como uma solução flexível para ser adaptada à realidade de órgãos da Administração Pública Federal, independente dos processos e fluxos de trabalho característicos de cada órgão.

O portal SEI da UFLA pode ser acessado pelo endereço: https://portalsei.ufla.br/

Quais os benefícios da utilização do SEI?

O SEI apresenta benefícios que visam promover a eficiência administrativa por meio da tramitação eletrônica de processos. Entre os benefícios, podemos destacar:

Quais são os aspectos legais que motivam o uso do SEI?

O SEI foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região para uso próprio e, posteriormente, foi cedido ao Governo Federal como um sistema gratuito para fins de atendimento à Lei nº 12.527/2011, conhecida como Lei de acesso à informação ou Lei da Transparência, que "regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras."

Atualmente, diversos órgãos públicos federais, estaduais e municipais vêm utilizando o SEI para automação de seus processos administrativos, em consonância com o Decreto 8.539/2015, que dispõe sobre uso do meio eletrônico para processo administrativo na administração pública.

Uma das instituições que vem utilizando o SEI é o Ministério da Educação (MEC), conforme Portaria MEC nº 1.042/2015. Isto impacta diretamente na necessidade do uso do SEI pelas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), tais como a UFLA, pois, a partir da implantação do SEI no MEC, este repassa as demandas das IFES em uma série de processos e documentos que devem ser enviados por meio do SEI para este ministério.

Assim, a maioria das universidades federais já vem utilizando o SEI para os seus processos administrativos.  No site do Processo Eletrônico Nacional - SEI (PENSEI), é possível visualizar todos os órgãos públicos que já aderiram ao uso do SEI.

O que é o PEN - Processo Eletrônico Nacional?

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

O PEN é composto por três grandes ações, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, a principal entrega. As outras duas são o Barramento de Integração do SEI (com outras soluções) e o Protocolo Integrado.

Para saber mais sobre o PEN, clique em http://www.planejamento.gov.br/pensei

ACESSO AO SISTEMA SEI

Quem pode utilizar o SEI?

O SEI pode ser utilizado por:

O que é necessário para acessar o SEI?

  1. Para Colaboradores Terceirizados, é necessário da autorização e solicitação do responsável pela unidade que está alocado.
  2. Para usuários externos é necessário realizar um cadastro que será aprovado pela Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos - COP/DPO/PROPLAG.
  3. Para os Técnicos Administrativos e Docentes, basta acessar o sistema com as credencias (login e senha) utilizados para acessar os sistemas institucionais.
  4. Para os Discentes, é necessário recuperar a senha no primeiro acesso. O Sistema encaminhará uma senha própria para o e-mail. 

Como é realizada a interação com o usuário externo?

O usuário externo poderá interagir com a UFLA por meio do módulo de Peticionamento Eletrônico. Mas, para isso, é necessário preencher um cadastro, enviar documentação comprobatória (por e-mail) e ter o acesso liberado pelo gestor do SEI (COP/DPO/PROPLAG). Após liberação de acesso o usuário poderá iniciar, acompanhar e assinar documentos nos processos aos quais esteja envolvido. 
Caso deseje realizar seu cadastro clique AQUI e siga as instruções.

Com relação ao cadastro de usuários externos, por qual unidade da UFLA será feito?

O cadastro de usuários externos é feito no sistema SEI e a análise/aprovação dos usuários será feita pela Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos - COP/DPO/PROPLAG a partir da verificação dos documentos enviados pelo interessado. O cadastro pode ser feito acessando AQUI.

Os alunos terão acesso ao SEI?

Sim, os alunos que tem vínculo com a UFLA terão acesso ao SEI utilizando as mesmas credenciais de acesso aos sistemas institucionais. Após 180 dias do agendamento da data da colação de grau na UFLA pela DRCA, o aluno terá o e-mail institucional bloqueado, a partir disso será utilizado o e-mail alternativo para acesso ao SEI. O e-mail alternativo é aquele cadastrado quando do ingresso do aluno na instituição.

ASSIANATURA DE DOCUMENTOS NO SEI

É possível realizar a assinatura de documentos em processos do SEI?

O SEI permite que qualquer usuário externo, devidamente cadastrado, assine documentos eletronicamente. Para isso, é necessário que esse processo seja compartilhado parcialmente ou totalmente com o envolvido.

Caso o usuário tenha mais de um perfil no SEI, como ele assina os documentos?

Caso o usuário seja um TAE e Discente, ele terá acesso institucional tramitação de processos e documentos enquanto Servidor e,  para tramitação como discente, terá que fazer o cadastro como usuário externo.

INCLUSÃO DE NOVOS TIPOS DE DOCUMENTO NO SEI

Como solicitar a inclusão de novo tipo de documento para tramitar em processos no SEI?

O gestor do processo deve criar o processo "SEI: Cadastro, Alteração ou Inativação de Tipo ou Modelo de Documento", por meio do SEI e incluir um documento do tipo “Ofício Interno” solicitando e explicando a necessidade do Cadastro, Alteração ou Inativação. Em seguida, deve-se anexar os modelos de documentos, como tipo "Externo" e encaminhar a Coordenadoria de Orçamento, Gestão de Processos e Documentos (COP/DPO/PROPLAG), para que seja feita a criação, alteração ou desativação do tipo ou modelo de documento, .

Obs:

  1. Para o cadastro de novos tipos ou modelos, deve-se encaminhar o nome do documentos, sua finalidade e o modelos em arquivo pdf;
  2. Para alteração do modelo documental, deve-se indicar o Tipo de Documento a ser alterado e encaminhar o novo modelo. A alteração dos modelos é restrita ao gestor do processo vinculado à Unidade produtora do documento.
  3. Após a confirmação de recebimento do processo para criação, alteração ou desativação de modelos documentais, a COP/DPO/PROPLAG) terá o prazo de dois dias úteis para efetuar as mudanças e notificar os interessados;

O SEI E DEMAIS SISTEMAS INSTITUCIONAIS

Com a implantação do SEI, o que muda na prática para os coordenadores de curso e chefias nas unidades acadêmicas?

Na prática, algumas rotinas acadêmicas, pelo módulo de Peticionamento Eletrônico, serão transferidas para o SEI. Com isso, rotinas acadêmicas que antes tramitavam fisicamente, passam a ser inteiramente digital. Dessa forma, coordenadores de curso e chefias nas unidades devem ficar atento ao SEI para apreciar solicitações e tomar decisões, sem a necessidade de interagir com documentos físicos. 

Os processos que são gerenciado no SIG-UFLA serão mantidos?

As rotinas acadêmicas que já tramitam eletronicamente pelo SIG-UFLA, podem ser mantidas. Caso seja necessário tramitar processos que não estejam implementado em sistema institucional, deverá ser solicitado a COP/DPO/PROPLAG para analisar e incluir o tipo de processos, documentos  associados e a base do conhecimento para nortear as etapas do processo. 

Como serão tratados os processos que foram iniciados pelo SIPAC?

O SIPAC será desabilitado para criação de novos processos a partir do dia 02/01/2023. Recomenta-se que os usuários façam  download dos documentos do processo do SIPAC e criem um processo no SEI para dar prosseguimento no trâmite. É importante a  inclusão de um documento fazendo referência e informando a continuidade de um processo que foi gerado no SIPAC. 

Alternativamente, os processos iniciados no SIPAC antes do dia 02/01/2023 poderão ser tramitados e finalizados usando o SIPAC, sendo permitida a inclusão de novos documentos, caso necessário.

As atividades realizadas no SIGAA serão feitas no SEI?

Rotinas Acadêmicas que são controladas no SIGAA serão mantidas neste sistema. No entanto, quando necessário, é possível iniciar um processo no SEI e anexar documentos do SIGAA, como documento "Externo" para compor o processo.  

Outras rotinas administrativas serão executadas no SEI?

Todos os processos que eram tramitados no SIPAC, passam a ser tramitados pelo SEI. Rotinas que são realizadas utilizando documentos físicos e processos manuais, podem ser inseridas no SEI para agilizar a prestação do serviço.

As requisições relacionadas a Patrimônio e Almoxarifado são controladas no SEI?

Não, essas atividades continuam sendo controladas no módulo de patrimônio do SIPAC.

Como será a comunicação feita por memorando entre unidades?

A comunicação será realizada pelo SEI, a partir da criação de um processo denominado "Administração: Comunicação Interna" ou a partir da criação de um processo associado ao tema que deseja comunicar. Após criação do Processo, deve ser criado um documento do tipo "Oficio" para redação e construção do documento. Por fim, o processo deve ser encaminhado para unidade de destino.

Processos ativos no SIPAC que precisarão de continuidade poderão ser migrados para o SEI? 

O SIPAC será desabilitado para criação de novos processos a partir do dia 02/01/2023. Recomenta-se que os usuários façam  download dos documentos do processo do SIPAC e criem um processo no SEI para dar prosseguimento no trâmite. É importante a  inclusão de um documento fazendo referência e informando a continuidade de um processo que foi gerado no SIPAC. 

Alternativamente, os processos iniciados no SIPAC antes do dia 02/01/2023 poderão ser tramitados e finalizados usando o SIPAC, sendo permitida a inclusão de novos documentos, caso necessário.

Qual será a postura institucional para órgãos privados externos? Hoje as informações por ofício são enviadas por e-mail em pdf.

Qualquer órgão externo pode se cadastrar no SEI para tramitar processos. Toda a documentação pode ser anexada ao processo, o que facilita o acompanhamento e a rastreabilidade das informações.

Onde serão publicados os atos normativos do Boletim Interno?

Com a implantação do SEI, o Veículo oficial de publicação de atos normativos e administrativos internos da UFLA serão disponibilizados no Novo Boletim Interno.

O antigo sistema de Boletim Interno ficará disponível apenas para consulta dos documentos publicados. Não sendo mais possível a publicação de novos documentos neste sistema.

Para aqueles servidores que necessitam realizar alguma publicação de atos normativos (portaria, instruções, contratos, etc…), devem acessar o Boletim Interno do SEI.

Para saber como fazer uma publicação, siga os passos acessando AQUI.

 

ACESSO A CONTEÚDO DE DOCUMENTOS NO SEI

O SEI realiza a anonimização dos dados sensíveis ou deverão ser inseridos 2 documentos?

O SEI não possui funcionalidade para anonimizar as informações nos documentos. 

Todos os usuários conseguem visualizar os processos que são criados no SEI?

Os processos criados no SEI podem assumir 3 níveis de acesso:

Por padrão, para garantir a publicidade e transparência dos atos administrativos, ao criar um processo no SEI este será definido com público. Porém, a qualquer tempo, é possível alterar a classificação do processo para Restrito.

 

 

 

AMBIENTE DE TREINAMENTO DO SEI

Para utilizar o ambiente de treinamento do SEI, clique aqui!

Obs:

 

COMO ACESSAR O SEI?

Para acessar o SEI da UFLA: 

Para autenticar no sistema utilize seu Login e Senha institucional.

Veja abaixo o tutorial para entender o funcionamento básico logo no primeiro acesso no SEI:

Fonte: ALESC

 

MENU CONTROLE DE PROCESSOS

Fonte: ALESC

COMO INICIAR UM PROCESSO?

Fonte: ALESC

COMO ELABORAR UM DOCUMENTO VINCULADO À UM PROCESSO NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO EDITAR UM DOCUMENTO?

Fonte: ALESC

COMO ASSINAR UM DOCUMENTO?

Fonte: ALESC

COMO ENVIAR UM PROCESSO PARA OUTRO SETOR?

Fonte: ALESC

COMO USAR A FERRAMENTA DE BUSCA?

Fonte: ALESC

COMO CONSULTAR O ANDAMENTO DE UM PROCESSO?

Fonte: ALESC

COMO RECEBER UM PROCESSO?

Fonte: ALESC

COMO INCLUIR UM DOCUMENTO EXTERNO NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO EXCLUIR UM DOCUMENTO NO SISTEMA?

Fonte: ALESC

É POSSÍVEL EXCLUIR UM PROCESSO? COMO EU FAÇO?

Fonte: ALESC

COMO CONCLUIR UM PROCESSO?

Fonte: ALESC

COMO REABRIR PROCESSOS NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO DISTRIBUIR PROCESSOS DENTRO DE UM SETOR?

Fonte: ALESC

COMO DISPONIBILIZAR TEXTOS USADOS COM FREQUÊNCIA?

Fonte: ALESC

COMO SALVAR MODELOS DE DOCUMENTOS NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO RELACIONAR PROCESSOS?

Fonte: ALESC

COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO INSERIR ANOTAÇÕES EM UM PROCESSO?

Fonte: ALESC

COMO ASSINAR DOCUMENTOS POR USUÁRIO DE SETORES DIFERENTES?

Fonte: ALESC

COMO USAR OS ESTILOS DE MARCAÇÃO TEXTUAL?

Fonte: ALESC

COMO GERENCIAR O USO DOS MARCADORES NO SEI?

Fonte: ALESC

COMO ACOMPANHAR PROCESSOS NO SEI?

Fonte: ALESC

PERFIL DE ACESSO

Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

Para fins de acesso ao SEI, a UFLA adotará 2 (dois) tipos de usuários interno:

a) Servidor (Docentes e TAE's);
b) Colaborador (Terceirizados e Estagiários);

OBS:

BASE DO CONHECIMENTO

A base de conhecimento é o local onde se encontra a descrição das etapas do tipo de processo que você está utilizando. Normalmente, a base de conhecimento deve conter os principais tópicos para se compreender um tipo de processo, que são:

  1. QUE ATIVIDADE É?: explica sucintamente o objetivo do processo;
  2. QUEM FAZ?: apresenta os envolvidos e quem pode iniciar o processo;
  3. COMO SE FAZ?: descreve  as etapas/fluxo do processo; 
  4. QUE INFORMAÇÕES/CONDIÇÕES SÃO NECESSÁRIAS?: apresenta os aspectos essenciais que devem ser observados para que o processo se realize;
  5. QUAIS DOCUMENTOS SÃO NECESSÁRIOS?: apresenta os tipos ou modelos de documentos que devem ser utilizados no processo
  6. QUAL É A BASE LEGAL?: indica as leis, normas e regulamentos que regem o processo.

Nem todos os tipos de processos que estão no SEI contém uma base de conhecimento associada, pois a mesma ainda não foi construída.  Para o bom funcionamento do SEI é que todos os processos tenham suas bases de conhecimento cadastradas. Assim, os interessados podem seguir os passos com baixa chance de erros!

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Para visualizar a base do conhecimento, basta clicar no ícone ao lado do número do processo, destacado acima. Caso não seja exibido o ícone, é porque a base de conhecimento não foi construída.

COMO PUBLICAR DOCUMENTO NO BOLETIM ELETRÔNICO?

Com a implantação do SEI, o Veículo oficial de publicação de atos normativos e administrativos internos da UFLA serão disponibilizados no Novo Boletim Interno

Dentre os benefícios do Novo Boletim Interno, encontram-se:

Para publicar no Boletim Interno, os seguintes passos devem ser seguidos:

1 - Com o processo aberto, identifique o documento a ser publicado;
2 - Verificar se o documento encontra-se assinado por autoridade competente;
3 - Clique na opção Agendar Publicação, conforme destacado na imagem abaixo;

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4 - Em seguida, preencha os campos da tela:

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5 - Feito o Preenchimento, clique em Salvar

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6 - Após salvar. o documento será publicado.

OBS:

 

 

PRIMEIRO ACESSO DE DISCENTE E RECUPERAÇÃO DE SENHA

 
Todos os Discentes da UFLA que ainda não acessaram o SEI ou que precisam recuperar a senha devem seguir as orientações seguintes:

 

1 - Clique no link a seguir:  Acesso SEI discentes
 
2 - Na tela de login, clique em Esqueci minha senha, conforme imagem abaixo:

 

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3 - Em seguida, na nova tela, preencha com seu e-mail institucional e clique em Gerar nova senha, conforme imagem abaixo:

 

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4 - A seguir, aguarde o recebimento de mensagem na caixa de entrada ou no spam do seu e-mail, conforme imagem abaixo:

 

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5 - Abra o e-mail recebido, copie ou anote sua Senha e clique no link especificado na mensagem, conforme imagem abaixo:

 

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6 - Após clicar no link, abrirá a tela de login de usuário externo do SEI. Preencha com seu e-mail e a nova senha e clique em Confirmar, conforme imagem abaixo:

 

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7 - Caso queira alterar a Senha, após efetuar o login clique em Alterar Senha, conforme imagem abaixo:

 

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8 - Após o primeiro acesso, o discente poderá assinar documentos eletronicamente e/ou peticionar processos.

 

OBS:
Lembre-se de informar o e-mail completo, inclusive o @estudante.ufla.br
A senha do SEI é independente, até o momento, não há integração com o SIGUFLA.

 

 

 

CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO

O QUE É USUÁRIO EXTERNO?

Usuário externo é a pessoa física, representante ou não de pessoa jurídica, autorizada a interagir em processo(s) no SEI-UFLA. É destinado, portanto, a alunos e a membros externos à comunidade UFLA para fins de peticionamento (iniciar processos e inserir documentos em processos existentes), visualização de processos com restrição de acesso aos quais foram concedido acesso externo ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão. O cadastro é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

A aprovação do cadastro de usuário externo no SEI UFLA se dá mediante prévio credenciamento e envio da documentação requerida, conforme procedimentos descrito abaixo:

PASSOS PARA O CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO

OBS: caso já tenha recebido o e-mail com as instruções, vá direto ao item 3.

1 - Realizar pré-cadastro no SEI

2 - Um e-mail será enviado com instruções.

3 - Enviar para sei.usuarioexterno@ufla.br, conforme orientações recebidas no e-mail, os seguintes documentos:

Observação: caso o seu documento de identificação não conste o CPF, você deverá fazer a digitalização do Documento de Identificação e do Documento CPF em arquivo único PDF.

4 - Após análise, caso a documentação esteja conforme solicitado, a COP/DPO/PROPLAG libera o acesso ao SEI-UFLA. Caso contrário, o acesso será negado e a solicitação encerrada. 

USUÁRIO EXTERNO: ACESSO A PROCESSO

ACESSO AO PROCESSO

Após cadastro liberado, o usuário que requer acesso ao conteúdo de determinado processo deve entrar em contato com a unidade responsável.

Para a disponibilização de acesso ao processo, a unidade onde ele se encontra em andamento poderá solicitar documentação adicional, tais como: cópia do ato constitutivo da pessoa jurídica, quando for o caso; cópia da procuração com poderes específicos para representação do interessado, quando for o caso; ou em caso de procurador de pessoa jurídica, cópia do RG e CPF do outorgante, ou de outro documento de identificação oficial com foto no qual conste CPF.

Tais documentos devem ser encaminhados e recebidos apenas pela a unidade solicitante da documentação adicional.

COMO DISPONIBILIZAR DOCUMENTO PARA ASSINATURA DE USUÁRIO EXTERNO?

Para liberar um documento para assinatura de usuário externo basta seguir as instruções a seguir:

1. selecione no processo o documento que deseja enviar para assinatura.

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2. No menu superior do documento, selecione “Gerenciar Liberações para Assinatura Externa”, como indicado na figura abaixo.

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3. Preencher os campos obrigatórios em "Gerenciar Assinaturas Externas";

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Observação: Pode-se também marcar a caixa auxiliar para liberar visualização integral do processo ao usuário externo se for necessário o usuário externo ter acesso integral ao conteúdo do processo:

4. Após o preenchimento, ao clicar no Botão “Liberar”, as informações serão atualizadas, sendo exibidas as informações da Liberação, como demonstrado abaixo:

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Observações:

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USUÁRIO EXTERNO: COMO ASSINAR DOCUMENTOS?

Para coletar assinatura digital de um discente ou pessoa externa à UFLA, é necessário que seja cadastrada como usuário externo SEI, para então a Unidade responsável pelo processo liberar o documento para assinatura digital via SEI, por meio dos seguintes procedimentos:

  1. Após a liberação do cadastro, é necessário disponibilizar o documento para assinatura digital, seguindo as instruções em  COMO DISPONIBILIZAR DOCUMENTO PARA ASSINATURA DE USUÁRIO EXTERNO?
  2. Após disponibilização, o usuário receberá uma notificação por e-mail informando que um Documento SEI foi liberado para assinatura;
  3. Para assinar, o usuário deve acessar a área reservada aos usuários externos, informar e-mail, senha e clicar em entrar.

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4. Na Tela inicial,  Controle de Acessos Externos, são indicados os documentos que necessitam de assinatura. 

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5. Ao clicar no número do documento para assinatura, o usuário consegue visualizar o conteúdo do documento.

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6. Para assinar o usuário deve clicar no local indicado na figura abaixo;

image-1673520437015.png

 

7. Ao clicar em Assinar Documento, será exibido o e-mail do usuário externo, um campo para informar Cargo/Função e a senha de acesso ao SEI, conforme imagem abaixo:

image-1673520728523.png

8. Por fim, o usuário deve clicar em assinar para concluir o processo de assinatura;

COMO CRIAR E DISPONIBILIZAR BASE DO CONHECIMENTO?

Para criar, alterar e disponibilizar base do conhecimento o usuário interno deve seguir os seguintes passos:

1. No menu lateral, clicar em Base do Conhecimento
2. Em seguida, clicar no botão Minha Base, conforme figura abaixo:

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3. Caso não tenha nenhum Base cadastrada e deseja cadastrar, deve-se clicar em Nova.

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4. Na Tela Novo Procedimento, deve-se informar uma Descrição (Sugere-se o mesmo nome do Processo) e o Tipo de Processo Associado. Neste momento ocorre a vinculação da base do conhecimento com o processo selecionado. Em seguida, deve-se clicar no Botão Salvar.

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5. Após clicar em Salvar, abrirá uma janela para que possa inserir o conteúdo da base do conhecimento. Os itens devem ser preenchidos corretamente e as etapas devem ser destacadas informando quem faz, o que precisa ser feito e onde faz. Em seguida, o conteúdo deve ser Salvo.

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6. Concluída a inclusão do conteúdo, é necessário Liberar versão. Apenas após a Liberação que a base estará disponível a todos os usuários que abrirem o processo.

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7. Por fim, caso seja necessário alterar o conteúdo de uma base já liberada, é possível cancelar a liberação ou incluir uma nova versão do documento. 

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COMO DISPONIBILIZAR DOCUMENTO NO BLOCO DE ASSINATURAS?

O “Bloco de Assinatura” é uma funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos.

1. Como Criar e Disponibilizar um Bloco de Assinatura

Há duas maneiras de criar um Bloco de Assinatura.

1.1. Incluir e Disponibilizar Documento de Forma Rápida e Simples em Bloco de Assinatura:

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Figura 1: Controle de Processo

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Figura 2: Selecionar documento desejado e Incluir em Bloco de Assinatura

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Depois de disponibilizar o bloco, na coluna “Blocos”, aparecerá o número do bloco em que o documento foi inserido.

1.2. Inserir e Disponibilizar Documento em Bloco de Assinatura com Descrição de Grupo:

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2. Informações Adicionais

Nas unidades Geradora do bloco, ao acessar o Menu Lateral, clicar em "Blocos" e selecionar a opção "Assinatura", alguns recursos são disponibilizados:

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Uma vez disponibilizado, as seguintes opções são apresentadas:

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Nas unidades Receptoras do Bloco, ao acessar o Menu Lateral, clicar em "Blocos" e selecionar a opção "Assinatura", alguns recursos são disponibilizados:

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3. Importante

 

 

COMO ASSINAR DOCUMENTO NO BLOCO DE ASSINATURA?

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Importante!

Conteúdo Adicional

 


Fonte: ALESC

 

 

Como anonimizar dados em um documento PDF (utilizando o software Foxit)

 



 

 

 




 



 



 



 



 



 



 



 



 

 

 



 



 



 



 



 

 

 



 

 

 







 

É importante que a opção Imprimir como imagem esteja selecionada, pois a mesma evitará que o dado encoberto pela anonimização possa ser identificado e copiado posteriormente após a impressão.

 

 

 

Como anonimizar (tarjar) dados no SEI

Os dados pessoais podem ser tarjados na versão editável do documento ou até mesmo em uma versão PDF do respectivo documento. No entanto, o tarjamento deve ser feito de forma que nenhum usuário consiga visualizar ou selecionar os dados anonimizados pelo tarjamento. Depois que realizar o tarjamento e salvar o documento, recomendamos selecionar a área de texto omitida, copiar e colar os dados em alguma área para edição de texto. A omissão não foi realizada adequadamente se os dados anonimizados forem transferidos após a ação de colar.


Ressaltamos que a versão original do documento (com os dados pessoais explícitos) deve estar classificada com nível de acesso restrito.

 

Anonimizar documento nato do SEI

Para anonimizar um documento nato do SEI é necessário duplicar o documento original, apagar ou tarjar os dados pessoais da respectiva cópia do documento, salvá-la e classificar essa cópia com o nível de acesso público no SEI. 

Também é possível anomização dos dados no SEI utilizando uma extensão do navegador denominada "SEI PRO". O SEI PRO este precisa ser instalado no navegador. 

 

Tarjar documento externo ao SEI

Quando você tiver acesso à versão editável do documento (no word ou Google Docs, por exemplo) recomendamos apagar ou tarjar os dados pessoais em uma cópia do respectivo documento e salvar esta cópia como um novo documento. Tarjar os dados ainda na versão editável, em geral, é mais simples do que fazer essa operação em um documento no formato PDF.

Não dispondo da versão editável do documento, recomendamos tarjar os dados pessoais em documentos no formato PDF utilizando o software Foxit, conforme orientações no link a seguir: https://kb.ufla.br/books/manual-de-sistemas-o3k/page/como-anonimizar-dados-em-um-documento-pdf-utilizando-o-software-foxit

 

 

 

CADASTRO, ALTERAÇÃO OU INATIVAÇÃO DE TIPOS DE PROCESSOS

Apenas a chefia da unidade gestora do Processo poderá solicitar o cadastro, a alteração ou a inativação de um Tipo de Processo.

Para este fim, consideramos que unidade gestora é aquela responsável pelos processos e documentos decorrentes das atividades à ela atribuídas através do Regimento Geral da UFLA, e especificadas em seu respectivo Regimento Interno.

Para a solicitação de Cadastro, Alteração ou Inativação de um Tipo de Processo, bem como a sua disponibilização para o módulo de Peticionamento Eletrônico, a chefia da unidade gestora deverá:

  1. Acessar o SEI
  2. No Menu lateral, clicar em Iniciar Processo
  3. Escolher o tipo de processo SEI: Cadastro, Alteração ou Inativação de Tipo de Processo.
  4. Definir o nível de acesso ao processo (Público) e salvar.
  5. Incluir um Ofício contendo:
    • o nome do Tipo de Processo a ser cadastrado, alterado ou inativado.
  6. Se a solicitação for para cadastro de Tipo de Processo, deve-se também indicar:
    • a descrição do processo;
    • o nível de acesso (público, restrito ou sigiloso);
    • se o nível de acesso desejado for restrito ou sigiloso, indicar em qual hipótese legal se encaixa.
  7. Assinar o Ofício e encaminhar este processo para a unidade da SA/PROPLAG.

Ressaltamos a importância de ter todos os Tipos de Processo mapeados, disponíveis e atualizados na Base de Conhecimento do SEI. 

 

CADASTRO, ALTERAÇÃO OU INATIVAÇÃO DE TIPOS OU MODELOS DE DOCUMENTOS

Apenas a chefia da unidade gestora do documento poderá solicitar o cadastro, a alteração ou a inativação de um Tipo ou Modelo de Documento no SEI.

Para este fim, consideramos que unidade gestora é aquela responsável pelos processos e documentos decorrentes das atividades à ela atribuídas através do Regimento Geral da UFLA, e especificadas em seu respectivo Regimento Interno.

Para a solicitação de Cadastro, Alteração ou Inativação de um Tipo ou Modelo de Documento, a chefia da unidade gestora deverá:

  1. Iniciar processo;
  2. Escolher o tipo de processo SEI: Cadastro, Alteração ou Inativação de Tipo ou Modelo de Documento.
  3. Definir o nível de acesso ao processo (Público) e salvar.
  4. Incluir um Ofício contendo:
    a. o nome do Tipo ou Modelo de Documento a ser cadastrado, alterado ou inativado;
    b. incluir, como documento externo e em formato pdf o modelo do documento a ser cadastrado ou alterado.
    c. a descrição do tipo de documento;
    d. a descrição do contexto de utilização do documento, como qual processo integra;
  5. Assinar o Ofício e encaminhar este processo para a unidade SA/PROPLAG.. 

 

CADASTRO, ALTERAÇÃO OU INATIVAÇÃO DE UNIDADES

As solicitações quanto ao Cadastro, Alteração ou Inativação de Unidades no SEI, deverão, primeiramente, estar em conformidade com a Portaria Normativa da Reitoria nº 81, de 01 de novembro de 2022, que “dispõe sobre o procedimento para o cadastro de unidades regimentadas e define os respectivos responsáveis nos sistemas de informação da UFLA”.

Estando a solicitação em conformidade com a Portaria supracitada, encaminhar as solicitações relativas ao SEI por meio de processo criado no próprio sistema, assinado pela chefia da unidade em que a alteração se dará.


Segue abaixo o passo a passo:

  1. Iniciar processo;
  2. Escolher o tipo de processo SEI: Cadastro, Alteração ou Inativação de Unidade.
  3. Definir o nível de acesso ao processo (Público) e salvar.
  4. Incluir um Ofício contendo:
    a. a sigla e a descrição da unidade;
    b. a solicitação;
    c. o nome e e-mail do responsável pela unidade.
  5. Incluir, como documento externo, o Regimento ou Resolução em que consta a criação, alteração de nome, de sigla ou de hierarquia, ou a extinção da unidade.
  6. Incluir, como documento externo, o ato normativo de designação do(a) responsável pela unidade, emitido por autoridade competente.
  7. O ofício deve ser assinado e o processo enviado para a SA/PROPLAG.

CADASTRO, ALTERAÇÃO OU DESVINCULAÇÃO DE USUÁRIO NO SEI

SEI: Cadastro, Alteração ou Desvinculação de Usuário no SEI

As solicitações de acesso de usuários internos (servidores, terceirizados, estagiários e bolsistas) ao SEI devem ser encaminhadas por meio de processo criado no próprio sistema. O ofício contendo a solicitação dever pela chefia da unidade em que o cadastro/alteração/desvinculação do usuário se dará.

Segue abaixo o passo a passo:

1. Iniciar processo
2. Escolher o tipo de processo SEI: Cadastro, Alteração ou Desvinculação de
Usuário na Unidade.
3. Definir o nível de acesso ao processo (Público) e salvar.
4. Incluir um Ofício contendo:

a. o nome e login do(s) usuário(s);
b. o nome e a sigla da unidade onde deverá ser lotado; e
c. o vínculo com a UFLA ( servidor, estagiário, bolsista ou terceirizado) para que o perfil de acesso seja definido.

5. O ofício deve ser assinado pela chefia da unidade e o processo enviado para a SA/PROPLAG..

COMO GERAR UM CIRCULAR?

Ofício circular é um ofício de mesmo teor a ser enviado a destinatários distintos. 

No SEI, a ação de gerar circular pode ser utilizada em todos os tipos de documentos internos que aceitam a indicação de destinatários. Há duas formas de gerar um circular.

  1. No menu, clique em Iniciar processo

2. Inclua o tipo de documento desejado

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3. Edite e assine o documento

4. Clique em Gerar circular image-1679405650200.png

 

5. Selecione os destinatários e clique em Gerar

Feito esse passo a passo, será encaminhada uma via do  Ofício para cada um dos destinatários selecionados.

 

A segunda forma de gerar um circular é por meio dos Grupos de Envio. Repita as operações descritas acima nos tópicos 1 a 3.

4. Clique em Enviar processo

5. Clique no botão Selecionar Grupos de Envio image-1679407408633.png

6. Selecione o(s) Grupo(s) de envio desejado, as unidades desejadas e clique em transportar

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7. Transportadas as unidades, clique no botão Enviar

 

​

Feito isso, o processo será encaminhado e aberto em todas as unidades selecionadas.

 

 

 

COMO ASSINAR DOCUMENTOS USANDO UM CERTIFICADO DIGITAL

Para assinar ou autenticar documentos no SEI utilizando um Certificado Digital, é necessário a instalação da ferramenta Assinador de Documentos com Certificado Digital do SEI.

1. Primeiro é necessário que o aplicativo Java versão 8 ou superior esteja instalado na máquina. Caso não esteja, realize o download do instalador neste endereço e siga as instruções de acordo com o seu sistema operacional.

2. Após a instalação do Java, faça o download do programa do instalador do Assinador de Documentos com Certificado Digital do SEI, de acordo com o seu sistema operacional.

Para máquinas com Windows:

Clique aqui e faça o download do programa de instalação;

Após o download, execute o arquivo e siga os passos:

setup_windows_01.png

setup_windows_02.png

setup_windows_03.png

setup_windows_04.png

Para máquinas com Linux ou MacOS:

Clique aqui para fazer o download do arquivo JAR.

Para executar com o Java Runtime dê um duplo clique sobre o arquivo ou utilize a linha de comando:

java -jar assinador_sei_1.1.0.jar

OBS: esta opção também pode ser utilizada no Windows caso ocorra algum problema com o programa de instalação.

3. Após a instalação, execute o Assinador SEI e caso o Java não esteja instalado na máquina, a seguinte mensagem será apresentada. Retorne ao passo 1 e realize a instalação do Java.

1.jpg

Se tudo estiver correto o assinador será executado automaticamente após a instalação:

assinador_01.png

4. Para realizar uma assinatura:

Na tela de Assinatura de Documentos do SEI clique na opção Certificado Digital:

01.png

Na próxima tela clique no botão Disponibilizar dados para o assinador:

02.png

Abra o programa Assinador de Documentos com Certificado Digital do SEI (foi criado um atalho na tela inicial com o ícone do SEI) e solicite o processamento clicando no botão Processar dados de assinatura...

03.png

Após a exibição dos documentos proceda com a assinatura por meio do botão Assinar Documentos:

assinado1.jpg

assinado2.jpg

5. Após concluído o processo da assinatura, basta verificar o rodapé do documento assinado:

assinado.jpg

USUÁRIO EXTERNO: COMO REDEFINIR SENHA

Usuário externo, para redefinição da sua senha de acesso ao SEI Ufla, siga o passo a passo:

  1. Acesse o Portal SEI UFLA (https://portalsei.ufla.br/);
  2. Clique em Usuário externo;
  3. Clique em Esqueci minha senha, como indicado abaixo;

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4. Preencha com e-mail cadastrado no SEI Ufla;

5. clique em Gerar nova senha;

image-1705938002542.png

6. Aguarde o recebimento de mensagem na caixa de entrada do seu e-mail. Caso não tenha chegado, verifique na caixa de spam do seu e-mail. O e-mail tem o nome de: “SEI – Geração de Senha para Usuário Externo”

7. Abra o e-mail recebido, copie ou anote sua Senha;

10. Preencha com seu e-mail e a nova senha;

11. Clique em Confirmar.

Caso queira alterar a Senha, após efetuar o login clique em:

1. “Alterar Senha”;

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2. Preencha a Senha atual, aquela informada no e-mail;

 3. Preencha a Nova senha;

4. Confirmar  a Nova Senha;

5. Salvar

image-1705939283044.png

Lembre que a sua senha é de sua responsabilidade, pessoal e instransferível.

CDU - CADASTRO DE UNIDADES NO SEI

PASSO 1 - Cadastro das Novas Unidades

O primeiro passo para a realização da reestruturação é realizar o cadastro das novas unidades no SIP. 
OBSERVAÇÃO: O cadastro deve ocorrer apenas após formalização da REITORIA

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PASSO 2 - Complementação de Dados

1) Na nova unidade
Após o cadastro das unidades e a montagem de hierarquia, é necessário complementar os dados das unidades no SEI.

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OBSERVAÇÃO: A não realização do procedimento de complementação resultará em problemas para a unidade em algumas operações realizadas no SEI, incluindo o envio de processos e criação de documentos. 

 

2) Na unidade a ser desativada

Na unidade a ser desativada, seguir o mesmo procedimento da Complementação de Dados, desmarcando a opção Disponível para envio de processos. Esse procedimento visa impedir que a unidade continue a receber processos, uma vez que os mesmos deverão ser enviados para a nova unidade.

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PASSO 3 - Concessão de permissões

 Nesse momento devem ser concedidas na unidade nova as permissões já atribuídas na unidade a ser desativada. Após a conclusão da migração as permissões da unidade anterior devem ser desativadas.

Obs.: Os passos 4 e 5 são devem ser realizados pelo responsável da nova unidade.

PASSO 4 - Migração manual da antiga unidade para a nova unidade

A execução das rotinas abaixo é de responsabilidade dos usuários lotados na unidade a ser desativada e na nova. A CDU/PROPLAG deve definir um prazo para a conclusão das atribuições e inativação da antiga unidade.

IMPORTANTE: Não se deve atribuir permissão indevidamente a qualquer usuário nessas unidades com o intuito de auxiliar ou executar essas rotinas. Lembre-se que ao dar acesso indevido à unidade também se dá acesso indevido aos processos restritos daquele setor. 

 

1) Verificar se existem Processos Sobrestados:

a. Remover sobrestamento e tramitar para a nova unidade;
b. Na nova unidade, sobrestar o processo novamente.

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IMPORTANTE: Os dados informados no campo motivo do sobrestamento não se mantém, o texto deve ser refeito ao sobrestar o processo novamente

2) Verificar processos recebidos com Retorno Programado:

a. Devolver os processos recebidos que tenham retorno programado para a unidade que o enviou;
b. Informar a mudança de unidade para que, se necessário, seja realizado novo trâmite do processo para a nova unidade.

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c. Retirar o retorno programado dos processos tramitados com prazo, tramitar o processo para a nova unidade e reenviar para a unidade de destino com novo prazo de retorno programado.

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3) Verificar Bases de Conhecimento cadastradas:

a. Cancelar liberação de versão das bases de conhecimento, se houver.

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b. Criar bases de conhecimento na nova unidade.


4) Verificar Blocos de Reunião:

a. Concluir os blocos de reunião na unidade antiga;
b. Criar blocos de reunião na nova unidade. Será necessário colocar os processos nos blocos novamente, e dar atenção também às observações que deverão ser reescritas.

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5) Verificar Blocos de Assinatura:

a. Assinar os documentos que estejam no bloco e já foram analisados;
b. Concluir os blocos de assinatura na unidade antiga;
c. Criar os blocos de assinatura na unidade nova para os novos documentos da unidade.

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6) Verificar Pontos de Controle:

O responsável da unidade deve verificar quais são os Pontos de Controle existentes na unidade, e em que fase os processos se encontram, pois deverão ser recolocados. Posteriormente, solicitar a CDU/PROPLAG que disponibilizem estes pontos na nova unidade.

7) Verificar os Marcadores e Anotações:

O responsável da unidade deve verificar os marcadores e anotações que estão sendo utilizados na unidade antes de desativar a unidade antiga, pois eles não serão migrados. Caso necessário, deverão ser refeitos na nova unidades.

8) Verificar os processos que devem ser tramitados para a nova unidade:

a. Tramitar todos os processos para a nova unidade, inclusive os processos que estejam em blocos internos. Não deverão ser tramitados processos que contenham documentos sem assinatura. Caso existam, os documentos devem ser assinados ou excluídos dos processos para serem novamente inseridos na nova unidade.
b. Registrar nos andamentos dos processos a informação de que os processos estão sendo tramitados para a nova unidade em virtude de alteração na estrutura do órgão.

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c. Acessar os processos do Bloco Interno e Acompanhamento Especial e avaliar se haverá necessidade futura de acessá-los ou reabri-los na nova unidade, especialmente no caso dos processos restritos que não serão acessíveis na nova unidade por conta do nível de acesso.
Reabrir os processos escolhidos e tramitar para a nova unidade. Na nova unidade basta concluí-los novamente.
Caso a nova unidade mantenha os mesmos Blocos Internos e Acompanhamento especial pode CDU/PROPLAG no órgão a migração destes dados da unidade antiga para a nova.


IMPORTANTE: Essa ação é especialmente necessária para os processos restritos uma vez que a unidade não conseguirá visualizar/reabrir um processo restrito que não tramitou na nova unidade, mesmo que o processo estivesse em Bloco Interno ou Acompanhamento Especial.
ATENÇÃO: Não será possível reabrir processos públicos que não tenham tramitado na nova unidade

PASSO 5 - Processos Sigilosos

O usuário que possuir credencial de acesso a processo sigiloso na unidade que será desativada, deverá conceder nova credencial a si mesmo na nova unidade e depois renunciar sua credencial da unidade antiga.

PASSO 6 - Migrar dados da antiga unidade automaticamente para a nova unidade

1) Posicionar o cursor em Administração / Unidades e clicar em Migrar Dados:

2) Na tela Migrar Dados da unidade preencher os seguintes campos:

image-1720712515680.png

a. Unidade Origem: preencher com o nome da unidade de origem (aquela que será desativada).
b. Unidade de Destino: preencher com o nome da unidade de destino (a que está sendo criada).
c. Selecionar nos itens relacionados na tela, os dados que deverão ser migrados automaticamente para a nova unidade.
d. Migrar: clicar no botão Migrar para conclusão do procedimento.


Será apresentada na tela uma barra, mostrando o percentual da migração, até a sua conclusão. Os dados migrados serão apagados da unidade de origem e serão apresentados na unidade de destino com a informação: [Migrado SIGLA DA UNIDADE DE ORIGEM] Descrição anterior. 

 

PASSO 7 - Desativação dos dados no SIP

Após o término de todos os procedimentos de migração, deve se proceder a desativação da unidade que foi substituída. Os procedimentos seguintes devem ser realizados no Sistema de Permissões (SIP):


1) Pesquisar todas as permissões de usuários na unidade e usar o botão Excluir para retirar as permissões.

2) Localizar a unidade em Hierarquia > Montar e usar o botão Excluir, removendo assim a unidade da hierarquia;

3) Em Unidades > Listar, localizar a unidade e usar o botão Desativar.

 

IMPORTANTE enfatizar que o procedimento de cadastro de nova unidade e inativação de unidade antiga, se dá devido a necessidade de preservação do histórico de andamento dos processos, bem como de outras ações registradas no SEI. As alterações de siglas provocam efeito retroativo, provocando incoerência entre as informações do histórico do andamento e as contidas no interior dos documentos. Alterações de siglas podem ocorrer apenas para correção de erro material, a exemplo de falhas na digitação durante o cadastro de sigla

COMO ENVIAR PROCESSO UTILIZANDO O PEN

Informações Obrigatórias para Envio Externo de Processo

O Envio Externo é utilizado quando houver a necessidade de tramitar processos do SEI-UFLA para outros órgãos externos que utilizem sistemas de processo eletrônico e estejam aderentes ao Barramento.

O Barramento-PEN atende a diferentes sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD). Para permitir a interoperabilidade entre estes tipos de sistemas, definiu-se um padrão de dados para intercâmbio. Este padrão define algumas condições:

1. Condicionantes

Para o Envio Externo do processo as seguintes condições devem ser observadas:

2. Como realizar o Envio Externo de Processo?

Para enviar um processo externamente o Usuário com permissão de Envio Externo de Processo deverá:

a. Clicar no número do processo que será enviado externamente;image-1721053010380.png

b. Verificar se o processo está aberto somente na sua unidade;

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c. Clicar no ícone Consultar/Alterar Processo (image-1721053549206.png) e verificar:

 

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d. Verificar se todos os documentos produzidos estão assinados;

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e. Clicar no ícone Envio Externo de Processo (image-1721054262101.png) na tela do processo.

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f. Na tela “Envio Externo de Processo”:

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g. Acompanhar o progresso do envio no Pop-up “Envio externo do processo ...”;
h. Aguardar a conclusão do envio.

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3. Falha no envio?
Ao executar a ação de envio externo, o sistema fará algumas validações e, caso as condicionantes não tenham sido atendidas, mensagens de erro serão exibidas, descrevendo qual motivo da falha. Portanto, verifique todos os pré-requisitos antes de realizar o envio

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4. Recibos de Entrega

O sistema fornece dois recibos de entrega do envio, um do Barramento e outro do sistema de destino. O tempo de recebimento varia conforme a disponibilidade do Barramento e do sistema do órgão.

Será possível consultar os recibos de entrega do processo no ícone Consultar Recibos:

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Ao clicar no ícone, o sistema apresentará o status do envio do processo e permitirá emitir o recibo do envio externo:

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5. Bloqueio de processo em tramitação externa

 

 

 

 

 

 

 

COMO MIGRAR DADOS DE UNIDADES

Após criada a nova unidade pela CDU, o servidor por ela responsável, deve iniciar a migração manual da antiga unidade para a nova unidade, seguindo o passo a passo abaixo.

PASSO 1 - Verificar se existem Processos Sobrestados:

a. Remover sobrestamento e tramitar para a nova unidade;
b. Na nova unidade, sobrestar o processo novamente.

image-1720710417173.png

IMPORTANTE: Os dados informados no campo motivo do sobrestamento não se mantém, o texto deve ser refeito ao sobrestar o processo novamente

 

PASSO 2 -  Verificar processos recebidos com Retorno Programado:

a. Devolver os processos recebidos que tenham retorno programado para a unidade que o enviou;
b. Informar a mudança de unidade para que, se necessário, seja realizado novo trâmite do processo para a nova unidade.

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c. Retirar o retorno programado dos processos tramitados com prazo, tramitar o processo para a nova unidade e reenviar para a unidade de destino com novo prazo de retorno programado.

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PASSO 3 - Verificar Bases de Conhecimento cadastradas:

a. Cancelar liberação de versão das bases de conhecimento, se houver.

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b. Criar bases de conhecimento na nova unidade.


PASSO 4 - Verificar Blocos de Reunião:

a. Concluir os blocos de reunião na unidade antiga;
b. Criar blocos de reunião na nova unidade. Será necessário colocar os processos nos blocos novamente, e dar atenção também às observações que deverão ser reescritas.

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PASSO 5 - Verificar Blocos de Assinatura:

a. Assinar os documentos que estejam no bloco e já foram analisados;
b. Concluir os blocos de assinatura na unidade antiga;
c. Criar os blocos de assinatura na unidade nova para os novos documentos da unidade.

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PASSO 6 - Verificar Pontos de Controle:

O responsável da unidade deve verificar quais são os Pontos de Controle existentes na unidade, e em que fase os processos se encontram, pois deverão ser recolocados. Posteriormente, solicitar a CDU/PROPLAG que disponibilizem estes pontos na nova unidade.

PASSO 7 - Verificar as Anotações:

O responsável da unidade deve verificar as anotações que estão sendo utilizados na unidade antes de desativar a unidade antiga, pois elas não serão migradas. Caso necessário, deverão ser refeitas na nova unidades.

PASSO 8 -  Verificar os processos que devem ser tramitados para a nova unidade:

a. Tramitar todos os processos para a nova unidade, inclusive os processos que estejam em blocos internos. Não deverão ser tramitados processos que contenham documentos sem assinatura. Caso existam, os documentos devem ser assinados ou excluídos dos processos para serem novamente inseridos na nova unidade.
b. Registrar nos andamentos dos processos a informação de que os processos estão sendo tramitados para a nova unidade em virtude de alteração na estrutura do órgão.

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c. Acessar os processos do Bloco Interno e Acompanhamento Especial e avaliar se haverá necessidade futura de acessá-los ou reabri-los na nova unidade, especialmente no caso dos processos restritos que não serão acessíveis na nova unidade por conta do nível de acesso.
Reabrir os processos escolhidos e tramitar para a nova unidade. Na nova unidade basta concluí-los novamente.

Caso a nova unidade mantenha os mesmos Blocos Internos e Acompanhamento especial pode CDU/PROPLAG no órgão a migração destes dados da unidade antiga para a nova.


IMPORTANTE: Essa ação é especialmente necessária para os processos restritos uma vez que a unidade não conseguirá visualizar/reabrir um processo restrito que não tramitou na nova unidade, mesmo que o processo estivesse em Bloco Interno ou Acompanhamento Especial.


ATENÇÃO: Não será possível reabrir processos públicos que não tenham tramitado na nova unidade

PASSO 9 - Processos Sigilosos

O usuário que possuir credencial de acesso a processo sigiloso na unidade que será desativada, deverá conceder nova credencial a si mesmo na nova unidade e depois renunciar sua credencial da unidade antiga.

 

IMPORTANTE O procedimento de cadastro de nova unidade e inativação de unidade antiga, se dá devido a necessidade de preservação do histórico de andamento dos processos, bem como de outras ações registradas no SEI. As alterações de siglas provocam efeito retroativo, provocando incoerência entre as informações do histórico do andamento e as contidas no interior dos documentos. 

COMO DISPONIBILIZAR PROCESSO PARA ACOMPANHAMENTO DE USUÁRIO EXTERNO?

Para liberar um documento para assinatura de usuário externo basta seguir as instruções a seguir:

1. Selecione o processo que deseja disponibilizar para acompanhamento.

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2. No menu superior do documento, selecione “Gerenciar Disponibilização de Acesso Externo”, como indicado na figura abaixo.

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3. Preencher os campos obrigatórios em "Gerenciar Disponibilizações de Acesso Externo";

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Observação: Pode-se também marcar a caixa auxiliar para liberar visualização integral do processo ao usuário externo se for necessário o usuário externo ter acesso integral ao conteúdo do processo:

4. Após o preenchimento, ao clicar no Botão “Disponibilizar”, as informações serão atualizadas, sendo exibidas as informações da Liberação, como demonstrado abaixo:

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Observações:

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RETORNO PROGRAMADO

A funcionalidade Retorno Programado permite informar à unidade destinatária de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais, regimentais ou definidos por autoridades.
A programação da data é feita no momento do envio do processo para outra unidade, conforme apresentado na seção Enviar Processo para Outra Unidade.

1.1 Processos Recebidos com Retorno Programado

Quando a unidade receber processo com prazo para resposta estipulado no Retorno Programado do SEI, o símbolo image-1738759866318.png ficará visível ao lado do seu respectivo número na tela Controle de Processos. Ao passar o cursor sobre o símbolo, o sistema mostrará a data de retorno definida pela unidade remetente. O símbolo mudará de cor quando o prazo estiver vencido (image-1738759911333.png) ou quando o retorno dentro do prazo for cumprido (image-1738759932905.png).


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1.2 Processos Enviados com Retorno Programado


Os processos enviados pela unidade com Retorno Programado apresentarão, ao seu lado, um dos ícones seguintes: Retorno Cumprido “image-1738760103971.png” ou Aguardando Retorno “image-1738760134572.png"(dentro do prazo) e “image-1738760177733.png (prazo expirado). Esses ícones aparecerão tanto na tela
do processo, ao lado do seu número, quanto na tela Controle de Processos.
Ao passar o cursor sobre o símbolo, o sistema mostrará a data de retorno definida pela unidade remetente e informações complementares.

1.3 Controle dos Retornos Programados

O usuário pode verificar a relação de controles programados da unidade por meio da opção Retorno Programado, no menu principal do SEI. No calendário estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, tanto os que estão com prazo para devolver, quanto os que estão aguardando retorno de outras unidades. Basta clicar sobre as datas do calendário e verificar as tabelas
apresentadas, conforme o caso:
• Processos para devolver: relação de processos enviados por outras unidades com data programada para resposta;
• Processos aguardando retorno de outras unidades: relação de processos que a unidade encaminhou com data programada para outras unidades. Neste quadro também é possível gerenciar os prazos originalmente estabelecidos para a demanda: image-1738760333326.png para alterar a data de retorno, e image-1738760371046.png para excluir o retorno programado.