Ferramentas e boas práticas para acompanhamento do PGD E-mail Institucional e ferramentas de comunicação O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail. Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail) Domínio institucional: Os endereços seguem o formato nomeusuario@ufla.br . Acesso via Gmail: Pode ser acessado pelo site do Gmail ( https://mail.google.com ) Armazenamento na Nuvem: A conta inclui acesso ao Google Drive, Google Docs, Google Meet, e outros serviços do Google. Segurança e suporte: A DGTI gerencia as permissões e a segurança das contas. A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores: Configurando sua assinatura de email 1- Acesse sua conta Gmail Faça login em https://mail.google.com com seu e-mail institucional ( exemplo@ufla.br ). 2 - Abra as configurações No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem ⚙ e selecione "Ver todas as configurações" . 3 - Vá até a seção de assinatura Na aba "Geral" , role para baixo até encontrar "Assinatura" . 4 - Crie ou edite sua assinatura Clique em "Criar nova" e digite o nome da assinatura. No campo de edição, insira seu nome, cargo, telefone e outras informações desejadas. Você pode personalizar com negrito, cores, links e até imagens (como o logo da UFLA) . 5 - Defina como padrão Em "Padrão de assinatura" , escolha se deseja que a assinatura seja aplicada automaticamente em novos e-mails e respostas/encaminhamentos . 6- Salve as alterações Role até o final da página e clique em "Salvar alterações" . Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails. Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações: Thiago Bellotti Furtado Universidade Federal de Lavras - UFLA Coordenadoria de Sistemas de Informação CSII/DGTI/SGV 📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️  thiagofurtado@ufla.br 🌐  www.ufla.br  |  www.dgti.ufla.br Universidade Federal de Lavras - UFLA 📞 telefone para contato | ✉️ email para contato 🌐  www.ufla.br  |  Qual a importância da assinatura de e-mail? 1. Profissionalismo e Identidade Corporativa Garante que seus e-mails tenham uma apresentação formal e padronizada. Representa a instituição (no caso, a UFLA) e reforça sua identidade visual. 2. Facilidade de Contato Inclui informações essenciais como nome, cargo, telefone e e-mail. Evita que os destinatários precisem procurar seus dados em outro lugar. 3. Credibilidade e Confiança Assinaturas institucionais transmitem seriedade e autenticidade. Quando enviadas de um e-mail oficial (@ufla.br), reforçam a legitimidade da mensagem. 4. Eficiência e Praticidade Economiza tempo ao adicionar seus dados automaticamente em cada e-mail. Permite incluir links úteis, como o site da instituição ou formulários importantes. 5. Possibilidade de Personalização e Divulgação Você pode incluir um logo da UFLA para reforçar a identidade visual. Links para redes sociais, agenda online ou até uma mensagem institucional podem ser adicionados. Configurando a resposta automática de férias 1 - Acesse o Gmail Faça login na sua conta (https://mail.google.com). 2 - Abra as Configurações Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito. Selecione "Ver todas as configurações". 3 - Role até "Resposta automática de férias" Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias". 4 - Ative a Resposta Automática Marque a opção "Ativar resposta automática de férias". Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025). 5 - Personalize a Mensagem No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática". No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência. Exemplo de mensagem: "Olá, Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno]. Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]." 6 - Salve as Alterações Clique em "Salvar alterações" no final da página. Configurando a programação do envio automático de e-mail 1 -  Acesse o Gmail Faça login na sua conta pelo site https://mail.google.com ou pelo app no celular. 2 - Clique em "Escrever" No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail. 3 - Preencha os dados do e-mail Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente. 4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar" Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão. 5 - Escolha "Agendar envio" Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.). Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado. 6 - Confirme o agendamento Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio". Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail. Clique no e-mail para visualizar os detalhes. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado). Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para: 1 - Lembrar de enviar mensagens importantes. 2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário. 3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos. Configurando o Status do seu CHAT 1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat. 2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho). 3 - Escolha um status: ✅ Disponível (Verde) → Você está ativo. 🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador. 🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções. 📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração. Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios: 1. Indica sua Disponibilidade Permite que colegas saibam se você está disponível ou ocupado antes de enviar mensagens. Evita interrupções desnecessárias quando está concentrado ou em uma reunião. 2. Evita Notificações Quando Necessário O modo "Não Perturbe" pausa notificações, ajudando a manter o foco. Ideal para momentos de trabalho intenso ou reuniões importantes. 3. Melhora a Comunicação e a Colaboração Colegas podem planejar melhor quando entrar em contato com você. Se você define um status personalizado (ex.: "Volto às 14h"), evita mensagens repetitivas perguntando se está disponível. Configurações de notificação do chat É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias. Dicas Extras: Você pode configurar notificações específicas para cada espaço clicando nos três pontos (⁝) ao lado do espaço e escolhendo "Gerenciar notificações". Modo "Não Perturbe" pausa notificações por um tempo determinado. Criando espaços de comunicação 1 - Abra o Gmail ( https://mail.google.com ) ou o Google Chat . 2 - No menu lateral esquerdo, clique em " Chat" e depois em "Novo chat". 3 - Clique em "Criar espaço" . 4 - Dê um nome para o espaço e adicione uma descrição (opcional). 5 - Escolha configurações : 🔘 Espaço particular (apenas convidados podem entrar) 🔘 Espaço Universidade Federal de Lavras  (todos da UFLA podem ver e participar) 6 - Adicione membros digitando os e-mails das pessoas que devem participar. 7 - Clique em "Criar" .           Google Agenda O Google Agenda (também conhecido como Google Calendar) é uma ferramenta de calendário digital desenvolvida pelo Google. Ele permite que você crie, visualize e gerencie seus compromissos, eventos e lembretes de forma fácil e eficiente. A principal vantagem do Google Agenda é sua integração com outros serviços do Google, como o Gmail, o Google Meet e o Google Drive, o que facilita o gerenciamento de suas atividades diárias e a colaboração com outras pessoas. A utilização do Google Agenda na Universidade Federal de Lavras (UFLA) pode ser extremamente importante e útil para auxiliar na organização do trabalho e tornar mais eficiente a comunicação entre os servidores.  Por exemplo, é possível agendar reuniões, evitando conflitos de horário de forma simples, sem a necessidade de enviar vários e-mails para tentar marcar uma reunião. É possível verificar a disponibilidade de dia e horário de cada participante da reunião. Para que isso seja possível é importante que toda a equipe realize a configuração da sua agenda institucional. As etapas para realizar essas e outras operações serão explicadas abaixo. Principais Características do Google Agenda: Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional: Você pode definir seu horário de trabalho, para que outros vejam quando você está disponível ou ocupado. O Google Agenda também pode adicionar automaticamente feriados regionais ou nacionais ao seu calendário. Criação de Eventos e Compromissos: Você pode criar eventos ou compromissos com data, hora e descrição. Adicionar convidados ao evento e compartilhar o evento com outras pessoas. Notificações e Lembretes: Defina lembretes para eventos para ser notificado antes de cada compromisso. Pode ser configurado para enviar notificações via e-mail ou na tela do celular. Integração com o Gmail: O Google Agenda pode automaticamente criar eventos a partir de convites que você recebe no Gmail, como reuniões ou compromissos de viagem. Visualização de Agenda: Oferece várias formas de visualização: diário, semanal, mensal e agenda. Facilita a organização e visualização dos compromissos de acordo com a sua preferência. Sincronização em Vários Dispositivos: O Google Agenda sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos em que você estiver logado com a sua conta Google, como celular, computador ou tablet. Compartilhamento de Calendários: Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas, como colegas de trabalho, amigos ou familiares, para que eles saibam seus compromissos. Permite definir permissões para que outros apenas visualizem ou editem seu calendário. Integração com o Google Meet: Ao criar eventos no Google Agenda, é possível adicionar links de videoconferências do Google Meet para facilitar a participação à distância. Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional: Acesse o Google Calendar : Abra seu navegador e vá até Google Calendar . Faça login com sua conta Google, se necessário. Abra as Configurações do Google Calendar : No canto superior direito, clique no ícone de engrenagem (⚙️) para abrir o menu de configurações. Selecione a opção "Configurações" no menu. Acesse as Configurações de Horário de Trabalho : No menu à esquerda, role para baixo até encontrar a seção "Horário de Trabalho" . Clique em "Horário de Trabalho" para acessar as opções de configuração. Ative o Horário de Trabalho : Marque a caixa que diz "Ativar horário de trabalho" (se ainda não estiver marcada). Defina os Dias e Horários : Agora, você pode ajustar seus horários de trabalho para cada dia da semana. Clique sobre o dia e defina o intervalo de tempo em que você está disponível. Exemplo: Se você trabalha de segunda a sexta, das 9h às 18h, ajuste para esses horários. Para cada dia, basta selecionar as horas de início e fim. Salvar as Configurações : As mudanças serão salvas automaticamente, então não há necessidade de clicar em "salvar". Quando você terminar de ajustar os horários, pode fechar a janela de configurações. Visualização do Horário de Trabalho : Quando você definir o horário de trabalho, o Google Calendar passará a destacar os horários em que você está disponível. Além disso, outras pessoas que tiverem permissão para visualizar sua agenda também verão quando você está disponível ou ocupado.   Criação de Eventos e Compromissos: 1. Acesse o Google Agenda Abra seu navegador e vá até Google Calendar . Faça login com sua conta Google, caso ainda não tenha feito. 2. Escolha a Data e Hora do Evento No Google Agenda, você verá uma visão do mês, semana ou dia. Para criar um evento : Clique no horário específico na data desejada no calendário. Por exemplo, se você quiser criar um evento para as 14h de uma terça-feira, clique nesse horário. Ou, clique no botão "+ Criar" (geralmente localizado no canto superior esquerdo) para abrir a janela de criação de evento. 3. Preencha as Informações do Evento Uma janela de criação de evento será aberta, e você poderá adicionar as seguintes informações: Título do Evento : No campo "Adicionar título", insira o nome ou descrição do evento (por exemplo: "Reunião de Trabalho", "Consulta Médica", "Almoço com Amigos"). Data e Hora : O Google Agenda geralmente preenche automaticamente a data e hora em que você clicou, mas você pode ajustar conforme necessário. Caso o evento dure mais de uma hora, clique na caixa de horário e altere a hora de término. Descrição (opcional): No campo "Adicionar descrição", você pode escrever detalhes sobre o evento, como uma agenda da reunião, objetivos ou informações adicionais. Localização (opcional): No campo "Adicionar local", você pode digitar o local do evento (exemplo: "Escritório Central" ou o endereço físico de onde o evento ocorrerá). Caso seja uma reunião virtual, você pode adicionar o link do Google Meet ou de outra plataforma de videoconferência. Adicionar Convidados : No campo "Convidar pessoas", digite o e-mail de pessoas que você deseja convidar para o evento. As pessoas que você convidar receberão um convite por e-mail e poderão aceitar ou recusar o evento. Notificações : O Google Agenda permite adicionar lembretes ou notificações. Você pode escolher receber um lembrete minutos, horas ou dias antes do evento. No campo "Adicionar notificação", você pode configurar a quantidade de tempo antes do evento que deseja ser lembrado. 4. Escolher a Frequência (Caso seja um Evento Recorrente) Se o evento for recorrente (por exemplo, uma reunião que ocorre toda semana ou todo mês), clique em "Não se repete" e selecione a frequência do evento, como: Diariamente, semanalmente, mensalmente ou personalizado. 5. Configurações Adicionais (opcional) Adicionar uma Videochamada : Se você deseja realizar o evento virtualmente, você pode adicionar uma videochamada do Google Meet clicando em "Adicionar videoconferência do Google Meet" . Escolher o status do evento : Defina se o evento é "Livre", "Ocupado", "Tentando aceitar" ou "Fora do escritório", o que pode ajudar outras pessoas a saberem sua disponibilidade. Definir cor : Você pode personalizar a cor do evento, para facilitar a visualização e a diferenciação de eventos. 6. Salvar o Evento Após preencher as informações do evento, clique em "Salvar" . Se você convidou outras pessoas, será perguntado se deseja enviar os convites por e-mail. Clique em "Enviar" para enviar o convite. Dicas Importantes: Eventos de Dia Inteiro : Se o evento for durante o dia inteiro, você pode marcar a opção "Dia Inteiro" , e ele será exibido no topo da sua agenda sem a necessidade de horário específico. Eventos Com Vários Convidados : Ao adicionar convidados, você pode ver se eles aceitaram ou recusaram o convite diretamente no evento. Editar ou Excluir Eventos : Para editar ou excluir um evento, basta clicar sobre ele na sua agenda e escolher as opções de editar ou excluir . Notificações e lembretes: 1. Acesse o Google Agenda Abra o seu navegador e vá até Google Calendar . Faça login com sua conta Google, caso ainda não tenha feito. 2. Crie ou Abra um Evento Criar um novo evento : Clique no botão "+ Criar" no canto superior esquerdo ou clique em qualquer horário disponível no calendário para abrir a janela de criação de evento. Ou abra um evento já existente : Se você já tem um evento agendado, clique sobre ele no calendário para abrir as informações. 3. Adicione o Evento e Preencha as Informações Básicas Complete os campos obrigatórios, como o título do evento, data e hora . Se desejar, adicione detalhes como local , descrição e convidados . 4. Adicionar Notificações e Lembretes Dentro da janela de criação ou edição do evento, procure pela seção "Notificações" . Ela fica localizada mais abaixo na página, sob os campos de data e hora. Para adicionar uma notificação : Clique em "Adicionar notificação" . Escolha se quer ser notificado por notificação (na tela do dispositivo) ou por e-mail . Selecione o tempo de antecedência para o lembrete. Você pode escolher minutos, horas, dias ou semanas antes do evento. Exemplo: Se você precisa de um lembrete 30 minutos antes da reunião, selecione "30 minutos" no campo da notificação. Adicionar múltiplos lembretes : Você pode adicionar vários lembretes para o mesmo evento. Por exemplo, uma notificação 1 hora antes e outra 10 minutos antes. Basta clicar novamente em "Adicionar notificação" e configurar conforme desejar. 5. Escolha a Frequência do Lembrete (Opcional) Se você deseja adicionar lembretes recorrentes para eventos repetitivos (como aulas ou reuniões semanais), é possível configurar uma recorrência para o evento. Por exemplo: Se você tem uma reunião semanal e quer ser lembrado a cada vez que o evento ocorrer, configure a recorrência e adicione um lembrete para que ele se repita a cada encontro. 6. Salvar o Evento Depois de definir as notificações e lembretes, clique em "Salvar" . Se o evento tem convidados, será perguntado se você deseja enviar convites para eles. Clique em "Enviar" para que os convites, junto com as notificações, sejam enviados. Integração com o Gmail: A integração entre o Google Agenda e o Gmail permite que você gerencie eventos diretamente a partir de e-mails recebidos no seu Gmail. Isso facilita o agendamento de compromissos, como reuniões, viagens e eventos, sem a necessidade de inserir manualmente todas as informações no calendário. Como Funciona a Integração entre o Google Agenda e o Gmail: 1. Detecção Automática de Convites Quando você recebe um e-mail no Gmail com informações sobre um evento, como uma reunião , compromisso de viagem ou qualquer outro tipo de evento que tenha data, hora e local, o Google Agenda pode automaticamente criar um evento para você com base nos detalhes do e-mail. Por exemplo, se você receber um e-mail de confirmação de voo ou convite para uma reunião, o Google Agenda irá extrair automaticamente as informações relevantes (data, hora, local e descrição) e criar o evento correspondente. 2. Como o Google Agenda Cria o Evento a Partir do Gmail : Convites para reuniões : Se alguém enviar um convite de reunião (por exemplo, uma reunião via Google Meet ou Zoom), o Gmail detecta o convite e oferece a opção de adicionar esse evento automaticamente ao seu Google Agenda. Detalhes de viagem : O Google Agenda pode detectar informações como voos, reservas de hotéis e eventos de viagem presentes no e-mail, como um bilhete de avião, e automaticamente adicionar esses eventos ao seu calendário. 3. Como Visualizar e Editar os Eventos Criados Automaticamente : Após o e-mail ser detectado, o evento será adicionado ao seu Google Agenda de forma automática (geralmente com o título do evento, data, hora e outras informações importantes).  Para visualizá-lo, basta acessar o Google Agenda e o evento estará lá, pronto para ser editado, se necessário. Caso o evento precise de ajustes (por exemplo, se a data ou hora foi interpretada incorretamente), você pode facilmente editar o evento diretamente no Google Agenda. OBS: Ao receber o convite para uma reunião, no corpo do e-mail você terá acesso a um botão para informar se irá participar da reunião.  De acordo com a opção escolhida (SIM, TALVEZ, NÃO) será exibido na sua agenda uma das 4 situações, conforme imagem abaixo: Visualização da Agenda: Para acessar os diferentes tipos de visualização no Google Agenda , siga estes passos: Acesse o Google Agenda No navegador, vá para Google Agenda . No celular, abra o aplicativo Google Agenda . Escolha o tipo de visualização No canto superior direito, clique no botão de visualização (pode estar como "Mês", "Semana" etc.). Escolha entre as opções disponíveis: Dia → Exibe os compromissos de um único dia. Semana → Mostra todos os eventos da semana. Mês → Exibe um calendário mensal completo. Ano → Permite visualizar eventos distribuídos ao longo do ano. Agenda → Lista os eventos em ordem cronológica. Personalizada → Configurável para exibir um período específico. Abaixo segue um exemplo de visualização por Mês. Esse tipo de visualização é mais interessante quando você precisa, por exemplo, verificar em qual data tem disponibilidade de horário para reuniões/eventos. Sincronização em vários dispositivos: A sincronização do Google Agenda permite acessar seus eventos de qualquer dispositivo conectado à sua conta Google. Isso garante que todas as alterações feitas em um dispositivo sejam atualizadas automaticamente nos outros. Como Funciona a Sincronização? Baseado na Conta Google → Todos os eventos e compromissos ficam armazenados na nuvem e vinculados à sua conta. Atualização em Tempo Real → Qualquer alteração feita no celular, tablet ou computador é refletida instantaneamente em outros dispositivos. Sincronização Automática → Por padrão, o Google Agenda sincroniza os eventos automaticamente ao se conectar à internet. Compartilhamento de Calendários: O Google Agenda permite compartilhar uma agenda com outras pessoas, facilitando a colaboração e o agendamento de compromissos. Acesse o Google Agenda Vá para Google Agenda . Faça login na sua conta Google, se necessário. Escolha a Agenda para Compartilhar No lado esquerdo da tela, encontre "Minhas agendas" . Passe o mouse sobre a agenda desejada, clique nos três pontos (⋮) e selecione "Configurações e compartilhamento" . Adicionar Pessoas para Compartilhar Role até a seção "Compartilhar com" . Clique em "Adicionar participantes e grupos" . Digite o e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar a agenda. Definir Permissões de Acesso Escolha o nível de acesso da pessoa: Ver apenas disponível/ocupado → A pessoa verá apenas se você está ocupado, sem detalhes dos eventos. Mais detalhes de todos os eventos → A pessoa poderá ver os títulos, horários e descrições dos eventos. Fazer alterações nos eventos → Permite que a pessoa edite eventos existentes. Fazer alterações e gerenciar compartilhamento → Dá controle total sobre a agenda, permitindo editar eventos e adicionar/remover pessoas. Enviar o Convite Clique em "Enviar" . A pessoa receberá um e-mail com um convite para acessar a agenda. Integração com o Google Meet: A integração do Google Agenda com o Google Meet permite criar e acessar reuniões online diretamente dos eventos agendados. Acesse o Google Agenda Vá para Google Agenda . Faça login na sua conta Google. Criar um Novo Evento Clique no botão "+" (Criar) no canto superior esquerdo. Adicione um título para a reunião. Defina a data e o horário do evento. Adicionar o Google Meet à Reunião Clique em "Adicionar videoconferência do Google Meet" . Um link da reunião será gerado automaticamente. Convidar Participantes No campo "Adicionar convidados" , insira os e-mails dos participantes. Defina as permissões dos convidados (modificar evento, ver lista de convidados etc.). Salvar e Enviar Convites Clique em "Salvar" . Escolha a opção "Enviar convites por e-mail" para notificar os participantes. Acessando a Reunião pelo Google Agenda Abra o Google Agenda . Clique no evento com o link do Google Meet. Toque em "Participar com Google Meet" para entrar na reunião.   Google Drive O Google Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem do Google. Ele permite armazenar, organizar, acessar e compartilhar arquivos e pastas de qualquer lugar, usando a internet. 🔒 Com contas do Google Workspace (como as institucionais), o espaço terá limite de armazenamento específico, conforme categorias a seguir: 200 GB : Servidor ativo, funcionário terceirizado, unidade organizacional, pessoal de associação temporária, bolsista de apoio técnico e entidade acadêmica; 15 GB : Servidor aposentado, estudante regularmente matriculado, egresso e entidade de representação estudantil. Os drives de equipe (Drives Compartilhados) possuem capacidade de armazenamento maior às contas dos usuários institucionais. Principais funcionalidades do Google Drive Funcionalidade Descrição Armazenamento na nuvem Salva arquivos como PDFs, imagens, vídeos, planilhas, etc., com segurança. Criação de arquivos Criar documentos, planilhas, apresentações, formulários e desenhos diretamente na nuvem. Compartilhamento Permite compartilhar arquivos e pastas com controle de acesso (somente leitura, edição ou comentário). Colaboração em tempo real Várias pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo. Histórico de versões Visualiza e recupera versões anteriores dos arquivos. Pesquisa inteligente Encontra arquivos por nome, tipo, conteúdo ou pessoa envolvida. Integração com Gmail, Meet e Agenda Acessa arquivos diretamente em e-mails e reuniões. Offline Permite editar arquivos do Google mesmo sem internet (ativando a opção offline). Criação de Documentos e Organização de Arquivos Como criar arquivos no Google Drive Acesse https://drive.google.com Clique em “+ Novo” Escolha o tipo de arquivo: Documentos Google (tipo Word) Planilhas Google (tipo Excel) Apresentações Google (tipo PowerPoint) Formulários , Desenhos , entre outros Como organizar seus arquivos Crie pastas para separar os tipos de documentos (por disciplina, projeto, setor etc.). Use cores nas pastas para facilitar a identificação. Use estrelas (favoritos) para destacar arquivos importantes. Renomeie arquivos e pastas de forma clara e padronizada. Compartilhamento de Arquivos e Pastas Como compartilhar: Clique com o botão direito no arquivo ou pasta → “Compartilhar” Adicione o e-mail das pessoas ou gere um link compartilhável Defina o nível de acesso: Leitor: Pode apenas visualizar Comentador: Pode comentar, mas não editar Editor: Pode editar e alterar o conteúdo Perfis de acesso Restrito: Só pessoas específicas com permissão acessam Qualquer pessoa com o link: Todos com o link podem acessar, conforme o nível de acesso definido 🔔 Você pode retirar ou alterar permissões a qualquer momento. Drives de Equipe (Drives Compartilhados) Os Drives de equipe (Shared Drives) são espaços de armazenamento coletivo para times ou setores . Arquivos pertencem à equipe, não a indivíduos. Mesmo que um membro saia, os arquivos permanecem disponíveis. Vantagens dos Drives de Equipe: Recurso Benefício Propriedade da organização O conteúdo é institucional, não vinculado à conta pessoal. Controle de permissões por membro Acesso pode ser: Leitor, Comentador, Contribuidor, Gerente de conteúdo ou Gerente. Organização por setor/projeto Cada equipe pode ter seu próprio Drive. Colaboração segura Ideal para documentos oficiais, atas, projetos e registros internos. Como criar um Drive de equipe: Vá para o painel esquerdo do Google Drive. Clique em “Drives compartilhados” . Clique em “+ Novo Drive” . Dê um nome e clique em “Criar” . Adicione membros e defina as permissões de cada um. Exemplo de uso: Professores: Criam Drives para turmas, com pastas por aula/semana. Secretarias: Usam Drives para atas, documentos oficiais e formulários administrativos. Projetos de pesquisa: Compartilham relatórios, dados e cronogramas entre a equipe de trabalho. Google Meet O Google Meet é uma ferramenta gratuita de videoconferência desenvolvida pelo Google, que permite realizar reuniões, aulas e eventos online com vídeo, áudio e compartilhamento de tela. Ele é amplamente utilizado em ambientes acadêmicos e corporativos por sua integração com o Google Agenda, Gmail e Google Drive. Acessando o Google Meet Acesse: https://meet.google.com Faça login com sua conta Google (institucional ou pessoal). Também é possível acessar o Google Meet diretamente do seu e-mail: Abra o seu e-mail e no canto superior direito da tela acesse o botão do lado da engrenagem Google Apps >> Meet . Como criar uma nova reunião Você tem 3 opções: Criar uma reunião para depois: Clicar em “Nova reunião” → “Criar uma reunião para depois”. Copie o link e compartilhe com os participantes. Nova reunião imediata: Clicar em “Nova reunião” → “Iniciar uma reunião instantânea”. Agendar pelo Google Agenda: Ideal para aulas ou reuniões futuras. Isso cria automaticamente o link do Meet e em registra as informações na agenda. Usar um código ou link existente: Insira o código recebido e clique em “Participar” para entrar em uma reunião. Como convidar participantes para a reunião Clique em “Detalhes da reunião” (ícone de “i”) no canto inferior esquerdo. Copie o link da reunião e compartilhe com os convidados Também é possível “Adicionar pessoas” diretamente na reunião. Clique em "Pessoas" (ícone de 2 pessoas ao lado do ícone "i"). Clique em "Adic. Pessoas"  e informe o e-mail de quem deseja convidar. Clique em "Enviar e-mail" para enviar o convite com os dados de acesso a reunião. Principais funcionalidades durante a reunião Ativar/desativar câmera e microfone Ícones de microfone 🎙️ e câmera 🎥 na barra inferior. OBS: utilize os três pontos (⋮ ) e vá em configurações para ajustar o microfone ou câmera. Na opção de "Áudio" ao lado esquerdo da tela, habilite o "Cancelamento de ruído" . Dessa forma, será captado apenas o áudio de sua fala, evitando os ruídos do ambiente.  Levantada de mão (✋): Participantes podem "levantar a mão" para indicar que desejam falar. Ver participantes Clique no ícone de “Pessoas” no canto inferior direito. Usar o chat Clique no ícone de chat 💬 para enviar mensagens escritas durante a reunião. Apresentar a tela Clique em “Apresentar agora” → escolha entre: Tela inteira Uma janela Uma aba do Chrome (ideal para vídeos) Gravar a reunião (recurso disponível para contas institucionais ou pagas) Clique nos três pontinhos (⋮) → “Gravar reunião” Pode ser acessado também no botão "Ferramentas da reunião" Ativar legendas automáticas Clique em “Ativar legendas” (ícone de CC). As falas serão transcritas em tempo real (em inglês e português). Enquetes: Cria perguntas de múltipla escolha durante a reunião. Perguntas e respostas: Permite que participantes enviem perguntas e votem nas mais relevantes. Salas temáticas: Divide os participantes em grupos menores e distribui em diferentes salas. Transcrições: Realiza a transcrição em texto das falas durante a reunião Transmissão ao vivo (Disponível apenas para contas do Google Workspace for Education Plus ou Google Workspace Enterprise): A transmissão ao vivo (live streaming) permite que uma reunião seja assistida por um grande número de pessoas (até 100.000), sem que essas pessoas participem diretamente da reunião (sem microfone ou câmera, apenas como espectadores). Pode ser utilizada para eventos maiores, como colações de grau, defesas públicas, lives institucionais ou reuniões abertas, em que há muitos espectadores e poucos participantes ativos.  Para criar uma transmissão ao vivo: Clique em "Ferramentas de Reunião" (ícone dos pontos ao lado do cadeado), em seguida “Transmissão ao vivo”. O organizador deve iniciar a reunião como de costume. Clique em “Iniciar transmissão ao vivo” para começar o streaming. Um aviso aparecerá para todos os participantes ativos de que estão ao vivo. Espectadores verão a transmissão em tempo real (com um pequeno atraso de alguns segundos). Encerrar a reunião Clique no botão vermelho de “Sair da chamada” . Se for o organizador, você pode remover todos os participantes ao encerrar.     Kanban O Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos que visa melhorar a eficiência e a produtividade das equipes. Neste documento, exploraremos os princípios fundamentais do Kanban, suas práticas e como implementá-lo em diferentes contextos de trabalho. A abordagem visual do Kanban permite que as equipes monitorem o progresso das tarefas de forma clara e organizada, facilitando a identificação de gargalos e a otimização dos fluxos de trabalho. O que é Kanban? Kanban é uma palavra japonesa que significa "cartão" ou "sinalização". Originalmente, foi desenvolvido na Toyota como um sistema de controle de produção, mas ao longo do tempo, sua aplicação se expandiu para o gerenciamento de projetos em diversas áreas. A essência do Kanban é visualizar o trabalho, limitar o trabalho em progresso (WIP) e maximizar a eficiência. Princípios do Kanban Visualização do Trabalho : O primeiro passo para implementar o Kanban é criar um quadro visual que represente as tarefas em andamento. Isso pode ser feito fisicamente, com post-its em um quadro, ou digitalmente, usando ferramentas de gerenciamento de projetos. Limitação do Trabalho em Progresso (WIP) : Para evitar sobrecarga e garantir que as equipes se concentrem nas tarefas mais importantes, o Kanban recomenda limitar o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo. Gerenciamento do Fluxo : O Kanban enfatiza a importância de monitorar o fluxo de trabalho. As equipes devem analisar como as tarefas se movem pelo quadro e identificar áreas onde o fluxo pode ser melhorado. Feedback e Melhoria Contínua : O Kanban incentiva a realização de reuniões regulares para discutir o progresso e identificar oportunidades de melhoria. Essa abordagem de feedback contínuo ajuda as equipes a se adaptarem e evoluírem. Como Implementar o Kanban Criação do Quadro Kanban : Comece criando um quadro que represente as etapas do seu processo de trabalho. As colunas típicas incluem "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". Definição de Tarefas : Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas e coloque-as no quadro. Cada tarefa deve ser representada por um cartão que contenha informações relevantes, como descrição, responsável e prazo. Estabelecimento de Limites de WIP : Defina quantas tarefas podem estar em cada coluna ao mesmo tempo. Isso ajudará a manter o foco e a eficiência. Monitoramento e Ajustes : Acompanhe o progresso das tarefas e faça ajustes conforme necessário. Utilize reuniões de feedback para discutir o que está funcionando e o que pode ser melhorado. Conclusão O Kanban é uma ferramenta para equipes que buscam melhorar sua eficiência e produtividade. Ao visualizar o trabalho, limitar o WIP e promover a melhoria contínua, as equipes podem otimizar seus processos e alcançar melhores resultados. A implementação do Kanban pode ser adaptada a diferentes contextos, tornando-se uma abordagem flexível e eficaz para o gerenciamento de projetos. Metodologia ágil de gestão de projetos - LEAN A metodologia LEAN é uma abordagem de gestão que visa aumentar a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais, eliminando desperdícios e melhorando continuamente a qualidade. Originada no sistema de produção da Toyota, a filosofia LEAN se baseia na maximização do valor para o cliente, minimizando recursos e tempo. Este documento explora os princípios fundamentais da metodologia LEAN, suas ferramentas e técnicas, além de exemplos práticos de aplicação em diferentes setores. Para saber mais detalhes você pode acessar: https://www.lean.org.br/ Princípios Fundamentais do LEAN Valor : O primeiro passo é identificar o que realmente agrega valor ao cliente. Isso envolve entender as necessidades e expectativas dos clientes para que a empresa possa focar no que é mais importante. Fluxo de Valor : Após identificar o valor, é necessário mapear o fluxo de valor, que inclui todas as etapas do processo, desde a matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. O objetivo é visualizar onde ocorrem desperdícios. Eliminação de Desperdícios : A metodologia LEAN classifica os desperdícios em sete categorias : superprodução, espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos. A eliminação desses desperdícios é crucial para otimizar os processos. Fluxo Contínuo : Criar um fluxo contínuo de trabalho é essencial para garantir que os produtos sejam entregues de forma eficiente e sem interrupções. Isso pode ser alcançado através da reorganização do layout do trabalho e da implementação de sistemas de puxar. Produção Puxada : Em vez de produzir com base em previsões, a produção puxada se baseia na demanda real do cliente. Isso ajuda a evitar excessos de estoque e a garantir que os produtos sejam feitos apenas quando necessário. Perfeição : O último princípio é a busca contínua pela perfeição. Isso envolve a implementação de ciclos de melhoria contínua, onde os processos são constantemente revisados e aprimorados. Ferramentas e Técnicas do LEAN 5S : Uma técnica que visa organizar o ambiente de trabalho para aumentar a eficiência e a segurança. Os cinco S's representam: Seiri (classificar), Seiton (organizar), Seiso (limpar), Seiketsu (padronizar) e Shitsuke (sustentar). Kaizen : Um conceito que significa "melhoria contínua". Envolve todos os colaboradores da organização na identificação de problemas e na busca de soluções. Kanban : Um sistema visual que ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho e a produção. Utiliza cartões ou quadros para sinalizar o status das tarefas e facilitar a comunicação. Value Stream Mapping (VSM) : Uma ferramenta que permite mapear o fluxo de valor, identificando desperdícios e oportunidades de melhoria. OBS: No contexto da UFLA podemos utilizar o BPMN - Modelo e Notação de Processos de Negócio que é utilizado para mapear os processos de uma organização, permitindo que todos os envolvidos compreendam a dinâmica do negócio. Para saber mais sobre o BPMN acesse este SITE   Exemplos de Aplicação na Universidade PROBLEMA IDENTIFICADO: O processo de matrícula é burocrático, demorado e gera filas, retrabalho e insatisfação entre alunos e servidores. Aplicação do Lean: 1. Identificar valor (Value): Entender o que realmente importa para o "cliente" — neste caso, os alunos. Ex: conseguir se matricular com facilidade e rapidez, com acesso claro às disciplinas e turmas. 2. Mapear o fluxo de valor (Value Stream Mapping): Mapear todo o processo da matrícula — desde a abertura do sistema até a confirmação. Identificar onde há desperdício: atividades duplicadas, aprovações desnecessárias, espera por análise manual, etc. 3. Criar fluxo contínuo (Flow): Eliminar etapas desnecessárias. Ex: automatizar a verificação de pré-requisitos, integrar sistemas (acadêmico, financeiro, etc.), reduzir validações manuais. 4. Estabelecer sistema puxado (Pull): Permitir que os alunos puxem o processo — ou seja, que possam acompanhar e resolver pendências diretamente pelo sistema, sem depender de múltiplos atendimentos presenciais. 5. Buscar a perfeição (Perfection): Criar ciclos de melhoria contínua com base em feedbacks dos alunos e servidores. Ex: enviar pesquisas de satisfação, monitorar indicadores (tempo médio de matrícula, número de erros, etc.). Resultados Esperados: Redução no tempo total de matrícula. Menos filas e reclamações. Menor carga de trabalho manual para servidores. Maior satisfação dos alunos. PROBLEMA IDENTIFICADO: Longas filas, atendimentos repetitivos, dificuldade de acesso a informações básicas (como histórico, trancamento, comprovantes, etc.) e alto volume de e-mails e solicitações presenciais. Aplicação da Metodologia Lean: 1. Identificar valor (Value): O valor para o aluno é obter respostas rápidas e precisas, com o mínimo de deslocamento ou espera. 2. Mapear o fluxo de valor (Value Stream Mapping): Mapear o fluxo do atendimento: desde a chegada do aluno (presencial, telefone ou e-mail) até a resolução do problema. Identificar pontos de gargalo, tarefas repetitivas e excesso de burocracia. 3. Criar fluxo contínuo (Flow): Criar uma central de atendimento digital com um FAQ interativo ou chatbot para dúvidas frequentes. Digitalizar e automatizar processos como solicitação de histórico, declarações e trancamentos. Organizar senhas eletrônicas ou agendamento online para atendimento presencial. 4. Estabelecer sistema puxado (Pull): O aluno só procura atendimento presencial quando realmente necessário. O sistema digital permite que ele puxe as informações ou serviços por conta própria. 5. Buscar a perfeição (Perfection): Coletar feedback contínuo dos alunos e servidores. Medir tempos de atendimento, índice de dúvidas resolvidas no autoatendimento, tempo médio de resposta por e-mail. Resultados Esperados: Redução no tempo de atendimento e nas filas. Menos retrabalho para a equipe da secretaria. Alunos mais satisfeitos e informados. Otimização da equipe para focar em casos mais complexos. Conclusão A metodologia LEAN é uma poderosa abordagem para a melhoria de processos que pode trazer benefícios significativos para as organizações. Ao focar na eliminação de desperdícios e na maximização do valor para o cliente, as empresas podem se tornar mais competitivas e eficientes. A adoção dos princípios e ferramentas LEAN requer um compromisso com a cultura de melhoria contínua, mas os resultados podem ser transformadores.   Sistema de Gestão de Projetos - Kanboard Sistema Kanboard O Kanboard é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que utiliza a metodologia Kanban para ajudar equipes a visualizarem e gerenciarem suas tarefas de maneira eficiente. Este documento explora as principais características do Kanboard, suas funcionalidades e como ele pode ser utilizado para otimizar o fluxo de trabalho em projetos de diferentes tamanhos e complexidades. Características do Kanboard 1. Interface Intuitiva O Kanboard possui uma interface simples e intuitiva, que permite que os usuários criem e gerenciem tarefas facilmente. As colunas do quadro representam diferentes etapas do processo, e as tarefas podem ser arrastadas e soltas entre as colunas conforme o progresso. 2. Personalização Os usuários podem personalizar o Kanboard de acordo com suas necessidades. É possível adicionar etiquetas, prazos, responsáveis e comentários às tarefas, facilitando a organização e a comunicação entre os membros da equipe. 3. Relatórios e Estatísticas O Kanboard oferece recursos de relatórios que permitem às equipes monitorar o desempenho do projeto. Gráficos e estatísticas ajudam a identificar tendências e áreas que precisam de atenção, possibilitando uma gestão mais informada. 4. Integração com Outras Ferramentas O Kanboard pode ser integrado a diversas ferramentas e serviços, como GitHub, Slack e Google Drive, o que facilita a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe. 5. Acompanhamento de Tempo Com a funcionalidade de acompanhamento de tempo, os usuários podem registrar o tempo gasto em cada tarefa, o que ajuda a melhorar a estimativa de prazos e a alocação de recursos. Processo de trabalho usando o Kanban e Kanboard Criação de um Quadro : inicie criando um novo quadro Kanban e defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho. Adição de Tarefas : Crie tarefas e adicione detalhes relevantes, como descrições, prazos e responsáveis. Movimentação de Tarefas : À medida que as tarefas avançam, mova-as entre as colunas do quadro para refletir seu status atual. Revisão e Ajustes : Regularmente, revise o quadro e faça ajustes conforme necessário para otimizar o fluxo de trabalho. Análise de Desempenho : Utilize os relatórios e estatísticas para analisar o desempenho do projeto e identificar áreas de melhoria. Gerenciando Tarefas e Fluxo de Trabalho Movimentação de Tarefas: As tarefas podem ser movidas entre as colunas através de arrastar e soltar, refletindo seu progresso no fluxo de trabalho. Subtarefas: Cada tarefa pode ser dividida em subtarefas para detalhar etapas específicas. ​ Atribuições e Colaboração: Tarefas podem ser atribuídas a membros específicos da equipe, permitindo uma colaboração eficaz. Automatizando Processos com Ações Automáticas O Kanboard permite a configuração de ações automáticas para otimizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível definir que, ao mover uma tarefa para a coluna "Concluído", ela seja automaticamente atribuída a um membro específico ou que uma notificação seja enviada. ​ Personalização e Plugins O Kanboard oferece suporte a plugins que estendem suas funcionalidades. Você pode explorar e instalar plugins conforme as necessidades do seu projeto, como integrações com outras ferramentas ou funcionalidades adicionais. ​ Atualmente a UFLA utiliza os seguintes plugins do Kanboard: BigBoard : permite que o usuário visualize todos os seus quadros kanbans do seus projetos em uma única tela. Isso facilita o gerenciamento quando existem mais de um projeto sendo executado pela mesma equipe em um mesmo momento. Para acessar essa funcionalidade, siga os passos: No canto superior direito da tela clique nas iniciais do seu nome >> acesse a opção BigBoard. Na mensagem que irá aparecer na tela, clique em "options" e selecione os projetos que deseja acessar simultaneamente. Customizer : permite customizar o layout de algumas partes do kanboard, como por exemplo, tela de login (apenas para administradores) MetaMagik : permite criar campos personalizados que devem ser preenchidos em uma tarefa (apenas para administradores) Recursos Adicionais e Suporte Para aprofundar seu conhecimento e explorar funcionalidades avançadas, consulte os seguintes recursos: Documentação Oficial: A documentação do Kanboard oferece informações detalhadas sobre todas as funcionalidades e configurações disponíveis. ​ docs.kanboard.org +1 docs.kanboard.org +1 Tutoriais em Vídeo: Há uma variedade de tutoriais em vídeo disponíveis que demonstram o uso do Kanboard na prática. Por exemplo, o vídeo " Kanboard Tutorial (User Guide) " fornece uma visão geral abrangente do sistema. ​ Como Utilizar o Kanboard na UFLA 1. Acessando o Kanboard na UFLA O Kanboard foi instalado nos servidores da UFLA e integrado com o sistema de autenticação padrão da instituição. O acesso ao sistema pode ser feito seguindo as etapas: Acesse o link: https://kanboard.ufla.br/ No primeiro campo ("Enter your username") informe seu login, o mesmo usado para acesso no e-mail (sem o @ufla.br) No segundo campo ("Enter your password"), informe a senha, a mesma usada para acesso ao e-mail. 2. Configurando Seu Primeiro Projeto Crie um Projeto: Acesse sua instalação do Kanboard ( https://kanboard.ufla.br/ ). ​ Clique em "Novo projeto". ​ Insira um nome e um identificador para o projeto e clique em "Salvar" Configure o quadro Kanban: No quadro Kanban defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, podemos ter as seguintes colunas e seus significados: PARA FAZER: nessa coluna geralmente são alocadas as tarefas que foram planejadas e precisam ser entregues. FAZENDO: nessa coluna são alocadas as tarefas que estão sendo feitas. FEITO: nessa coluna são alocadas as tarefas que foram concluídas. IMPEDIMENTO: nessa coluna são alocadas as tarefas que precisam do apoio ou de informação de terceiros, não sendo possível continuar a execução dessas tarefas sem antes obter o apoio e as informações necessárias Adicione Tarefas: No canto superior esquerdo, selecione "Quadro". ​ Por padrão você verá quatro colunas (mas podem ser alteradas conforme sua necessidade): Backlog, Pronto, Em progresso e Concluído. ​ Para adicionar uma nova tarefa, clique no ícone "+" ao lado do nome de uma coluna. ​ Insira um título para a tarefa. Opcionalmente, adicione uma descrição (utilizando a sintaxe Markdown), atribua a tarefa a um membro da equipe e defina a prioridade. ​ Clique em "Salvar" para adicionar a tarefa ao quadro. Solicite o acesso GESTOR: O acesso Gestor permite que o usuário adicione outros integrantes da equipe para o trabalho colaborativo em seu quadro kanban. Para solicitar que seu perfil seja Gestor, clique neste link e preencha as informações. Conclusão O Kanboard é uma ferramenta para equipes que desejam implementar a metodologia Kanban em seus projetos. Com sua interface intuitiva e recursos de personalização, ele facilita a visualização do trabalho e melhora a colaboração entre os membros da equipe. Ao adotar o Kanboard, as equipes podem aumentar sua eficiência e alcançar melhores resultados em seus projetos. Lembre-se de que o Kanboard é altamente personalizável e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de sua equipe ou projeto. Explorar suas configurações e funcionalidades permitirá que você tire o máximo proveito desta ferramenta de gerenciamento de projetos.