Ferramentas e boas práticas para acompanhamento do PGD

Google Agenda

O Google Agenda (também conhecido como Google Calendar) é uma ferramenta de calendário digital desenvolvida pelo Google. Ele permite que você crie, visualize e gerencie seus compromissos, eventos e lembretes de forma fácil e eficiente. A principal vantagem do Google Agenda é sua integração com outros serviços do Google, como o Gmail, o Google Meet e o Google Drive, o que facilita o gerenciamento de suas atividades diárias e a colaboração com outras pessoas.

A utilização do Google Agenda na Universidade Federal de Lavras (UFLA) pode ser extremamente importante e útil para auxiliar na organização do trabalho e tornar mais eficiente a comunicação entre os servidores. 

Por exemplo, é possível agendar reuniões, evitando conflitos de horário de forma simples, sem a necessidade de enviar vários e-mails para tentar marcar uma reunião. É possível verificar a disponibilidade de dia e horário de cada participante da reunião. Para que isso seja possível é importante que toda a equipe realize a configuração da sua agenda institucional. As etapas para realizar essas e outras operações serão explicadas abaixo.

Principais Características do Google Agenda:

  1. Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

    • Você pode definir seu horário de trabalho, para que outros vejam quando você está disponível ou ocupado.
    • O Google Agenda também pode adicionar automaticamente feriados regionais ou nacionais ao seu calendário.

  2. Criação de Eventos e Compromissos:

    • Você pode criar eventos ou compromissos com data, hora e descrição.
    • Adicionar convidados ao evento e compartilhar o evento com outras pessoas.

  3. Notificações e Lembretes:

    • Defina lembretes para eventos para ser notificado antes de cada compromisso.
    • Pode ser configurado para enviar notificações via e-mail ou na tela do celular.

  4. Integração com o Gmail:

    • O Google Agenda pode automaticamente criar eventos a partir de convites que você recebe no Gmail, como reuniões ou compromissos de viagem.

  5. Visualização de Agenda:

    • Oferece várias formas de visualização: diário, semanal, mensal e agenda.
    • Facilita a organização e visualização dos compromissos de acordo com a sua preferência.

  6. Sincronização em Vários Dispositivos:

    • O Google Agenda sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos em que você estiver logado com a sua conta Google, como celular, computador ou tablet.

  7. Compartilhamento de Calendários:

    • Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas, como colegas de trabalho, amigos ou familiares, para que eles saibam seus compromissos.
    • Permite definir permissões para que outros apenas visualizem ou editem seu calendário.

  8. Integração com o Google Meet:

    • Ao criar eventos no Google Agenda, é possível adicionar links de videoconferências do Google Meet para facilitar a participação à distância.
Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

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Criação de Eventos e Compromissos:

1. Acesse o Google Agenda

2. Escolha a Data e Hora do Evento

3. Preencha as Informações do Evento

Uma janela de criação de evento será aberta, e você poderá adicionar as seguintes informações:

4. Escolher a Frequência (Caso seja um Evento Recorrente)

5. Configurações Adicionais (opcional)

6. Salvar o Evento

Dicas Importantes:

Notificações e lembretes:

1. Acesse o Google Agenda

2. Crie ou Abra um Evento

3. Adicione o Evento e Preencha as Informações Básicas

4. Adicionar Notificações e Lembretes

5. Escolha a Frequência do Lembrete (Opcional)

6. Salvar o Evento

Integração com o Gmail:

A integração entre o Google Agenda e o Gmail permite que você gerencie eventos diretamente a partir de e-mails recebidos no seu Gmail. Isso facilita o agendamento de compromissos, como reuniões, viagens e eventos, sem a necessidade de inserir manualmente todas as informações no calendário.

Como Funciona a Integração entre o Google Agenda e o Gmail:

1. Detecção Automática de Convites

Quando você recebe um e-mail no Gmail com informações sobre um evento, como uma reunião, compromisso de viagem ou qualquer outro tipo de evento que tenha data, hora e local, o Google Agenda pode automaticamente criar um evento para você com base nos detalhes do e-mail.

Por exemplo, se você receber um e-mail de confirmação de voo ou convite para uma reunião, o Google Agenda irá extrair automaticamente as informações relevantes (data, hora, local e descrição) e criar o evento correspondente.

2. Como o Google Agenda Cria o Evento a Partir do Gmail:

3. Como Visualizar e Editar os Eventos Criados Automaticamente:

OBS: Ao receber o convite para uma reunião, no corpo do e-mail você terá acesso a um botão para informar se irá participar da reunião. 

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De acordo com a opção escolhida (SIM, TALVEZ, NÃO) será exibido na sua agenda uma das 4 situações, conforme imagem abaixo:

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Visualização da Agenda:

Para acessar os diferentes tipos de visualização no Google Agenda, siga estes passos:

  1. Acesse o Google Agenda

    • No navegador, vá para Google Agenda.
    • No celular, abra o aplicativo Google Agenda.

  2. Escolha o tipo de visualização

    • No canto superior direito, clique no botão de visualização (pode estar como "Mês", "Semana" etc.).
    • Escolha entre as opções disponíveis:
      • Dia → Exibe os compromissos de um único dia.
      • Semana → Mostra todos os eventos da semana.
      • Mês → Exibe um calendário mensal completo.
      • Ano → Permite visualizar eventos distribuídos ao longo do ano.
      • Agenda → Lista os eventos em ordem cronológica.
      • Personalizada → Configurável para exibir um período específico.

Abaixo segue um exemplo de visualização por Mês. Esse tipo de visualização é mais interessante quando você precisa, por exemplo, verificar em qual data tem disponibilidade de horário para reuniões/eventos.

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Sincronização em vários dispositivos:

A sincronização do Google Agenda permite acessar seus eventos de qualquer dispositivo conectado à sua conta Google. Isso garante que todas as alterações feitas em um dispositivo sejam atualizadas automaticamente nos outros.

Como Funciona a Sincronização?

Compartilhamento de Calendários:

O Google Agenda permite compartilhar uma agenda com outras pessoas, facilitando a colaboração e o agendamento de compromissos.

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Integração com o Google Meet:

A integração do Google Agenda com o Google Meet permite criar e acessar reuniões online diretamente dos eventos agendados.

  1. Acesse o Google Agenda

  2. Criar um Novo Evento

    • Clique no botão "+" (Criar) no canto superior esquerdo.
    • Adicione um título para a reunião.
    • Defina a data e o horário do evento.

  3. Adicionar o Google Meet à Reunião

    • Clique em "Adicionar videoconferência do Google Meet".
    • Um link da reunião será gerado automaticamente.

  4. Convidar Participantes

    • No campo "Adicionar convidados", insira os e-mails dos participantes.
    • Defina as permissões dos convidados (modificar evento, ver lista de convidados etc.).

  5. Salvar e Enviar Convites

    • Clique em "Salvar".
    • Escolha a opção "Enviar convites por e-mail" para notificar os participantes.

Acessando a Reunião pelo Google Agenda

  1. Abra o Google Agenda.
  2. Clique no evento com o link do Google Meet.
  3. Toque em "Participar com Google Meet" para entrar na reunião.

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Google Meet

Google Drive

E-mail Institucional e ferramentas de comunicação

O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail.

Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail)

A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores:

Configurando sua assinatura de email

1- Acesse sua conta Gmail

2 - Abra as configurações

3 - Vá até a seção de assinatura

4 - Crie ou edite sua assinatura

5 - Defina como padrão

6- Salve as alterações

Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails.

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Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações:

Thiago Bellotti Furtado

Universidade Federal de Lavras - UFLA
Coordenadoria de Sistemas de Informação
CSII/DGTI/SGV
📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️ thiagofurtado@ufla.br
🌐 www.ufla.br | www.dgti.ufla.br

<Seu nome completo em negrito>

Universidade Federal de Lavras - UFLA
<Nome da sua unidade>
<Sigla da sua unidade seguida das siglas das unidades superiores>
📞 telefone para contato | ✉️ email para contato
🌐 www.ufla.br | <site da sua unidades>

Qual a importância da assinatura de e-mail?

1. Profissionalismo e Identidade Corporativa

2. Facilidade de Contato

3. Credibilidade e Confiança

4. Eficiência e Praticidade

5. Possibilidade de Personalização e Divulgação

Configurando a resposta automática de férias

1 - Acesse o Gmail

Faça login na sua conta (https://mail.google.com).

2 - Abra as Configurações

Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito.

Selecione "Ver todas as configurações".

3 - Role até "Resposta automática de férias"

Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias".

4 - Ative a Resposta Automática

Marque a opção "Ativar resposta automática de férias".

Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025).

5 - Personalize a Mensagem

No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática".

No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência.

Exemplo de mensagem:

"Olá,

Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno].
Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]."

6 - Salve as Alterações

Clique em "Salvar alterações" no final da página.

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Configurando a programação do envio automático de e-mail

1 -  Acesse o Gmail

Faça login na sua conta pelo site https://mail.google.com ou pelo app no celular.

2 - Clique em "Escrever"

No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail.

3 - Preencha os dados do e-mail

Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente.

4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar"

Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão.

5 - Escolha "Agendar envio"

Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.).

Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado.

6 - Confirme o agendamento

Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio".

Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado

  1. Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail.
  2. Clique no e-mail para visualizar os detalhes.
  3. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado).

Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para:
1 - Lembrar de enviar mensagens importantes.
2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário.
3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos.

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Configurando o Status do seu CHAT

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat.
2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho).
3 - Escolha um status:

✅ Disponível (Verde) → Você está ativo.

🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador.

🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções.

📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração.

Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios:

1. Indica sua Disponibilidade

2. Evita Notificações Quando Necessário

3. Melhora a Comunicação e a Colaboração

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Configurações de notificação do chat

É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias.

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Dicas Extras:

Criando espaços de comunicação

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou o Google Chat.
2 - No menu lateral esquerdo, clique em "Chat" e depois em "Novo chat".
3 - Clique em "Criar espaço".
4 - Dê um nome para o espaço e adicione uma descrição (opcional).
5 - Escolha configurações:

6 - Adicione membros digitando os e-mails das pessoas que devem participar.
7 - Clique em "Criar".

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Metodologia ágil de gestão de projetos - LEAN

A metodologia LEAN é uma abordagem de gestão que visa aumentar a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais, eliminando desperdícios e melhorando continuamente a qualidade. Originada no sistema de produção da Toyota, a filosofia LEAN se baseia na maximização do valor para o cliente, minimizando recursos e tempo. Este documento explora os princípios fundamentais da metodologia LEAN, suas ferramentas e técnicas, além de exemplos práticos de aplicação em diferentes setores. Para saber mais detalhes você pode acessar: https://www.lean.org.br/

Princípios Fundamentais do LEAN

  1. Valor: O primeiro passo é identificar o que realmente agrega valor ao cliente. Isso envolve entender as necessidades e expectativas dos clientes para que a empresa possa focar no que é mais importante.

  1. Fluxo de Valor: Após identificar o valor, é necessário mapear o fluxo de valor, que inclui todas as etapas do processo, desde a matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. O objetivo é visualizar onde ocorrem desperdícios.

  1. Eliminação de Desperdícios: A metodologia LEAN classifica os desperdícios em sete categorias: superprodução, espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos. A eliminação desses desperdícios é crucial para otimizar os processos.

  1. Fluxo Contínuo: Criar um fluxo contínuo de trabalho é essencial para garantir que os produtos sejam entregues de forma eficiente e sem interrupções. Isso pode ser alcançado através da reorganização do layout do trabalho e da implementação de sistemas de puxar.

  1. Produção Puxada: Em vez de produzir com base em previsões, a produção puxada se baseia na demanda real do cliente. Isso ajuda a evitar excessos de estoque e a garantir que os produtos sejam feitos apenas quando necessário.

  1. Perfeição: O último princípio é a busca contínua pela perfeição. Isso envolve a implementação de ciclos de melhoria contínua, onde os processos são constantemente revisados e aprimorados.

Ferramentas e Técnicas do LEAN
Exemplos de Aplicação

A metodologia LEAN pode ser aplicada em diversos setores, como manufatura, serviços, saúde e tecnologia da informação. Por exemplo, em uma fábrica, a implementação do LEAN pode resultar em uma redução significativa do tempo de produção e dos custos operacionais. Em um hospital, a aplicação de princípios LEAN pode melhorar o atendimento ao paciente e reduzir o tempo de espera.

Conclusão

A metodologia LEAN é uma poderosa abordagem para a melhoria de processos que pode trazer benefícios significativos para as organizações. Ao focar na eliminação de desperdícios e na maximização do valor para o cliente, as empresas podem se tornar mais competitivas e eficientes. A adoção dos princípios e ferramentas LEAN requer um compromisso com a cultura de melhoria contínua, mas os resultados podem ser transformadores.image-1742747646465.png

 

Kanban

O Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos que visa melhorar a eficiência e a produtividade das equipes. Neste documento, exploraremos os princípios fundamentais do Kanban, suas práticas e como implementá-lo em diferentes contextos de trabalho. A abordagem visual do Kanban permite que as equipes monitorem o progresso das tarefas de forma clara e organizada, facilitando a identificação de gargalos e a otimização dos fluxos de trabalho.

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O que é Kanban?

Kanban é uma palavra japonesa que significa "cartão" ou "sinalização". Originalmente, foi desenvolvido na Toyota como um sistema de controle de produção, mas ao longo do tempo, sua aplicação se expandiu para o gerenciamento de projetos em diversas áreas. A essência do Kanban é visualizar o trabalho, limitar o trabalho em progresso (WIP) e maximizar a eficiência.

Princípios do Kanban

  1. Visualização do Trabalho: O primeiro passo para implementar o Kanban é criar um quadro visual que represente as tarefas em andamento. Isso pode ser feito fisicamente, com post-its em um quadro, ou digitalmente, usando ferramentas de gerenciamento de projetos.

  1. Limitação do Trabalho em Progresso (WIP): Para evitar sobrecarga e garantir que as equipes se concentrem nas tarefas mais importantes, o Kanban recomenda limitar o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo.

  1. Gerenciamento do Fluxo: O Kanban enfatiza a importância de monitorar o fluxo de trabalho. As equipes devem analisar como as tarefas se movem pelo quadro e identificar áreas onde o fluxo pode ser melhorado.

  1. Feedback e Melhoria Contínua: O Kanban incentiva a realização de reuniões regulares para discutir o progresso e identificar oportunidades de melhoria. Essa abordagem de feedback contínuo ajuda as equipes a se adaptarem e evoluírem.

Como Implementar o Kanban

  1. Criação do Quadro Kanban: Comece criando um quadro que represente as etapas do seu processo de trabalho. As colunas típicas incluem "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído".

  1. Definição de Tarefas: Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas e coloque-as no quadro. Cada tarefa deve ser representada por um cartão que contenha informações relevantes, como descrição, responsável e prazo.

  1. Estabelecimento de Limites de WIP: Defina quantas tarefas podem estar em cada coluna ao mesmo tempo. Isso ajudará a manter o foco e a eficiência.

  1. Monitoramento e Ajustes: Acompanhe o progresso das tarefas e faça ajustes conforme necessário. Utilize reuniões de feedback para discutir o que está funcionando e o que pode ser melhorado.

Conclusão

O Kanban é uma ferramenta para equipes que buscam melhorar sua eficiência e produtividade. Ao visualizar o trabalho, limitar o WIP e promover a melhoria contínua, as equipes podem otimizar seus processos e alcançar melhores resultados. A implementação do Kanban pode ser adaptada a diferentes contextos, tornando-se uma abordagem flexível e eficaz para o gerenciamento de projetos.

Sistema de Gestão de Projetos - Kanboard

Sistema Kanboard

O Kanboard é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que utiliza a metodologia Kanban para ajudar equipes a visualizarem e gerenciarem suas tarefas de maneira eficiente. Este documento explora as principais características do Kanboard, suas funcionalidades e como ele pode ser utilizado para otimizar o fluxo de trabalho em projetos de diferentes tamanhos e complexidades.

Características do Kanboard

1. Interface Intuitiva

O Kanboard possui uma interface simples e intuitiva, que permite que os usuários criem e gerenciem tarefas facilmente. As colunas do quadro representam diferentes etapas do processo, e as tarefas podem ser arrastadas e soltas entre as colunas conforme o progresso.

2. Personalização

Os usuários podem personalizar o Kanboard de acordo com suas necessidades. É possível adicionar etiquetas, prazos, responsáveis e comentários às tarefas, facilitando a organização e a comunicação entre os membros da equipe.

3. Relatórios e Estatísticas

O Kanboard oferece recursos de relatórios que permitem às equipes monitorar o desempenho do projeto. Gráficos e estatísticas ajudam a identificar tendências e áreas que precisam de atenção, possibilitando uma gestão mais informada.

4. Integração com Outras Ferramentas

O Kanboard pode ser integrado a diversas ferramentas e serviços, como GitHub, Slack e Google Drive, o que facilita a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe.

5. Acompanhamento de Tempo

Com a funcionalidade de acompanhamento de tempo, os usuários podem registrar o tempo gasto em cada tarefa, o que ajuda a melhorar a estimativa de prazos e a alocação de recursos.

Processo de trabalho usando o Kanban e Kanboard

  1. Criação de um Quadro: inicie criando um novo quadro Kanban e defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho.

  2. Adição de Tarefas: Crie tarefas e adicione detalhes relevantes, como descrições, prazos e responsáveis.

  1. Movimentação de Tarefas: À medida que as tarefas avançam, mova-as entre as colunas do quadro para refletir seu status atual.

  1. Revisão e Ajustes: Regularmente, revise o quadro e faça ajustes conforme necessário para otimizar o fluxo de trabalho.

  1. Análise de Desempenho: Utilize os relatórios e estatísticas para analisar o desempenho do projeto e identificar áreas de melhoria.image-1742749328021.png

Gerenciando Tarefas e Fluxo de Trabalho

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Automatizando Processos com Ações Automáticas

O Kanboard permite a configuração de ações automáticas para otimizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível definir que, ao mover uma tarefa para a coluna "Concluído", ela seja automaticamente atribuída a um membro específico ou que uma notificação seja enviada. ​

Personalização e Plugins

O Kanboard oferece suporte a plugins que estendem suas funcionalidades. Você pode explorar e instalar plugins conforme as necessidades do seu projeto, como integrações com outras ferramentas ou funcionalidades adicionais. ​

Recursos Adicionais e Suporte

Para aprofundar seu conhecimento e explorar funcionalidades avançadas, consulte os seguintes recursos:

Como Utilizar o Kanboard na UFLA

1. Acessando o Kanboard na UFLA

O Kanboard foi instalado nos servidores da UFLA e integrado com o sistema de autenticação padrão da instituição. O acesso ao sistema pode ser feito seguindo as etapas:

  1. Acesse o link: https://kanboard.ufla.br/
  2. No primeiro campo ("Enter your username") informe seu login, o mesmo usado para acesso no e-mail (sem o @ufla.br)
  3. No segundo campo ("Enter your password"), informe a senha, a mesma usada para acesso ao e-mail.

2. Configurando Seu Primeiro Projeto

Conclusão

O Kanboard é uma ferramenta para equipes que desejam implementar a metodologia Kanban em seus projetos. Com sua interface intuitiva e recursos de personalização, ele facilita a visualização do trabalho e melhora a colaboração entre os membros da equipe. Ao adotar o Kanboard, as equipes podem aumentar sua eficiência e alcançar melhores resultados em seus projetos.

Lembre-se de que o Kanboard é altamente personalizável e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de sua equipe ou projeto. Explorar suas configurações e funcionalidades permitirá que você tire o máximo proveito desta ferramenta de gerenciamento de projetos.