Ferramentas e boas práticas para acompanhamento do PGD

E-mail Institucional e ferramentas de comunicação

O e-mail institucional da Universidade Federal de Lavras (UFLA) utiliza a plataforma do Google Workspace for Education, oferecendo contas de e-mail com domínio @ufla.br integradas aos serviços do Gmail.

Principais Características do E-mail Institucional da UFLA (Gmail)

A seguir serão listadas alguns recursos existentes que são úteis para facilitar a comunicação dos servidores:

Configurando sua assinatura de email

1- Acesse sua conta Gmail

2 - Abra as configurações

3 - Vá até a seção de assinatura

4 - Crie ou edite sua assinatura

5 - Defina como padrão

6- Salve as alterações

Pronto! Sua assinatura será adicionada automaticamente aos seus e-mails.

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Caso deseje, você pode utilizar o exemplo abaixo adaptando com as suas informações:

Thiago Bellotti Furtado

Universidade Federal de Lavras - UFLA
Coordenadoria de Sistemas de Informação
CSII/DGTI/SGV
📞 (35) 9 9903-3199 | ✉️ thiagofurtado@ufla.br
🌐 www.ufla.br | www.dgti.ufla.br

<Seu nome completo em negrito>

Universidade Federal de Lavras - UFLA
<Nome da sua unidade>
<Sigla da sua unidade seguida das siglas das unidades superiores>
📞 telefone para contato | ✉️ email para contato
🌐 www.ufla.br | <site da sua unidades>

Qual a importância da assinatura de e-mail?

1. Profissionalismo e Identidade Corporativa

2. Facilidade de Contato

3. Credibilidade e Confiança

4. Eficiência e Praticidade

5. Possibilidade de Personalização e Divulgação

Configurando a resposta automática de férias

1 - Acesse o Gmail

Faça login na sua conta (https://mail.google.com).

2 - Abra as Configurações

Clique no ícone ⚙️ (Engrenagem) no canto superior direito.

Selecione "Ver todas as configurações".

3 - Role até "Resposta automática de férias"

Vá até a aba "Geral" e encontre a seção "Resposta automática de férias".

4 - Ative a Resposta Automática

Marque a opção "Ativar resposta automática de férias".

Escolha as datas de início e término, e preencha o campo "Assunto" (Exemplo: Férias - 26/12/2024 a 24/01/2025).

5 - Personalize a Mensagem

No campo "Assunto", insira algo como: "Férias – Resposta Automática".

No campo "Mensagem", escreva um texto informando sua ausência.

Exemplo de mensagem:

"Olá,

Obrigado pelo seu contato! Estou de férias e retornarei no dia [data de retorno].
Para assuntos urgentes, entre em contato com [nome do colega/responsável] no e-mail [e-mail alternativo]."

6 - Salve as Alterações

Clique em "Salvar alterações" no final da página.

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Configurando a programação do envio automático de e-mail

1 -  Acesse o Gmail

Faça login na sua conta pelo site https://mail.google.com ou pelo app no celular.

2 - Clique em "Escrever"

No canto superior esquerdo, clique em "Escrever" para iniciar um novo e-mail.

3 - Preencha os dados do e-mail

Digite o destinatário, assunto e o conteúdo do e-mail normalmente.

4 - Clique na seta ao lado do botão "Enviar"

Em vez de clicar diretamente em "Enviar", clique na seta para baixo (⏷) ao lado do botão.

5 - Escolha "Agendar envio"

Clique em "Agendar envio" e selecione uma das opções sugeridas (amanhã, segunda-feira, etc.).

Para escolher uma data e horário específicos, clique em "Escolher data e horário" e selecione o momento exato em que deseja que o e-mail seja enviado.

6 - Confirme o agendamento

Depois de escolher a data e horário, clique em "Agendar envio".

Como Ver ou Cancelar um E-mail Agendado

  1. Vá até a pasta "Agendados" no menu lateral do Gmail.
  2. Clique no e-mail para visualizar os detalhes.
  3. Para cancelar ou editar, clique em "Cancelar envio" (o e-mail voltará para rascunho e poderá ser reprogramado).

Pronto! Após esses passos seu e-mail será enviado automaticamente na data e horário escolhidos. Essa função é útil para:
1 - Lembrar de enviar mensagens importantes.
2 - Programar e-mails que devem ser enviados em uma determinada data/horário.
3 - Evitar esquecimentos em horários estratégicos.

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Configurando o Status do seu CHAT

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou Google Chat.
2 - No canto superior direito, clique no ícone de status (🔵 Verde, 🟡 Amarelo, 🔴 Vermelho).
3 - Escolha um status:

✅ Disponível (Verde) → Você está ativo.

🟡 Ausente (Amarelo) → Informa que está longe do computador.

🔴 Não perturbe (Vermelho) → Bloqueia notificações para evitar interrupções.

📝 Definir status personalizado → Adicione uma mensagem personalizada e um tempo para expiração.

Configurar o status no Google Chat e Gmail é útil porque melhora a comunicação e a produtividade. Aqui estão os principais benefícios:

1. Indica sua Disponibilidade

2. Evita Notificações Quando Necessário

3. Melhora a Comunicação e a Colaboração

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Configurações de notificação do chat

É possível configurar a data e horário que você irá receber notificações do chat. Configurar as notificações do Google Chat corretamente ajuda a equilibrar foco e comunicação, evitando interrupções desnecessárias.

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Dicas Extras:

Criando espaços de comunicação

1 - Abra o Gmail (https://mail.google.com) ou o Google Chat.
2 - No menu lateral esquerdo, clique em "Chat" e depois em "Novo chat".
3 - Clique em "Criar espaço".
4 - Dê um nome para o espaço e adicione uma descrição (opcional).
5 - Escolha configurações:

6 - Adicione membros digitando os e-mails das pessoas que devem participar.
7 - Clique em "Criar".

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Google Agenda

O Google Agenda (também conhecido como Google Calendar) é uma ferramenta de calendário digital desenvolvida pelo Google. Ele permite que você crie, visualize e gerencie seus compromissos, eventos e lembretes de forma fácil e eficiente. A principal vantagem do Google Agenda é sua integração com outros serviços do Google, como o Gmail, o Google Meet e o Google Drive, o que facilita o gerenciamento de suas atividades diárias e a colaboração com outras pessoas.

A utilização do Google Agenda na Universidade Federal de Lavras (UFLA) pode ser extremamente importante e útil para auxiliar na organização do trabalho e tornar mais eficiente a comunicação entre os servidores. 

Por exemplo, é possível agendar reuniões, evitando conflitos de horário de forma simples, sem a necessidade de enviar vários e-mails para tentar marcar uma reunião. É possível verificar a disponibilidade de dia e horário de cada participante da reunião. Para que isso seja possível é importante que toda a equipe realize a configuração da sua agenda institucional. As etapas para realizar essas e outras operações serão explicadas abaixo.

Principais Características do Google Agenda:

  1. Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

    • Você pode definir seu horário de trabalho, para que outros vejam quando você está disponível ou ocupado.
    • O Google Agenda também pode adicionar automaticamente feriados regionais ou nacionais ao seu calendário.

  2. Criação de Eventos e Compromissos:

    • Você pode criar eventos ou compromissos com data, hora e descrição.
    • Adicionar convidados ao evento e compartilhar o evento com outras pessoas.

  3. Notificações e Lembretes:

    • Defina lembretes para eventos para ser notificado antes de cada compromisso.
    • Pode ser configurado para enviar notificações via e-mail ou na tela do celular.

  4. Integração com o Gmail:

    • O Google Agenda pode automaticamente criar eventos a partir de convites que você recebe no Gmail, como reuniões ou compromissos de viagem.

  5. Visualização de Agenda:

    • Oferece várias formas de visualização: diário, semanal, mensal e agenda.
    • Facilita a organização e visualização dos compromissos de acordo com a sua preferência.

  6. Sincronização em Vários Dispositivos:

    • O Google Agenda sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos em que você estiver logado com a sua conta Google, como celular, computador ou tablet.

  7. Compartilhamento de Calendários:

    • Você pode compartilhar seu calendário com outras pessoas, como colegas de trabalho, amigos ou familiares, para que eles saibam seus compromissos.
    • Permite definir permissões para que outros apenas visualizem ou editem seu calendário.

  8. Integração com o Google Meet:

    • Ao criar eventos no Google Agenda, é possível adicionar links de videoconferências do Google Meet para facilitar a participação à distância.
Configurando seu horário de trabalho na agenda institucional:

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Criação de Eventos e Compromissos:

1. Acesse o Google Agenda

2. Escolha a Data e Hora do Evento

3. Preencha as Informações do Evento

Uma janela de criação de evento será aberta, e você poderá adicionar as seguintes informações:

4. Escolher a Frequência (Caso seja um Evento Recorrente)

5. Configurações Adicionais (opcional)

6. Salvar o Evento

Dicas Importantes:

Notificações e lembretes:

1. Acesse o Google Agenda

2. Crie ou Abra um Evento

3. Adicione o Evento e Preencha as Informações Básicas

4. Adicionar Notificações e Lembretes

5. Escolha a Frequência do Lembrete (Opcional)

6. Salvar o Evento

Integração com o Gmail:

A integração entre o Google Agenda e o Gmail permite que você gerencie eventos diretamente a partir de e-mails recebidos no seu Gmail. Isso facilita o agendamento de compromissos, como reuniões, viagens e eventos, sem a necessidade de inserir manualmente todas as informações no calendário.

Como Funciona a Integração entre o Google Agenda e o Gmail:

1. Detecção Automática de Convites

Quando você recebe um e-mail no Gmail com informações sobre um evento, como uma reunião, compromisso de viagem ou qualquer outro tipo de evento que tenha data, hora e local, o Google Agenda pode automaticamente criar um evento para você com base nos detalhes do e-mail.

Por exemplo, se você receber um e-mail de confirmação de voo ou convite para uma reunião, o Google Agenda irá extrair automaticamente as informações relevantes (data, hora, local e descrição) e criar o evento correspondente.

2. Como o Google Agenda Cria o Evento a Partir do Gmail:

3. Como Visualizar e Editar os Eventos Criados Automaticamente:

OBS: Ao receber o convite para uma reunião, no corpo do e-mail você terá acesso a um botão para informar se irá participar da reunião. 

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De acordo com a opção escolhida (SIM, TALVEZ, NÃO) será exibido na sua agenda uma das 4 situações, conforme imagem abaixo:

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Visualização da Agenda:

Para acessar os diferentes tipos de visualização no Google Agenda, siga estes passos:

  1. Acesse o Google Agenda

    • No navegador, vá para Google Agenda.
    • No celular, abra o aplicativo Google Agenda.

  2. Escolha o tipo de visualização

    • No canto superior direito, clique no botão de visualização (pode estar como "Mês", "Semana" etc.).
    • Escolha entre as opções disponíveis:
      • Dia → Exibe os compromissos de um único dia.
      • Semana → Mostra todos os eventos da semana.
      • Mês → Exibe um calendário mensal completo.
      • Ano → Permite visualizar eventos distribuídos ao longo do ano.
      • Agenda → Lista os eventos em ordem cronológica.
      • Personalizada → Configurável para exibir um período específico.

Abaixo segue um exemplo de visualização por Mês. Esse tipo de visualização é mais interessante quando você precisa, por exemplo, verificar em qual data tem disponibilidade de horário para reuniões/eventos.

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Sincronização em vários dispositivos:

A sincronização do Google Agenda permite acessar seus eventos de qualquer dispositivo conectado à sua conta Google. Isso garante que todas as alterações feitas em um dispositivo sejam atualizadas automaticamente nos outros.

Como Funciona a Sincronização?

Compartilhamento de Calendários:

O Google Agenda permite compartilhar uma agenda com outras pessoas, facilitando a colaboração e o agendamento de compromissos.

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Integração com o Google Meet:

A integração do Google Agenda com o Google Meet permite criar e acessar reuniões online diretamente dos eventos agendados.

  1. Acesse o Google Agenda

  2. Criar um Novo Evento

    • Clique no botão "+" (Criar) no canto superior esquerdo.
    • Adicione um título para a reunião.
    • Defina a data e o horário do evento.

  3. Adicionar o Google Meet à Reunião

    • Clique em "Adicionar videoconferência do Google Meet".
    • Um link da reunião será gerado automaticamente.

  4. Convidar Participantes

    • No campo "Adicionar convidados", insira os e-mails dos participantes.
    • Defina as permissões dos convidados (modificar evento, ver lista de convidados etc.).

  5. Salvar e Enviar Convites

    • Clique em "Salvar".
    • Escolha a opção "Enviar convites por e-mail" para notificar os participantes.

Acessando a Reunião pelo Google Agenda

  1. Abra o Google Agenda.
  2. Clique no evento com o link do Google Meet.
  3. Toque em "Participar com Google Meet" para entrar na reunião.

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Google Drive

O Google Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem do Google. Ele permite armazenar, organizar, acessar e compartilhar arquivos e pastas de qualquer lugar, usando a internet.

🔒 Com contas do Google Workspace (como as institucionais), o espaço terá limite de armazenamento específico, conforme categorias a seguir:

200 GB: Servidor ativo, funcionário terceirizado, unidade organizacional, pessoal de associação temporária, bolsista de apoio técnico e entidade acadêmica;
15 GB: Servidor aposentado, estudante regularmente matriculado, egresso e entidade de representação estudantil.

Os drives de equipe (Drives Compartilhados) possuem capacidade de armazenamento maior às contas dos usuários institucionais.

Principais funcionalidades do Google Drive
Funcionalidade Descrição
Armazenamento na nuvem Salva arquivos como PDFs, imagens, vídeos, planilhas, etc., com segurança.
Criação de arquivos Criar documentos, planilhas, apresentações, formulários e desenhos diretamente na nuvem.
Compartilhamento Permite compartilhar arquivos e pastas com controle de acesso (somente leitura, edição ou comentário).
Colaboração em tempo real Várias pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo.
Histórico de versões Visualiza e recupera versões anteriores dos arquivos.
Pesquisa inteligente Encontra arquivos por nome, tipo, conteúdo ou pessoa envolvida.
Integração com Gmail, Meet e Agenda Acessa arquivos diretamente em e-mails e reuniões.
Offline Permite editar arquivos do Google mesmo sem internet (ativando a opção offline).
Criação de Documentos e Organização de Arquivos

Como criar arquivos no Google Drive

  1. Acesse https://drive.google.com

  2. Clique em “+ Novo”

  3. Escolha o tipo de arquivo:

    • Documentos Google (tipo Word)

    • Planilhas Google (tipo Excel)

    • Apresentações Google (tipo PowerPoint)

    • Formulários, Desenhos, entre outros

Como organizar seus arquivos
Compartilhamento de Arquivos e Pastas

Como compartilhar:

  1. Clique com o botão direito no arquivo ou pasta → “Compartilhar”

  2. Adicione o e-mail das pessoas ou gere um link compartilhável

  3. Defina o nível de acesso:

    • Leitor: Pode apenas visualizar

    • Comentador: Pode comentar, mas não editar

    • Editor: Pode editar e alterar o conteúdo

Perfis de acesso

🔔 Você pode retirar ou alterar permissões a qualquer momento.

Drives de Equipe (Drives Compartilhados)

Os Drives de equipe (Shared Drives) são espaços de armazenamento coletivo para times ou setores.

Arquivos pertencem à equipe, não a indivíduos. Mesmo que um membro saia, os arquivos permanecem disponíveis.

Vantagens dos Drives de Equipe:

Recurso Benefício
Propriedade da organização O conteúdo é institucional, não vinculado à conta pessoal.
Controle de permissões por membro Acesso pode ser: Leitor, Comentador, Contribuidor, Gerente de conteúdo ou Gerente.
Organização por setor/projeto Cada equipe pode ter seu próprio Drive.
Colaboração segura Ideal para documentos oficiais, atas, projetos e registros internos.

Como criar um Drive de equipe:

Exemplo de uso:

Google Meet

O Google Meet é uma ferramenta gratuita de videoconferência desenvolvida pelo Google, que permite realizar reuniões, aulas e eventos online com vídeo, áudio e compartilhamento de tela. Ele é amplamente utilizado em ambientes acadêmicos e corporativos por sua integração com o Google Agenda, Gmail e Google Drive.

Acessando o Google Meet
Como criar uma nova reunião

Você tem 3 opções:

Como convidar participantes para a reunião
Principais funcionalidades durante a reunião

Ativar/desativar câmera e microfone

Levantada de mão (✋): Participantes podem "levantar a mão" para indicar que desejam falar.

Ver participantes

Usar o chat

Apresentar a tela

Gravar a reunião (recurso disponível para contas institucionais ou pagas)

Ativar legendas automáticas

Enquetes: Cria perguntas de múltipla escolha durante a reunião.

Perguntas e respostas: Permite que participantes enviem perguntas e votem nas mais relevantes.

Salas temáticas: Divide os participantes em grupos menores e distribui em diferentes salas.

Transcrições: Realiza a transcrição em texto das falas durante a reunião

Transmissão ao vivo (Disponível apenas para contas do Google Workspace for Education Plus ou Google Workspace Enterprise):

Encerrar a reunião

 

 

Kanban

O Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos que visa melhorar a eficiência e a produtividade das equipes. Neste documento, exploraremos os princípios fundamentais do Kanban, suas práticas e como implementá-lo em diferentes contextos de trabalho. A abordagem visual do Kanban permite que as equipes monitorem o progresso das tarefas de forma clara e organizada, facilitando a identificação de gargalos e a otimização dos fluxos de trabalho.

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O que é Kanban?

Kanban é uma palavra japonesa que significa "cartão" ou "sinalização". Originalmente, foi desenvolvido na Toyota como um sistema de controle de produção, mas ao longo do tempo, sua aplicação se expandiu para o gerenciamento de projetos em diversas áreas. A essência do Kanban é visualizar o trabalho, limitar o trabalho em progresso (WIP) e maximizar a eficiência.

Princípios do Kanban

  1. Visualização do Trabalho: O primeiro passo para implementar o Kanban é criar um quadro visual que represente as tarefas em andamento. Isso pode ser feito fisicamente, com post-its em um quadro, ou digitalmente, usando ferramentas de gerenciamento de projetos.

  1. Limitação do Trabalho em Progresso (WIP): Para evitar sobrecarga e garantir que as equipes se concentrem nas tarefas mais importantes, o Kanban recomenda limitar o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo.

  1. Gerenciamento do Fluxo: O Kanban enfatiza a importância de monitorar o fluxo de trabalho. As equipes devem analisar como as tarefas se movem pelo quadro e identificar áreas onde o fluxo pode ser melhorado.

  1. Feedback e Melhoria Contínua: O Kanban incentiva a realização de reuniões regulares para discutir o progresso e identificar oportunidades de melhoria. Essa abordagem de feedback contínuo ajuda as equipes a se adaptarem e evoluírem.

Como Implementar o Kanban

  1. Criação do Quadro Kanban: Comece criando um quadro que represente as etapas do seu processo de trabalho. As colunas típicas incluem "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído".

  1. Definição de Tarefas: Liste todas as tarefas que precisam ser realizadas e coloque-as no quadro. Cada tarefa deve ser representada por um cartão que contenha informações relevantes, como descrição, responsável e prazo.

  1. Estabelecimento de Limites de WIP: Defina quantas tarefas podem estar em cada coluna ao mesmo tempo. Isso ajudará a manter o foco e a eficiência.

  1. Monitoramento e Ajustes: Acompanhe o progresso das tarefas e faça ajustes conforme necessário. Utilize reuniões de feedback para discutir o que está funcionando e o que pode ser melhorado.

Conclusão

O Kanban é uma ferramenta para equipes que buscam melhorar sua eficiência e produtividade. Ao visualizar o trabalho, limitar o WIP e promover a melhoria contínua, as equipes podem otimizar seus processos e alcançar melhores resultados. A implementação do Kanban pode ser adaptada a diferentes contextos, tornando-se uma abordagem flexível e eficaz para o gerenciamento de projetos.

Metodologia ágil de gestão de projetos - LEAN

A metodologia LEAN é uma abordagem de gestão que visa aumentar a eficiência e a eficácia dos processos organizacionais, eliminando desperdícios e melhorando continuamente a qualidade. Originada no sistema de produção da Toyota, a filosofia LEAN se baseia na maximização do valor para o cliente, minimizando recursos e tempo. Este documento explora os princípios fundamentais da metodologia LEAN, suas ferramentas e técnicas, além de exemplos práticos de aplicação em diferentes setores. Para saber mais detalhes você pode acessar: https://www.lean.org.br/

Princípios Fundamentais do LEAN

  1. Valor: O primeiro passo é identificar o que realmente agrega valor ao cliente. Isso envolve entender as necessidades e expectativas dos clientes para que a empresa possa focar no que é mais importante.

  1. Fluxo de Valor: Após identificar o valor, é necessário mapear o fluxo de valor, que inclui todas as etapas do processo, desde a matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. O objetivo é visualizar onde ocorrem desperdícios.

  1. Eliminação de Desperdícios: A metodologia LEAN classifica os desperdícios em sete categorias: superprodução, espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos. A eliminação desses desperdícios é crucial para otimizar os processos.

  1. Fluxo Contínuo: Criar um fluxo contínuo de trabalho é essencial para garantir que os produtos sejam entregues de forma eficiente e sem interrupções. Isso pode ser alcançado através da reorganização do layout do trabalho e da implementação de sistemas de puxar.

  1. Produção Puxada: Em vez de produzir com base em previsões, a produção puxada se baseia na demanda real do cliente. Isso ajuda a evitar excessos de estoque e a garantir que os produtos sejam feitos apenas quando necessário.

  1. Perfeição: O último princípio é a busca contínua pela perfeição. Isso envolve a implementação de ciclos de melhoria contínua, onde os processos são constantemente revisados e aprimorados.

Ferramentas e Técnicas do LEAN
Exemplos de Aplicação na Universidade

PROBLEMA IDENTIFICADO:
O processo de matrícula é burocrático, demorado e gera filas, retrabalho e insatisfação entre alunos e servidores.

Aplicação do Lean:

1. Identificar valor (Value):
Entender o que realmente importa para o "cliente" — neste caso, os alunos. Ex: conseguir se matricular com facilidade e rapidez, com acesso claro às disciplinas e turmas.

2. Mapear o fluxo de valor (Value Stream Mapping):
Mapear todo o processo da matrícula — desde a abertura do sistema até a confirmação. Identificar onde há desperdício: atividades duplicadas, aprovações desnecessárias, espera por análise manual, etc.

3. Criar fluxo contínuo (Flow):
Eliminar etapas desnecessárias. Ex: automatizar a verificação de pré-requisitos, integrar sistemas (acadêmico, financeiro, etc.), reduzir validações manuais.

4. Estabelecer sistema puxado (Pull):
Permitir que os alunos puxem o processo — ou seja, que possam acompanhar e resolver pendências diretamente pelo sistema, sem depender de múltiplos atendimentos presenciais.

5. Buscar a perfeição (Perfection):
Criar ciclos de melhoria contínua com base em feedbacks dos alunos e servidores. Ex: enviar pesquisas de satisfação, monitorar indicadores (tempo médio de matrícula, número de erros, etc.).

Resultados Esperados:

PROBLEMA IDENTIFICADO:
Longas filas, atendimentos repetitivos, dificuldade de acesso a informações básicas (como histórico, trancamento, comprovantes, etc.) e alto volume de e-mails e solicitações presenciais.

Aplicação da Metodologia Lean:

1. Identificar valor (Value):
O valor para o aluno é obter respostas rápidas e precisas, com o mínimo de deslocamento ou espera.

2. Mapear o fluxo de valor (Value Stream Mapping):
Mapear o fluxo do atendimento: desde a chegada do aluno (presencial, telefone ou e-mail) até a resolução do problema. Identificar pontos de gargalo, tarefas repetitivas e excesso de burocracia.

3. Criar fluxo contínuo (Flow):

4. Estabelecer sistema puxado (Pull):
O aluno só procura atendimento presencial quando realmente necessário. O sistema digital permite que ele puxe as informações ou serviços por conta própria.

5. Buscar a perfeição (Perfection):
Coletar feedback contínuo dos alunos e servidores. Medir tempos de atendimento, índice de dúvidas resolvidas no autoatendimento, tempo médio de resposta por e-mail.

Resultados Esperados:

Conclusão

A metodologia LEAN é uma poderosa abordagem para a melhoria de processos que pode trazer benefícios significativos para as organizações. Ao focar na eliminação de desperdícios e na maximização do valor para o cliente, as empresas podem se tornar mais competitivas e eficientes. A adoção dos princípios e ferramentas LEAN requer um compromisso com a cultura de melhoria contínua, mas os resultados podem ser transformadores.image-1742747646465.png

 

Sistema de Gestão de Projetos - Kanboard

Sistema Kanboard

O Kanboard é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que utiliza a metodologia Kanban para ajudar equipes a visualizarem e gerenciarem suas tarefas de maneira eficiente. Este documento explora as principais características do Kanboard, suas funcionalidades e como ele pode ser utilizado para otimizar o fluxo de trabalho em projetos de diferentes tamanhos e complexidades.

Características do Kanboard

1. Interface Intuitiva

O Kanboard possui uma interface simples e intuitiva, que permite que os usuários criem e gerenciem tarefas facilmente. As colunas do quadro representam diferentes etapas do processo, e as tarefas podem ser arrastadas e soltas entre as colunas conforme o progresso.

2. Personalização

Os usuários podem personalizar o Kanboard de acordo com suas necessidades. É possível adicionar etiquetas, prazos, responsáveis e comentários às tarefas, facilitando a organização e a comunicação entre os membros da equipe.

3. Relatórios e Estatísticas

O Kanboard oferece recursos de relatórios que permitem às equipes monitorar o desempenho do projeto. Gráficos e estatísticas ajudam a identificar tendências e áreas que precisam de atenção, possibilitando uma gestão mais informada.

4. Integração com Outras Ferramentas

O Kanboard pode ser integrado a diversas ferramentas e serviços, como GitHub, Slack e Google Drive, o que facilita a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe.

5. Acompanhamento de Tempo

Com a funcionalidade de acompanhamento de tempo, os usuários podem registrar o tempo gasto em cada tarefa, o que ajuda a melhorar a estimativa de prazos e a alocação de recursos.

Processo de trabalho usando o Kanban e Kanboard

  1. Criação de um Quadro: inicie criando um novo quadro Kanban e defina as colunas que representam as etapas do seu fluxo de trabalho.

  2. Adição de Tarefas: Crie tarefas e adicione detalhes relevantes, como descrições, prazos e responsáveis.

  1. Movimentação de Tarefas: À medida que as tarefas avançam, mova-as entre as colunas do quadro para refletir seu status atual.

  1. Revisão e Ajustes: Regularmente, revise o quadro e faça ajustes conforme necessário para otimizar o fluxo de trabalho.

  1. Análise de Desempenho: Utilize os relatórios e estatísticas para analisar o desempenho do projeto e identificar áreas de melhoria.image-1742749328021.png

Gerenciando Tarefas e Fluxo de Trabalho

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Automatizando Processos com Ações Automáticas

O Kanboard permite a configuração de ações automáticas para otimizar o fluxo de trabalho. Por exemplo, é possível definir que, ao mover uma tarefa para a coluna "Concluído", ela seja automaticamente atribuída a um membro específico ou que uma notificação seja enviada. ​

Personalização e Plugins

O Kanboard oferece suporte a plugins que estendem suas funcionalidades. Você pode explorar e instalar plugins conforme as necessidades do seu projeto, como integrações com outras ferramentas ou funcionalidades adicionais. ​

Atualmente a UFLA utiliza os seguintes plugins do Kanboard:

Recursos Adicionais e Suporte

Para aprofundar seu conhecimento e explorar funcionalidades avançadas, consulte os seguintes recursos:

Como Utilizar o Kanboard na UFLA

1. Acessando o Kanboard na UFLA

O Kanboard foi instalado nos servidores da UFLA e integrado com o sistema de autenticação padrão da instituição. O acesso ao sistema pode ser feito seguindo as etapas:

  1. Acesse o link: https://kanboard.ufla.br/
  2. No primeiro campo ("Enter your username") informe seu login, o mesmo usado para acesso no e-mail (sem o @ufla.br)
  3. No segundo campo ("Enter your password"), informe a senha, a mesma usada para acesso ao e-mail.

2. Configurando Seu Primeiro Projeto

Solicite o acesso GESTOR:

O acesso Gestor permite que o usuário adicione outros integrantes da equipe para o trabalho colaborativo em seu quadro kanban. Para solicitar que seu perfil seja Gestor, clique neste link e preencha as informações.

Conclusão

O Kanboard é uma ferramenta para equipes que desejam implementar a metodologia Kanban em seus projetos. Com sua interface intuitiva e recursos de personalização, ele facilita a visualização do trabalho e melhora a colaboração entre os membros da equipe. Ao adotar o Kanboard, as equipes podem aumentar sua eficiência e alcançar melhores resultados em seus projetos.

Lembre-se de que o Kanboard é altamente personalizável e pode ser adaptado para atender às necessidades específicas de sua equipe ou projeto. Explorar suas configurações e funcionalidades permitirá que você tire o máximo proveito desta ferramenta de gerenciamento de projetos.